Paperless Online

Notre avis sur Paperless Online : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir Paperless Online: fonctionnalités & intégrations

Paperless Online c’est quoi ?

Paperless Online est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 25 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de documents, Génération de documents, Gestion des flux de travail, Automatisation des formulaires ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de documents, Génération de documents, Gestion des flux de travail, Automatisation des formulaires, Gestion des contrats, Suivi de la conformité …

Paperless Online est un logiciel de gestion de contacts destiné aux entreprises de toutes tailles et de tous segments. Le système propose la gestion des documents, la gestion des cas, la gestion des contrats, la gestion des dossiers, ainsi que le reporting et l’analyse. Avec Paperless Online, les utilisateurs peuvent créer des champs de données personnalisés pour les dossiers des contacts et du personnel. Le logiciel a la capacité de créer des formulaires personnalisés, des rapports personnalisés et des impressions personnalisées. Les utilisateurs peuvent attribuer des tâches aux membres du personnel ou aux employés, ainsi qu’à toute personne répertoriée comme contact dans le système. Le logiciel de gestion des contacts s’intègre à DocuSign afin que tous les documents ou formulaires puissent être signés électroniquement et stockés dans les enregistrements du système. Des rappels peuvent être définis pour terminer les projets à temps et il existe un journal des commentaires pour la communication entre utilisateurs. Le…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Archivage et conservation
▶ Outils de collaboration
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Champs personnalisables
▶ Formulaires personnalisables
▶ Rapports personnalisables
▶ Classement des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Stockage de documents
▶ Modèles de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Modèles d’e-mails
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Création et conception de formulaires
▶ Gestion des formulaires
▶ Recherche en texte intégral
▶ Suivi des interactions
▶ Accès hors ligne
▶ Automatisation des processus/flux de travail
▶ Rappels
▶ Intégrations tierces
▶ Contrôle de version
▶ Gestion des flux de travail
▶ Outils de collaboration
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Intégrations tierces
▶ Gestion de documents
▶ Partage de fichiers
▶ Stockage de documents
▶ Glisser-déposer
▶ Gestion des flux de travail
▶ Gestion de documents
▶ Collaboration
▶ Contrôle du processus d’approbation

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique Paperless Online doit pouvoir se connecter à des solutions tierces comme DocuSign afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– DocuSign
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé Paperless Online dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 6 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de génération de documents | Logiciels de workflow | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 25 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur Paperless Online : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur Paperless Online : Avec quelques avis en ligne déposés par des utilisateurs, Paperless Online est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à scruter et nous lui avons attribué la note de 7,2/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Edition de texte, Gestion des documents, Gestion des contacts, Gestion commerciale…)

Ses avantages :

▲ Les utilisateurs peuvent signer des formulaires électroniquement à partir de leurs e-mails, avec l’intégration de DocuSign, et les documents signés sont stockés dans les enregistrements de contact.
▲ La fonctionnalité de messagerie permet aux utilisateurs de communiquer avec des contacts et organise automatiquement les messages sous forme de tickets dans l’enregistrement de chaque contact.
▲ Des tâches peuvent être attribuées à des utilisateurs ou à des contacts, et des rappels peuvent être configurés pour s’assurer que des tâches ou des dates importantes ne sont pas manquées.
▲ Les documents et les e-mails peuvent être générés à l’aide de modèles et de fonctionnalités de fusion de données, puis envoyés aux contacts.
▲ Les utilisateurs peuvent créer des formulaires personnalisés et configurer des flux de travail pour l’automatisation des formulaires, pour envoyer des formulaires par e-mail à remplir, réviser et collecter des signatures.
▲ Recherche de texte intégral
▲ Accès aux documents à distance
▲ Accès hors ligne
▲ Assemblage de documents
▲ Contrôle des versions

Ses inconvénients :

▼ Les utilisateurs d’applications SaaS doivent céder une partie du contrôle de leur environnement logiciel à l’éditeur.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur Paperless Online sont généralement positifs : « C’était agréable et le personnel de BAN était toujours prêt à aider. Quelques problèmes de communication concernant ce qui était supposé par nous/TMCO et les résultats et applications réels du produit. Principalement du côté de la direction de FB et des mises à jour des rapports. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre Paperless Online avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

Paperless Online est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de Paperless Online est de 25 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

Paperless Online : Prix des versions premiums

Paperless Online est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Standard: 25 euros par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que Paperless Online dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

Paperless Online offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface Paperless Online: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que Paperless Online offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Paperless Online est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (paperlessonline.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à Paperless Online : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à Paperless Online (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Google Docs
– Google Drive
– Google Workspace
– FileHold
– PandaDoc
– Wrike
– Sitecore
– Ingeniux CMS
– Seismic
– Acquia

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur Paperless Online et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet

7.2Notre avis

Notre avis Paperless Online

Avec quelques avis en ligne déposés par des utilisateurs, Paperless Online est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à scruter et nous lui avons attribué la note de 7,2/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Edition de texte, Gestion des documents, Gestion des contacts, Gestion commerciale…)

Fonctionnalités

7.2

Interface & Ergonomie

7.2

Intégrations & API

7.2

Sécurité & Support technique

7

Rapport Qualité / Prix

7.1

Avantages

• Paperless Online est un logiciel collaboratif populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion des documents, Gestion commerciale, Recherche de texte intégral, Accès hors ligne ...

Inconvénients

• Il peut y avoir des problèmes d''interopérabilité entre logiciels SaaS.