OnTask

Notre avis sur OnTask : un logiciel de workflow à découvrir

Découvrir OnTask: fonctionnalités & intégrations

OnTask c’est quoi ?

OnTask est un logiciel de workflow en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 49 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des managers et gérants d’entreprises.

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Workflow, Signature électronique, Formulaires électroniques, Formulaires E-Verify / I-9, Gestion des documents, Gestion des cours …

OnTask est un logiciel de gestion de documents et de formulaires, optimisé par Accusoft, et permet aux utilisateurs de transformer la paperasse fastidieuse en processus numériques efficaces. Les utilisateurs peuvent opter pour cette application de suivi avancée pour conserver des enregistrements et éviter tout chaos de processus. Tout ce qu’il faut faire est de collecter les données avec précision et de les transmettre automatiquement dans le formulaire et le système. L’application riche en fonctionnalités dispose d’un processus répétitif automatisé, qui remplit les formulaires et les documents sans commettre la moindre erreur stupide ni manquer quoi que ce soit. Cette application basée sur le cloud permet aux utilisateurs de créer automatiquement des formulaires numériques. D’un autre côté, les formulaires Web adaptés aux mobiles facilitent incroyablement le travail sur ceux-ci. Le logiciel garantit également des transactions sécurisées et traçables avec une signature numérique, et les documents peuvent être signés plus rapidement que prévu. En outre, l’outil de workflow sans code permet de répliquer et de mettre à jour les processus métier avec succès. De plus, les utilisateurs peuvent choisir une démo appropriée en ce qui concerne les processus métier qui répondraient facilement à leurs besoins.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Alertes/Notifications
▶ Tableau de bord d’activité
▶ Intégrations tierces
▶ Rapports et statistiques
▶ API
▶ Reporting/Analytics
▶ Import/Export de données
▶ Données en temps réel
▶ Gestion de documents
▶ Gestion de workflow
▶ Signature électronique
▶ Tableau de bord
▶ Conformité HIPAA
▶ Gestion de processus
▶ Multi-utilisateur Collaboration
▶ Réclamations sur papier
▶ Collecte multicanal
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Gestion du cycle de vie des contrats
▶ Conversion de type de fichier
▶ Suivi des communications
▶ Approche sans code
▶ Gestion des tâches
▶ Collaboration
▶ OCR
▶ Suivi des activités
▶ Alertes/Notifications
▶ Basé sur des règles Flux de travail
▶ Accès mobile
▶ Flux de travail d’approbation
▶ Protection des données
▶ Suivi de la conformité
▶ Modèles prédéfinis
▶ Reconnaissance optique de caractères
▶ Suivi des documents
▶ Intégration
▶ Assemblage de documents
▶ Suivi du statut
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Tableau de bord personnalisable

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique OnTask peut se connecter à plus de 19 solutions tierces comme Salesforce Essentials, Gmail, ou encore CRM afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de workflow ? Nous avons classé OnTask dans la catégorie des logiciels de workflow : Un logiciel de workflow est un outil qui automatise et gère les processus de travail en orchestrant les tâches et les étapes nécessaires à l’accomplissement d’un projet ou d’un processus métier.

On peut également classer ce logiciels dans 9 autres catégories : Logiciels de gestion des opérations | Logiciels de workflow | Logiciels BPM (business process management) | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels de signature électronique | Logiciels de gestion de contrats | Logiciels de génération de documents | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de gestion des tâches

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 49 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur OnTask : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur OnTask : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, OnTask est un logiciel de gestion des opérations / logiciel de workflow à explorer car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Archivage de documents, Révision et approbation automatisées, Automatisation des formulaires, Gestion des processus métiers…)

OnTask est une solution d’automatisation des flux de travail de signature électronique, de formulaires et de documents sans code qui simplifie les processus cruciaux et les transforme en flux de travail numériques efficaces. Choisissez parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis ou créez le vôtre pour l’adapter à votre processus unique. OnTask est conforme aux normes HIPAA, FERPA, SOC2 et CCPA, ce qui signifie que vous pouvez collecter et acheminer en toute sécurité des informations et des documents pour examen, approbation et stockage en quelques clics seulement. Et grâce à un suivi approfondi, une logique conditionnelle et des rappels, OnTask maintient les processus sur la bonne voie sans avoir besoin de suivi. Découvrez à quel point votre journée de travail sera plus facile avec OnTask.

Ses avantages :

▲ Les ingénieurs OnTask intègrent continuellement les commentaires dans le processus de développement pour mettre en oeuvre les fonctionnalités et capacités répondant aux besoins des clients.
▲ OnTask fournit une suite de produits qui facilite l’optimisation des processus papier et commerciaux. Ceux-ci inclus:
▲ Ils disposent également d’une équipe d’assistance active composée de vrais humains prêts à répondre à vos questions et à aider les clients dans leur cheminement vers l’automatisation.
▲ Automatisation des processus métiers
▲ Modèles
▲ Suivi de l’achèvement
▲ Gestion des exemptions
▲ Multi-département/projet
▲ Personnalisation
▲ Accès aux documents à distance

Ses inconvénients :

▼ L’assistance technique peut être limitée.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur OnTask sont nombreux et sont généralement positifs :

« Avantages : simple à utiliser pour nos clients. Nous collectons près de 200 renonciations chaque mois et nous avions du mal à y parvenir une fois la pandémie arrivée. Le processus est devenu plus efficace que jamais avec OnTask. Le fait de pouvoir simplement envoyer un lien aux clients et d’avoir accès à leurs formulaires après coup a changé la donne pour nous – Pouvoir retrouver toutes les renonciations signées – La fonction de rappel pour que nous ne perdions pas de temps à courir après les gens »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre OnTask avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

OnTask est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de OnTask est de 49 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

OnTask : Prix des versions premiums

OnTask est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Starter: 49 euros par mois
▶ Business: 99 euros par mois
▶ Enterprise: 2400 euros par an
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2663 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de gestion des opérations coute en moyenne 83,21 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que Docubee dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

OnTask offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface OnTask: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que Docubee offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de workflow :

Prise en main de OnTask en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Accusoft est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 18 135 132 774).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (ontask.io), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à OnTask : les meilleurs logiciels de workflow

Voici notre sélection d’alternatives à OnTask (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– PandaDoc
– DealHub
– Xodo
– Proposify
– Adobe Acrobat DC
– Concord

IFTTT

Zapier

Ninox

Onbase

Pipefy

Workato

Filestage

Formstack

Hexomatic

Comparatif Logiciels de workflow

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur OnTask et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de workflow du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Page Facebook

9.9Notre avis

Notre avis OnTask

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, OnTask est un logiciel de gestion des opérations / logiciel de workflow à explorer car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Archivage de documents, Révision et approbation automatisées, Automatisation des formulaires, Gestion des processus métiers…)

Fonctionnalités

9.9

Interface & Ergonomie

9.9

Intégrations & API

9.9

Sécurité & Support technique

9.7

Rapport Qualité / Prix

9.8

Avantages

• OnTask est un logiciel de gestion des opérations très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Workflow, Authentification, Automatisation des processus métiers, Suivi de l'achèvement ...

Inconvénients

• Les logiciels SaaS sont parfois peu flexibles.