Onbase

Notre avis sur Onbase : un logiciel de workflow à découvrir

Découvrir Onbase: fonctionnalités & intégrations

Onbase c’est quoi ?

Onbase est un logiciel de workflow en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 25000 euros pour une licence perpétuelle, et qui est utilisé principalement par des managers et gérants d’entreprises : l’enseignement supérieur, Gestion de documents, Services financiers, Accréditation, Comptes à payer ….

Ce logiciel ne propose pas de bénéficier d’une offre d’essai gratuit pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Enseignement supérieur, Gestion de documents, Services financiers, Accréditation, Comptes à payer, Client Interfaces …

OnBase est une plateforme de gestion des informations d’entreprise qui permet aux entreprises de surveiller leur contenu, leurs dossiers et leurs processus de manière transparente. La plateforme centralise le contenu commercial important dans un emplacement sécurisé, puis fournit des informations pertinentes aux utilisateurs, chaque fois que cela est nécessaire. De cette manière, il offre un excellent service client, augmente la productivité et réduit les risques dans l’ensemble de l’entreprise. OnBase contribue même à réduire le temps de développement, les coûts et les silos départementaux en créant rapidement des solutions basées sur le contenu grâce à ses configurations low-code. La plateforme automatise divers processus métier et gère le contenu important en temps réel. OnBase fonctionne avec d’autres applications afin de fournir des informations dans des interfaces familières. De plus, cela aide également les employés à prendre de meilleures décisions en leur fournissant toutes les informations dont ils ont besoin. OnBase est un logiciel conforme au RGPD qui protège les données des utilisateurs de manière adéquate et répond également à ses obligations d’entreprise. Enfin, toutes ces fonctions se traduisent par un meilleur service client et une croissance des revenus.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Gestion des diplômés
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Le traitement par lots
▶ Facturation
▶ Automatisation des processus métier
▶ Gestion du calendrier
▶ Outils de collaboration
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Tableau de bord personnalisable
▶ Agrégation et publication de données
▶ Gestion du déploiement
▶ Document Check-in / Check-out
▶ Classement des documents
▶ Gestion de documents
▶ Stockage de documents
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Gestion des aides financières
▶ Gestion des formulaires
▶ Recherche en texte intégral
▶ Editeur de flux de travail graphique
▶ Conforme HIPAA
▶ Indexage
▶ Gestion des intégrations
▶ Traitement de facture
▶ Dossiers d’antécédents médicaux
▶ Extraction de métadonnées
▶ Accès mobile
▶ Capture mobile
▶ Accès hors ligne
▶ Reconnaissance optique de caractères
▶ Gestion des patients
▶ Gestion des dossiers patients
▶ Historique des révisions

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique Onbase peut se connecter à plus de 2 solutions tierces comme Oracle et MySQL afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– MySQL
– Oracle
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de workflow ? Nous avons classé Onbase dans la catégorie des logiciels de workflow : Un logiciel de workflow est un outil qui automatise et gère les processus de travail en orchestrant les tâches et les étapes nécessaires à l’accomplissement d’un projet ou d’un processus métier.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels de workflow | Logiciels de gestion des opérations | Logiciels de gestion de documents | Logiciels BPM (business process management) | Logiciels Low Code / No Code | Logiciels de signature électronique | Logiciels de versioning (gestion des versions) | Logiciels de génération de documents | Logiciels de gestion de contenu | Logiciels pour gouvernement

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 25000 euros pour une licence perpétuelle

▶ Offre d’essai gratuite : non

Notre avis sur Onbase : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur Onbase : Avec plusieurs centaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, Onbase est un logiciel de workflow / logiciel de gestion des opérations à regarder et nous lui avons attribué la note de 9,1/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Rapports personnalisables, Partage de documents, Partage de dossiers, Partage de notes…)

OnBase est une plateforme d’informations d’entreprise unique pour gérer le contenu, les processus et les cas, unissant tous vos systèmes et informations critiques.

Ses avantages :

▲ L’évolutivité d’OnBase signifie qu’il peut être adapté pour répondre aux besoins d’une entreprise de toute taille.
▲ Le logiciel OnBase peut être basé sur site ou hébergé en externe.
▲ OnBase est utilisé dans tous les secteurs et fournit des solutions pour les secteurs des ressources humaines, des services financiers, de l’enseignement supérieur, de l’assurance et de la santé.
▲ OnBase est entièrement intégrable avec d’autres applications. Il relie les documents et les données stockés dans OnBase aux transactions et activités dans d’autres applications, les rendant facilement accessibles à tous les utilisateurs.
▲ Accédez instantanément à toutes vos données, documents et processus métier où que vous soyez, via n’importe quelle application, sur n’importe quel appareil que vous utilisez.
▲ Gestion des risques
▲ Rechercher/Filtrer
▲ Informations/Dossiers des étudiants
▲ Gestion des tâches
▲ Gestion des fournisseurs

Ses inconvénients :

▼ Il est parfois nécessaire de faire appel à un prestataire informatique pour migrer vers une application SaaS.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur Onbase sont relativement nombreux et sont généralement positifs : « Les principaux avantages d’OnBase sont sa gestion des documents, sa flexibilité et son évolutivité, ainsi que sa gamme étendue d’outils de capture. Processus de flux de travail et gestion/conservation des documents considérablement améliorés. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre Onbase avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

Onbase est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Alliant Credit Union, PEMCO Insurance ou bien encore Plus De 95 Sites En France …

Prix & Essai gratuit

Le prix de Onbase est de 25000 euros pour une licence perpétuelle dans sa version standard

Onbase : Prix des versions premiums

Onbase est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ OnBase: 25000 euros (licence perpétuelle)
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 399 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de workflow coute en moyenne 64,35 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis plus cher d’un point de vue tarifaire.

Malheureusement Hyland n’existe pas en version gratuite.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

Onbase offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface Onbase: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que Hyland offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de workflow :

Prise en main de Onbase en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Hyland Software est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : +1.440.788.5000).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (onbase.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : Gestion des opérations, OnBase, Solution logicielle, Gestion du contenu d’entreprise, Hyland Software …

Alternatives à Onbase : les meilleurs logiciels de workflow

Voici notre sélection d’alternatives à Onbase (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– M-Files
– Laserfiche
– DocuWare
– Alfresco Digital Business Platform
– e-Gov Office Automation
– VisibleThread Docs

IFTTT

Zapier

Ninox

Onbase

Pipefy

Workato

Filestage

Formstack

Hexomatic

Comparatif Logiciels de workflow

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur Onbase et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de workflow du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Profil LinkedIn
3. Compte X
4. App Store
5. Play Store

9.1Notre avis

Notre avis Onbase

Avec plusieurs centaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, Onbase est un logiciel de workflow / logiciel de gestion des opérations à regarder et nous lui avons attribué la note de 9,1/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Rapports personnalisables, Partage de documents, Partage de dossiers, Partage de notes…)

Fonctionnalités

9.1

Interface & Ergonomie

9.1

Intégrations & API

9.1

Sécurité & Support technique

8.9

Rapport Qualité / Prix

9

Avantages

• Onbase est un logiciel de workflow très populaire qui offre de nombreuses fonctionnalités : Partage de fichiers, Partage de notes, Gestion des risques, Informations/Dossiers des étudiants ...

Inconvénients

• Migrer d'un logiciel local à un logiciel SaaS peut être risqué.