NetDocuments

Notre avis sur NetDocuments : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir NetDocuments: fonctionnalités & intégrations

NetDocuments c’est quoi ?

NetDocuments est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 20 euros par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise, Gestion des e-mails, Gestion des documents juridiques ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 14 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise, Gestion des e-mails, Gestion des documents juridiques, A distance Synchronisation, Sauvegarde et récupération …

NetDocuments est un système de gestion de contenu (CMS) basé sur le cloud qui offre aux entreprises la gestion des documents, la gestion des e-mails, la collaboration et la gouvernance. NetDocuments permet aux utilisateurs de créer, afficher, modifier et partager des documents sur n’importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile. La solution fournit également des outils et des protections avancés et intégrés pour faciliter la collaboration sur des documents complexes avec les parties prenantes internes et externes. La plateforme NetDocuments héberge un moteur de recherche qui permet aux utilisateurs de référencer ou de récupérer rapidement du contenu selon leurs besoins. Toutes les données sont sauvegardées, sécurisées et correctement réglementées grâce à l’infrastructure de la plateforme et aux protocoles de gouvernance complets. Une application mobile est disponible pour les appareils Android et iOS.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion du cycle de vie des actifs
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Chat/Messagerie
▶ Portail Client
▶ Outils de collaboration
▶ Commentaires/Notes
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Image de marque personnalisable
▶ Récupération de données
▶ Signature numérique
▶ Capture de documents
▶ Enregistrement/Sortie des documents
▶ Classement des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Conversion de fichiers
▶ Gestion de fichiers
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Transfert de fichier
▶ Filtration
▶ Pour les professionnels du droit
▶ Recherche en texte intégral
▶ Indexage
▶ Gestion des métadonnées

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique NetDocuments peut se connecter à plus de 49 solutions tierces comme Rocket Matter, Litera Compare, ou encore Outlook afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé NetDocuments dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de gestion de documents juridiques | Logiciels de workflow | Logiciels de gestion de contrats | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels pour avocat | Logiciels de bureautique | Logiciels de sauvegarde (backup) | Logiciels de gestion de contenu

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services juridiques, Informatique, Pratique du droit, Services financiers …

▶ Tarifs : à partir de 20 euros par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 14 jours

Notre avis sur NetDocuments : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur NetDocuments : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, NetDocuments est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à approfondir et nous lui avons attribué la note de 8,6/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Boîtes de réception partagées, Balisage, Gestion des tâches, Intégrations tierces…)

Simplifiez la révision des documents en permettant à tous les membres de votre équipe de prévisualiser, annoter, partager et annoter des documents en temps réel sans jamais envoyer d’e-mail ni télécharger de fichier sur votre bureau. Facilitez la rétroaction, les commentaires et les discussions centralisés sur les documents sans jamais les supprimer de votre environnement NetDocuments sécurisé. Communiquez clairement les modifications de contenu et référencez rapidement les commentaires avec Margin Notes. Les utilisateurs peuvent ajouter rapidement des commentaires à un document directement à partir de la fenêtre d’aperçu, permettant à votre équipe de collaborer sans télécharger ni ouvrir le document lui-même. Collaborez en temps réel et communiquez autour du document, sans effectuer de modifications directement dans le document. Ce faisant, vous évitez d’avoir à attendre qu’un collègue archive un document pour pouvoir travailler, ou de créer une version en double qui peut ne pas inclure les modifications de quelqu’un d’autre.

Ses avantages :

