When I Work

Notre avis sur When I Work : un logiciel de gestion des employés à découvrir

Découvrir When I Work: fonctionnalités & intégrations

When I Work c’est quoi ?

When I Work est un logiciel de gestion des employés en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 2,5 euros par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels des RH : Planification médicale, Gestion des services alimentaires, Salon, Gestion des effectifs, Restauration ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 14 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Planification médicale, Gestion des services alimentaires, Salon, Gestion des effectifs, Restauration, Feuilles de temps …

When I Work est un logiciel primé de suivi du temps qui aide les représentants et les gestionnaires de projet à suivre chaque tâche de chaque projet. Ils peuvent établir des horaires de travail en quelques minutes et les partager avec les membres de leur équipe. La meilleure partie est que l’outil est entièrement gratuit et peut être utilisé jusqu’à 75 utilisateurs. Le résultat immédiat est que les utilisateurs économisent en moyenne 8 heures par semaine sur des tâches redondantes telles que la planification et la présence des employés. Grâce à une automatisation accrue et à la responsabilisation des employés, les non-présentations peuvent être considérablement réduites et la productivité peut être augmentée. Les gestionnaires n’ont pas à s’inquiéter des variations de la portée du projet puisqu’ils peuvent facilement suivre les congés aléatoires des employés et les demandes de changement d’équipe. Par conséquent, ils n’ont pas besoin de reconstruire des horaires de travail complets à partir de zéro puisqu’ils peuvent examiner et approuver les demandes des employés en temps réel – un excellent outil pour des secteurs tels que la vente au détail, les services professionnels, la santé, l’informatique et l’éducation.

Découvrir When I Work

Ses principales fonctionnalités :

▶ Gestion des feuilles de temps
▶ Taux de facturation multiples
▶ Capture automatique de l’heure
▶ Facturation et Facturation
▶ Calcul des heures supplémentaires
▶ Suivi du temps mobile
▶ Base de données des employés
▶ Suivi du temps hors ligne
▶ Heures facturables et non facturables
▶ Suivi des congés
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Intégration comptable
▶ Tableau de bord
▶ Suivi d’activité
▶ Activité/fil d’actualité
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Gestion des présences
▶ Suivi des présences
▶ Planification automatisée
▶ Capture automatique de l’heure
▶ Gestion de la disponibilité
▶ Heures facturables et non facturables
▶ Facturation
▶ Budgétisation/Prévisions
▶ Gestion du calendrier
▶ Synchronisation du calendrier
▶ Chat/Messagerie
▶ Planification des cours
▶ Horloge d’entrée/de sortie
▶ Gestion de comité
▶ La gestion de la communication
▶ Gestion de la conformité
▶ Gestion des entrepreneurs
▶ Import / Export de données
▶ Prévision de la demande
▶ Glisser-déposer
▶ Rappels par e-mail
▶ Base de données des employés

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique When I Work peut se connecter à plus de 32 solutions tierces comme Facebook, ADP Global Payroll, ou encore QuickBooks afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des employés ? Nous avons classé When I Work dans la catégorie des logiciels de gestion des employés : Un logiciel de gestion des employés est une solution numérique conçue pour administrer divers aspects de la gestion des ressources humaines au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels de gestion des employés | Logiciels RH (gestion des ressources humaines) | Logiciels de gestion du personnel | Logiciels de planning | Logiciels pour restaurant | Logiciels de gestion d’association et ONG | Logiciels de gestion des temps et activités (GTA: time tracking / pointage / badgeuse) | Logiciels pour salon de coiffure | Logiciels pour médecin et cabinet médical | Logiciels de gestion des ressources

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des professionnels des ressources humaines et gestionnnaires RH d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 2,5 euros par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 14 jours

Notre avis sur When I Work : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur When I Work : Avec plus de mille avis en ligne déposés par des utilisateurs, When I Work est un logiciel de gestion des employés / logiciel RH (gestion des ressources humaines) extraordinairement prisé qui fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Planification de groupe, Calculateur du coût de la main-d’oeuvre, Rapport sur les coûts de main-d’oeuvre, Prévision de la main-d’oeuvre…)

When I Work est un moyen simple pour les entreprises de planifier, de suivre le temps et les présences et de communiquer avec leurs employés horaires. Mettez l’agenda et l’horloge dans la poche de chaque employé grâce aux applications iOS et Android gratuites. Gardez une trace des congés, de la disponibilité des employés et gérez les échanges d’équipes en quelques clics. Intégrez votre fournisseur de paie pour rationaliser le processus et éviter les erreurs humaines.

