HotDocs

Notre avis sur HotDocs : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir HotDocs: fonctionnalités & intégrations

HotDocs c’est quoi ?

HotDocs est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 33,33 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de contenu, Contrôle des documents, Gestion de documents, Génération de documents, Gestion des documents juridiques ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de contenu, Contrôle des documents, Gestion de documents, Génération de documents, Gestion des documents juridiques, Analyse de documents …

Si votre organisation génère régulièrement des documents complexes ou spécifiques à un client, tels que des contrats, des rapports, des accords de prêt ou des énoncés de travaux, vous savez peut-être très bien à quel point cela prend du temps et du travail. D’une part, cela nécessite des employés compétents ; de l’autre, cela exige le respect. Surtout, gérer la création de documents sans les bons outils entrave la productivité des employés ainsi que la croissance de l’entreprise. Alors qu’est ce qui peut être fait? La génération de documents est un processus métier indissociable et personne ne peut se permettre de l’ignorer. Mais l’utilisation du bon outil, comme le logiciel d’automatisation de documents, peut rationaliser le cycle complet de génération de documents. Heureusement, il existe une multitude de fournisseurs de logiciels de génération de documents sur le marché. Ainsi, en déployer un serait simple. Mais tous les logiciels d’automatisation de documents ne sont pas égaux.

Certains vous demanderont de coder, tandis que quelques-uns prennent en charge un environnement sans code. Beaucoup d’entre eux offrent une interface intuitive par glisser-déposer ; au contraire, d’autres pourraient rendre le processus de génération de documents intimidant. Après avoir fait le tour de nombreux logiciels de génération de documents, je suis sûr que tous les acheteurs de logiciels s’identifieraient à cela ! J’ai essayé, testé et révisé des tonnes de logiciels d’automatisation de documents jusqu’à ce que je croise HotDocs ! Conçu pour gérer des documents de toute longueur et complexité, HotDocs vous permet de convertir des formulaires et des documents fréquemment utilisés en modèles prêts à l’emploi. Le contrôle des documents de bout en bout permet aux auteurs de documents de remplir les champs de données, d’appliquer des règles et de contrôler les données saisies dans le modèle. Qu’il s’agisse de protéger vos documents contre des problèmes juridiques ou de garantir qu’ils respectent vos règles commerciales, HotDocs atténue les problèmes de conformité. Surtout, la fonctionnalité qui m’a véritablement incité à explorer est sa capacité à s’intégrer à différentes applications métier, qu’il s’agisse de votre CRM, CMS ou autre logiciel de gestion des risques. Un aperçu de la solution HotDocs DocAuto

Découvrir HotDocs

Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Alertes / Escalade
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Routage automatisé
▶ Le traitement par lots
▶ La gestion du changement
▶ Outils de collaboration
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Champs personnalisables
▶ Modèles personnalisables
▶ Import / Export de données
▶ Capture de documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents
▶ signature électronique
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Suivi des interactions
▶ Multi-langue
▶ Formats de sortie multiples
▶ Accès hors ligne
▶ Examen périodique
▶ Automatisation des processus/flux de travail
▶ Gestion des modèles
▶ Modèles
▶ Contrôle de version
▶ Outils de collaboration
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Gestion de documents
▶ Partage de fichiers
▶ Stockage de documents
▶ API
▶ Import/Export de données
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Gestion de documents

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique HotDocs peut se connecter à plus de 4 solutions tierces comme Actionstep, Microsoft Word, ou encore Tabs3 afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– Microsoft 365
– Microsoft Word
– Tabs3
– Actionstep
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé HotDocs dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de génération de documents | Logiciels de gestion de contenu | Logiciels de versioning (gestion des versions) | Logiciels de gestion de documents juridiques | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels de contrôle des documents | Logiciels CMS | Logiciels de conception de site web (web design)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 33,33 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur HotDocs : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur HotDocs : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, HotDocs est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à passer au crible et nous lui avons attribué la note de 8,2/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Logiciel disponible en version gratuite, Essai gratuit possible …)

Ses avantages :

▲ Des règles métier peuvent également être insérées pour ajouter intelligemment certaines clauses et stipulations qui ne s’appliquent qu’à certains cas d’utilisation ou applications.
▲ HotDocs promet de réduire considérablement le risque d’erreur et le temps nécessaire à la production de documents personnalisés, tout en améliorant considérablement le contrôle du contenu, la précision, l’image de marque et la qualité globale des documents.
▲ Le logiciel fonctionne à partir de modèles HotDocs, que les utilisateurs finaux remplissent et personnalisent ensuite en réalisant un entretien dynamique basé sur des questions et des réponses qui intègre des données et des calculs personnalisés à l’aide de variables.
▲ Capable de gérer des documents ou des formulaires du plus simple au plus complexe, le logiciel promet également de s’intégrer parfaitement dans un flux de travail manuel familier en résidant dans une suite de traitement de texte choisie.
▲ HotDocs offre une plate-forme de produits pour faciliter la génération automatisée de tous les types de documents pour les applications juridiques et commerciales, prenant en charge la distribution de documents dans les environnements de bureau et cloud.
▲ Archivage et conservation
▲ Tableau de bord
▲ Traitement par lots
▲ Intégration d’applications
▲ Gestion de la conformité

Ses inconvénients :

▼ Une application SaaS peut ne pas offrir les mêmes performances qu’un logiciel installé localement.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur HotDocs sont nombreux et sont généralement positifs : « Excellente expérience … Le support a été incroyable et je sais que l’équipe vous aidera à résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre HotDocs avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

HotDocs est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de HotDocs est de 33,33 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

HotDocs : Prix des versions premiums

HotDocs est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Standard: 33,33 euros par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que HotDocs dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

HotDocs offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont le français et l’anglais, mais aussi : Espagnol, Allemand, Italien, Portugais, Néerlandais, Russe, Chinois, Japonais, Arabe …

Interface HotDocs: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que HotDocs offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

AbacusNext est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (hotdocs.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à HotDocs : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à HotDocs (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Google Workspace
– Gavel
– Google Docs
– Google Drive
– Zoho Docs
– Templafy
– Formplus PDF Builder
– ActiveDocs Opus
– Xpertdoc
– Excel-to-Word Document Automation

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur HotDocs et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Profil LinkedIn
3. Compte X
4. Page Crunchbase

8.2Notre avis

Notre avis HotDocs

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, HotDocs est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à passer au crible et nous lui avons attribué la note de 8,2/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Logiciel disponible en version gratuite, Essai gratuit possible …)

Fonctionnalités

8.2

Interface & Ergonomie

8.2

Intégrations & API

8.2

Sécurité & Support technique

8

Rapport Qualité / Prix

8.1

Avantages

• HotDocs est un logiciel collaboratif populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Accès hors ligne, Gestion de documents, Archivage et conservation, Traitement par lots ...

Inconvénients

• En cas de panne du réseau Internet, l'entreprise ne peut plus accéder au logiciel SaaS.