SuiteFiles

Notre avis sur SuiteFiles : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir SuiteFiles: fonctionnalités & intégrations

SuiteFiles c’est quoi ?

SuiteFiles est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 45 euros par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de documents, Génération de documents ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit sans CB de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de documents, Génération de documents, Stockage de documents, Edition de texte, Intégrations tierces, Contrôle de version …

shopvibes est une solution tout-en-un pour l’optimisation globale des ventes sur tous les canaux et partenaires. S’adressant aux petites et moyennes marques, fabricants et détaillants, shopvibes intègre la gestion des informations sur les produits (PIM), la gestion des flux/canaux et l’analyse numérique des rayons dans une plate-forme unifiée. shopvibes permet aux équipes produit de gérer les informations produit de manière centralisée et numérique, améliorant ainsi la qualité et la cohérence des données. La solution basée sur le cloud permet aux entreprises de collaborer avec les parties prenantes, favorisant ainsi un travail d’équipe rationalisé. Ses fonctionnalités basées sur l’IA aident les utilisateurs à affiner les données produit pour des canaux, partenaires commerciaux ou assortiments spécifiques, soutenues par des recommandations claires pour atteindre la perfection des données pour chaque canal. Les données entièrement automatisées…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Outils de collaboration
▶ Commentaires/Notes
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Rédaction de contrat
▶ Image de marque personnalisable
▶ Champs personnalisables
▶ Modèles personnalisables
▶ Import / Export de données
▶ Gestion du stockage des données
▶ Synchronisation des données
▶ Signature numérique
▶ Automatisation des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents
▶ Modèles de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Modèles d’e-mails
▶ Conversion de fichiers
▶ Gestion de fichiers
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Transfert de fichier
▶ Recherche en texte intégral
▶ Formats de sortie multiples
▶ Sécurité SSL
▶ Rechercher/Filtrer
▶ Stockage sécurisé des données
▶ Gestion des tâches
▶ Gestion des modèles
▶ Modèles

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique SuiteFiles peut se connecter à plus de 3 solutions tierces comme WorkflowMax, Microsoft 365, ou encore Xero afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.

– Microsoft 365
– Xero
– WorkflowMax
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé SuiteFiles dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 5 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de génération de documents | Logiciels de gestion de contenu | Logiciels GED (gestion électronique des documents)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 45 euros par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur SuiteFiles : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur SuiteFiles : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, SuiteFiles est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à essayer et nous lui avons attribué la note de 7,7/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Mode SaaS …)

Ses avantages :

▲ Automatisation – SuiteFiles est toujours à la recherche de moyens d’alléger votre charge de travail. Cela inclut l’enregistrement automatique des e-mails dans les dossiers appropriés et l’envoi de rappels aux clients ou collègues ayant des tâches en suspens. Si vous cherchez des moyens de rationaliser davantage votre pratique, SuiteFiles s’intègre aux applications de comptabilité telles que AccountKit, ATO SmartDocs, ATOmate et FuseWorks.
▲ Stockage sécurisé – Profitez d’une sécurité de niveau entreprise sans dépenser une fortune. Avec SuiteFiles, vous pouvez être assuré que tous vos fichiers sont stockés en toute sécurité dans votre centre de données Microsoft local et sont protégés par des sauvegardes, le cryptage des données et des autorisations personnalisables pour les dossiers.
▲ Signature numérique – Personne n’aime la numérisation. Echappez aux griffes de l’imprimante grâce à la fonction de signature numérique de SuiteFiles. Que vous envoyiez à un signataire ou à 100, vous pourrez configurer et envoyer votre document en moins de 30 secondes. Pour plus de sécurité, activez l’authentification à deux facteurs (2FA) sur les signatures et conservez un journal des personnes qui ont consulté et signé votre document.
▲ Gestion des documents – SuiteFiles vous simplifie la gestion des documents. Cela commence par la possibilité de créer, modifier, signer et partager des documents dans SuiteFiles. Vous êtes également couvert de modèles de documents et d’e-mails que vous pouvez remplir automatiquement avec les données des clients. Lorsque vous naviguez dans vos fichiers, vous pourrez utiliser le système de dossiers intuitif de SuiteFiles et les paramètres de recherche avancés pour localiser rapidement tout ce que vous recherchez.
▲ Edition de texte
▲ Intégrations tierces
▲ Contrôle de version
▲ Outils de collaboration
▲ Contrôles d’accès/Autorisations
▲ Alertes/Notifications

Ses inconvénients :

▼ En cas de dépôt de bilan d’un éditeur, l’application SaaS devient inutilisable.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur SuiteFiles sont nombreux et sont généralement positifs : « Je propose un logiciel très efficace. Wir wickeln damit unseren gesamte Auftrags und Rechnungsstellung ab. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre SuiteFiles avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

SuiteFiles est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de SuiteFiles est de 45 euros par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours sans carte bancaire !

SuiteFiles : Prix des versions premiums

SuiteFiles est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Standard: 45 euros par utilisateur et par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis compétitif d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que SuiteFiles dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

SuiteFiles offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface SuiteFiles: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que SuiteFiles offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion de documents :

Prise en main de SuiteFiles en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

SuiteFiles est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (suitefiles.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à SuiteFiles : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à SuiteFiles (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Google Docs
– Google Drive
– Google Workspace
– HubSpot CMS Hub
– Fonto
– Qualityze Suite
– LEAP
– DocuSign
– Adobe Acrobat Sign
– Zoho Sign

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur SuiteFiles et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet

7.7Notre avis

Notre avis SuiteFiles

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, SuiteFiles est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à essayer et nous lui avons attribué la note de 7,7/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Mode SaaS …)

Fonctionnalités

7.7

Interface & Ergonomie

7.7

Intégrations & API

7.7

Sécurité & Support technique

7.5

Rapport Qualité / Prix

7.6

Avantages

• SuiteFiles est un logiciel collaboratif populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Archivage, Modèles de documents, Edition de texte, Contrôle de version ...

Inconvénients

• Une connexion Internet fiable est nécessaire pour utiliser un logiciel SaaS.