Ses avantages :

▲ L’application gratuite pour iPhone et Android permet à votre personnel de garder l’emploi du temps dans sa poche.
▲ Les fonctionnalités permettant de gagner du temps, telles que les modèles d’horaire, réduisent les heures consacrées à la planification et permettent d’économiser de l’argent.
▲ Les outils de communication du personnel facilitent les changements de quart de travail et autres mises à jour.
▲ Les outils de visualisation permettent d’avoir un aperçu de la charge de travail et des heures supplémentaires.
▲ Un logiciel de planification du personnel facile à utiliser permet de gagner du temps et de réduire les conflits.
▲ Gestion des employés
▲ Intégration des employés
▲ Portail des employés
▲ Profils des employés
▲ Planification des employés

Ses inconvénients :

▼ Les applications SaaS sont parfois peu flexibles.

Découvrir When I Work

Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur When I Work sont très nombreux et sont généralement positifs :

« Selon When I Work Review, les principaux avantages de cette solution sont son organisateur d’horaires, son enregistrement mobile et géographique, ses alertes push, ses capacités de création de rapports et son interface hautement personnalisable Avantages : est un logiciel très utile en raison de son implémentation et de sa configuration des données étonnantes. Il s’agit actuellement d’un logiciel doté de nombreuses fonctionnalités qui aident à comprendre les données de manière efficace sous forme de graphiques et de rapports faciles à lire. Il existe de nombreux outils très utiles à utiliser dans Domo, mais les plus pertinents sont certainement, tout d’abord, les capacités de reporting du logiciel, qui nous permettent d’avoir un aperçu constant de nos données en temps réel, car celles-ci peuvent être automatisées et livrées à notre équipe au bon moment sans que nous ayons besoin de générer chaque rapport individuellement, le logiciel s’occupe de cet aspect, ce que j’apprécie beaucoup. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre When I Work avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

When I Work est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Ace, Aspen Snowmass, Uber, Medtronic ou bien encore Walgreens …

Prix & Essai gratuit

Le prix de When I Work est de 2,5 euros par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours !

When I Work : Prix des versions premiums

When I Work est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Standard: 2,5 euros par utilisateur et par mois
▶ Advanced: 6 euros par utilisateur
▶ Scheduling Pro: prix sur demande
▶ Standard: prix sur demande

Découvrir When I Work

Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 31 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de gestion des employés coute en moyenne 53,38 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis très compétitif d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que When I Work dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

When I Work offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface When I Work: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que When I Work offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion des employés :

Prise en main de When I Work en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

When I Work est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (wheniwork.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à When I Work : les meilleurs logiciels de gestion des employés

Voici notre sélection d’alternatives à When I Work (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Connecteam
– Timesheets.com
– Nomadia
– Paylocity
– Namely
– Buddy Punch

Calamari

Paycom

When I Work

Zoho People

Connecteam

Motus

Teambook

HotSchedules

Ultimate Software

Comparatif Logiciels de gestion des employés

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur When I Work et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion des employés du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Compte Instagram

9Notre avis

Notre avis When I Work

Avec plus de mille avis en ligne déposés par des utilisateurs, When I Work est un logiciel de gestion des employés / logiciel RH (gestion des ressources humaines) extraordinairement prisé qui fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Planification de groupe, Calculateur du coût de la main-d'oeuvre, Rapport sur les coûts de main-d'oeuvre, Prévision de la main-d'oeuvre…)

Fonctionnalités

9

Interface & Ergonomie

9

Intégrations & API

9

Sécurité & Support technique

8.8

Rapport Qualité / Prix

8.9

Avantages

• When I Work est un logiciel de gestion des employés très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Accès hors ligne, Gestion de la production, Gestion des employés, Portail des employés ...

Inconvénients

• L'éditeur d'un logiciel SaaS peut augmenter ses prix à tout moment.