SmartVault

Notre avis sur SmartVault : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir SmartVault: fonctionnalités & intégrations

SmartVault c’est quoi ?

SmartVault est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 20 euros par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de documents, Gestion des flux de travail, Partage de fichiers, Gestion des documents juridiques, Portail ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de documents, Gestion des flux de travail, Partage de fichiers, Gestion des documents juridiques, Portail, Accès hors ligne …

SmartVault est un logiciel de gestion de documents qui permet aux entreprises de divers secteurs industriels tels que la construction, la finance, la comptabilité et la fabrication de gérer le partage et le stockage de documents dans un référentiel centralisé. Les organisations peuvent concevoir un portail personnalisé avec des logos personnalisés pour établir l’identité de marque auprès des clients. SmartVault comprend des flux de travail personnalisés qui permettent aux entreprises d’automatiser le téléchargement, la numérisation et la distribution de documents avec les parties prenantes internes et externes. Il offre de nombreuses fonctionnalités telles que l’authentification à deux facteurs, les capacités de glisser-déposer, la gestion des versions de fichiers, le traitement des paiements, la recherche en texte intégral, la gestion de la collaboration, la capture de signature électronique et bien plus encore. De plus, les administrateurs peuvent garantir la conformité avec…

Découvrir SmartVault

Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Piste d’audit
▶ Authentification
▶ Automatisation des processus métier
▶ Portail Client
▶ Outils de collaboration
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Gestion de contenu
▶ Gestion des contrats/licences
▶ Image de marque personnalisable
▶ Tableau de bord personnalisable
▶ Formulaires personnalisables
▶ Modèles personnalisables
▶ Sécurité des données
▶ Automatisation des documents
▶ Capture de documents
▶ Enregistrement/Sortie des documents
▶ Classement des documents
▶ Gestion de documents
▶ Stockage de documents
▶ Modèles de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Chiffrement
▶ Gestion de fichiers
▶ Partage de fichiers
▶ Transfert de fichier
▶ Pour les professionnels du droit
▶ Gestion des formulaires
▶ Recherche en texte intégral
▶ Authentification à 2 facteurs
▶ Tableau de bord
▶ Comparaison de documents

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique SmartVault peut se connecter à plus de 45 solutions tierces comme Emburse Tallie, CRM, ou encore Outlook afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé SmartVault dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de workflow | Logiciels de gestion de documents juridiques | Logiciels de stockage / partage fichiers | Logiciels de portail | Logiciels de transfert de fichiers | Plateformes de stockage cloud | Logiciels de gestion de projet | Logiciels de gestion des tâches

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 20 euros par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur SmartVault : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur SmartVault : Avec plusieurs centaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartVault est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à estimer car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Partage de fichiers, Stockage de documents, Piste d’audit, Suivi de la conformité…)

SmartVault est le moyen le plus simple et le plus sécurisé d’optimiser la façon dont vous, votre personnel et vos clients rassemblez, stockez, partagez et signez électroniquement des documents dans le cloud. Rationalisez votre façon de travailler, collaborez plus facilement avec vos clients et réduisez vos coûts grâce à une solution intégrée de gestion de documents et de portail client.

Ses avantages :

▲ Intégration avec les logiciels de comptabilité : de nombreux utilisateurs apprécient l’intégration transparente de SmartVault avec les logiciels de comptabilité et de préparation des déclarations fiscales les plus répandus, tels que QuickBooks et Xero. Cette fonctionnalité rationalise les flux de travail des comptables, réduisant ainsi le besoin de traitement manuel des documents et améliorant l’efficacité.
▲ Sécurité et conformité : SmartVault est reconnu pour ses fonctionnalités de sécurité robustes, notamment le cryptage, les contrôles d’accès des utilisateurs et les pistes d’audit. Ces fonctionnalités sont essentielles pour les entreprises qui traitent des documents financiers sensibles, garantissant qu’elles restent conformes aux réglementations du secteur telles que HIPAA et FINRA.
▲ Facilité d’utilisation : Les utilisateurs mentionnent souvent que SmartVault est convivial, avec une interface intuitive qui facilite la navigation et la gestion des documents. La fonctionnalité glisser-déposer, en particulier, simplifie le processus de téléchargement des documents.
▲ Partage de documents et portail client : La fonctionnalité portail client est très appréciée par les utilisateurs, notamment dans les services professionnels. Elle permet un partage sécurisé des documents avec les clients, qui peuvent facilement télécharger et charger des fichiers. Cette fonctionnalité améliore la communication avec les clients et rationalise le processus d’échange de documents.
▲ Assistance clientèle : L’assistance clientèle de SmartVault reçoit des commentaires positifs pour sa réactivité et son aide. Les utilisateurs signalent que les représentants de l’assistance sont compétents et capables de résoudre les problèmes rapidement, ce qui est essentiel pour minimiser les temps d’arrêt.

Ses inconvénients :

▼ Prix : Certains utilisateurs estiment que les tarifs de SmartVault sont trop élevés, en particulier pour les petites entreprises. Bien que le service soit fiable, le coût peut constituer un obstacle pour les petites entreprises ou les praticiens individuels qui peuvent avoir du mal à justifier la dépense.

Découvrir SmartVault

Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur SmartVault sont relativement nombreux et sont généralement positifs : « Smartvault est un bon produit à un prix avantageux. Certains des plus grands noms ne semblent pas axés sur les systèmes de portail. Bon produit à un prix avantageux »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre SmartVault avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

SmartVault est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Kpmg, Gedeon Law & Cpa, Star Lanigan & Associates, Fieldsbookkeeping ou bien encore Sonic Drive …

Prix & Essai gratuit

Le prix de SmartVault est de 20 euros par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

SmartVault : Prix des versions premiums

SmartVault est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Starter: 20 euros par utilisateur et par mois
▶ Business Pro: 38 euros par utilisateur et par mois
▶ Accounting Pro: 40 euros par utilisateur et par mois
▶ Tax Prep: prix sur demande

Découvrir SmartVault

Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que SmartVault dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

SmartVault offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface SmartVault: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que SmartVault offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion de documents :

Prise en main de SmartVault en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

SmartVault est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 8666756785).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (smartvault.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à SmartVault : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à SmartVault (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Kdan Pocket Scanner
– Kdan Office
– PDF Reader
– PandaDoc
– Archbee
– iLovePDF

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur SmartVault et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Compte Instagram

9Notre avis

Notre avis SmartVault

Avec plusieurs centaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartVault est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à estimer car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Partage de fichiers, Stockage de documents, Piste d'audit, Suivi de la conformité…)

Fonctionnalités

9

Interface & Ergonomie

9

Intégrations & API

9

Sécurité & Support technique

8.8

Rapport Qualité / Prix

8.9

Avantages

• SmartVault est un logiciel collaboratif très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Accès hors ligne, Authentification, Partage de fichiers, Mot de passe & Gestion des accès ...

Inconvénients

• Le support technique peut être limité.