▲ Intégrations MS Office – L’intégration d’applications pour créer de nouveaux documents à partir de NetDocuments est prise en charge. En option, les intégrations de menus Fichier Nouveau, Ouvrir et Enregistrer dans MS Office et WordPerfect sont disponibles. Les principaux packages d’automatisation de documents tiers prennent en charge NetDocuments.
▲ Collaboration – Notifications par e-mail, e-mail entrant/sortant, fils de discussion, calendrier, partage global, gestion des mots de passe, suivi des activités, image de marque, administration et configuration des utilisateurs externes. Plusieurs choix de partage via NetBinders, Workspaces ou Cabinets pour une petite collaboration simple vers de grands extranets de référentiels de documents.
▲ Fonctionnalités administratives
▲ Services Web – Les API basées sur SOAP sont disponibles gratuitement pour développer des intégrations et se connecter à d’autres applications héritées.
▲ Gestion des e-mails – Un service complémentaire affichant des dossiers et des espaces de travail dans MS Outlook pour le classement et l’archivage. Stockage d’instance unique, déplacement/copie depuis Outlook, recherche d’e-mails et vues de l’espace de travail dans Outlook. Les boutons Enregistrer et Insérer d’Outlook sont également disponibles et les e-mails vers des dossiers sont pris en charge. Le courrier électronique de NetDocuments est compatible MAPI et prend en charge MS Outlook, Lotus Notes ou Novell GroupWise.
▲ Authentification Active Directory – Lorsque les utilisateurs sont authentifiés via un service Active Directory basé sur le réseau local, ils peuvent définir un indicateur pour un processus de connexion utilisateur automatisée.
▲ Accès mobile – Accédez, visualisez, recherchez et envoyez vos documents par e-mail à partir de n’importe quel PDA ou smartphone.
▲ Droits de contrôle d’accès – Les droits de sécurité peuvent être définis au niveau de l’armoire, du dossier, du profil ou du document. Les modèles de sécurité sont pris en charge.
▲ Espaces de travail centrés sur la matière – Basés sur des modèles et très évolutifs. Définissez un classement automatique des types de documents et une organisation de profilage transparente. Prise en charge du glisser-déposer, capacité de partage externe, mashups pris en charge et analyse de recherche de découverte dynamique.
▲ Comprend toutes les fonctionnalités DMS de base – Accessible dans le monde entier à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, y compris les téléphones intelligents. Vérifiez le contrôle de la simultanéité d’entrée et de sortie, le contrôle de version, le profilage personnalisable, l’historique, les autorisations, la recherche de texte intégral et de profil, les dossiers de navigation, les listes récemment ouvertes/modifiées/ajoutées, etc.

Ses inconvénients :

▼ Les applications on-premise sont souvent plus personnalisables que les applications SaaS.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur NetDocuments sont nombreux et sont généralement positifs :

« Les principaux avantages de NetDocumets sont sa simplicité, sa productivité accrue et ses opérations rationalisées. En effet, il réduit les coûts en temps et en dépenses grâce à des fonctionnalités telles que la recherche d’entreprise. Il fournit également un espace de travail centré sur le projet, une reprise après sinistre intégrée pour la récupération de documents, et bien d’autres. Il permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations du matériel au logiciel tout en sécurisant le stockage et les données. NetDocuments vous avertit et vous alerte si vous êtes simultanément connecté avec un autre utilisateur dans le même document. Il comprend également des alertes ainsi que des pistes d’audit si des modifications sont apportées au document pour une sécurité maximale. Les tampons peuvent également être utilisés pour approuver vos documents et rationaliser votre flux de travail. Cela inclut l’option d’applications tierces afin que vous puissiez gérer vos collaborations et améliorer votre productivité. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre NetDocuments avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

NetDocuments est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Keno Kozie Associates, Genus Plc, Live Auctioneers Llc, State Of Alaska ou bien encore Gotham Technology Group …

Prix & Essai gratuit

Le prix de NetDocuments est de 20 euros par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours !

NetDocuments : Prix des versions premiums

NetDocuments est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Basic: 20 euros par utilisateur et par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que NetDocuments dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

NetDocuments offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface NetDocuments: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que NetDocuments offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion de documents :

Prise en main de NetDocuments en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

NetDocuments est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (netdocuments.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à NetDocuments : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à NetDocuments (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– M-Files
– HighQ
– Box
– DocuWare
– Dropbox Business
– Revver
– Google Docs
– Google Drive
– Slack
– eFileCabinet

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur NetDocuments et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs

8.6Notre avis

Notre avis NetDocuments

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, NetDocuments est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à approfondir et nous lui avons attribué la note de 8,6/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Boîtes de réception partagées, Balisage, Gestion des tâches, Intégrations tierces…)

Fonctionnalités

8.6

Interface & Ergonomie

8.6

Intégrations & API

8.6

Sécurité & Support technique

8.4

Rapport Qualité / Prix

8.5

Avantages

• NetDocuments est un logiciel collaboratif très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion commerciale, Archivage, Accès mobile, Reconnaissance optique de caractères ...

Inconvénients

• L'entreprise dépend de l'éditeur SaaS pour les mises à jour.