FileHold

Notre avis sur FileHold : un logiciel GED (gestion électronique des documents) à découvrir

Découvrir FileHold: fonctionnalités & intégrations

FileHold c’est quoi ?

FileHold est un logiciel GED (gestion électronique des documents) en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 20 euros par an, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Conformité, Gestion de documents, Archivage, Gestion des connaissances, Gestion des flux de travail ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 14 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Conformité, Gestion de documents, Archivage, Gestion des connaissances, Gestion des flux de travail, Exportation PDF …

FileHold Enterprise est une solution de gestion documentaire qui aide les grandes organisations à passer à un environnement de travail sans papier. FileHold peut être installé sur site ou sur un cloud privé ou public sécurisé. Les fonctionnalités incluent plusieurs niveaux de sécurité, des pistes d’audit des utilisateurs, le traitement des formulaires, la signature électronique, la recherche en texte intégral, la numérisation de documents et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Des alertes et des rappels sont générés pour les événements liés aux documents tels que les renouvellements de contrat, les flux de travail en retard et les enregistrements dont l’archivage et la suppression sont programmés. La fonctionnalité de flux de travail fait passer les documents électroniques à travers des processus de révision et d’approbation, qui sont suivis par des outils de reporting. Les flux de travail peuvent être générés par n’importe quel utilisateur ou générés automatiquement lorsqu’un document est ajouté à la bibliothèque. F…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Récupération de fichier
▶ Indexation de documents
▶ Suivi de la conformité
▶ Accès hors ligne
▶ signature électronique
▶ Assemblage de documents
▶ Outils de collaboration
▶ Conversion de type de fichier
▶ Conservation des documents
▶ Archivage de documents
▶ Contrôle de version
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Intégration Active Directory
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Remplissage automatique
▶ Automatisation des processus métier
▶ Gestion du calendrier
▶ Catalogage/Catégorisation
▶ Outils de collaboration
▶ Commentaires/Notes
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Vérification des contrôles
▶ Tableau de bord personnalisable
▶ Import / Export de données
▶ Migration de données
▶ Gestion de la conservation des données
▶ Signature numérique
▶ Automatisation des documents
▶ Capture de documents
▶ Document Check-in / Check-out
▶ Classement des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique FileHold peut se connecter à plus de 10 solutions tierces comme SAP Customer Experience, CRM, ou encore Microsoft 365 afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? Nous avons classé FileHold dans la catégorie des logiciels GED (gestion électronique des documents) : Un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) est une application conçue pour capturer, stocker, gérer et organiser les documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels GED (gestion électronique des documents) | Logiciels collaboratifs | Logiciels de conformité (compliance) | Logiciels de virtual data room (VDR: salle de données virtuelles) | Logiciels de workflow | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels de versioning (gestion des versions) | Logiciels de contrôle des documents | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de gestion de contenu

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 20 euros par an

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 14 jours

Notre avis sur FileHold : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur FileHold : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, FileHold est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à approfondir et nous lui avons attribué la note de 9,3/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Editeur de flux de travail graphique, Conforme HIPAA, Conformité ISO, La gestion des incidents…)

Le déploiement cloud FileHold Azure fournit un environnement cloud sécurisé et sauvegardé. Tous les services informatiques sont inclus dans le cadre du programme. FileHold est une solution de gestion de documents et de flux de travail documentaire de niveau entreprise qui aide les grandes organisations à passer à un environnement de travail sans papier. Sur demande, FileHOld peut être déployé sur site ou dans un cloud privé ou public sécurisé. FileHold offre une suite de fonctionnalités pour la numérisation, l’indexation, la gestion des versions, la recherche, la liaison de documents, etc. FileHold prend en charge tous les types de navigateurs, un environnement de bureau riche et est prêt pour les appareils mobiles. Intégration prête à l’emploi avec MS Office, SharePoint, Teams et Active Directory. API gratuite entièrement documentée.

Ses avantages :

▲ Les fonctionnalités facultatives du logiciel de gestion de documents sont puissantes, mais des modules optionnels sont disponibles pour les clients qui souhaitent étendre les capacités du bureau sans papier au-delà des bases.
▲ Les fonctionnalités personnalisées du logiciel de gestion de documents aident les partenaires et les clients à résoudre les problèmes commerciaux propres à leur secteur ou à leur gouvernement. Il existe plusieurs façons de personnaliser le logiciel de gestion de documents.
▲ Pour un devis sans engagement ou plus d’informations, contactez le service commercial de FileHold.
▲ Les fonctionnalités logicielles standard incluent ; numérisation de documents, contrôle de version, gestion de la disposition, contrôle d’autorisation au niveau des documents à plusieurs niveaux, moteur d’abonnement et de notifications basé sur des règles, flux de travail de documents et gestion des relations document à document. Cette fonctionnalité s’intègre parfaitement dans l’environnement Microsoft Office et SharePoint.
▲ Aujourd’hui, les organisations sont submergées d’informations qui leur parviennent sous de nombreux formats : courrier électronique, documents et formulaires électroniques. Les documents papier existent encore en grande quantité et doivent être traités. L’indexation électronique des documents combinée à de puissantes capacités de recherche de texte intégral et de profil permet aux organisations de prendre le contrôle des documents électroniques et papier.
▲ Numérisation et imagerie de documents : Le logiciel de gestion de documents est livré avec un logiciel de numérisation de documents facile à utiliser et prêt à l’emploi qui offre un bureau sans papier. Le logiciel prend en charge pratiquement tous les scanners de documents autonomes ou multifonctions.
▲ Le logiciel de gestion de documents FileHold transforme les documents papier et électroniques en actifs de connaissances qui deviennent instantanément utilisables par le personnel d’une organisation.
▲ Revision de document
▲ Stockage de documents
▲ Modèles de documents

Ses inconvénients :

▼ L’éditeur d’une application SaaS peut augmenter ses prix à tout moment.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur FileHold sont nombreux et sont généralement positifs :

« Les principaux avantages de Filehold sont son système de stockage centralisé et ses capacités de collaboration améliorées Il est également respectueux de l’environnement, vous aide à réduire les coûts et offre un processus d’intégration facile. Ce qui les distingue, c’est leur excellent service client. En dehors de cela, ils sont assez similaires à leurs concurrents. Je n’ai pratiquement aucune connaissance de l’informatique, donc j’ai été soulagé de la facilité d’utilisation de FileHold, il est particulièrement convivial et je l’ai pris très rapidement. J’ai utilisé le logiciel pour des groupes de 10 utilisateurs ainsi que pour environ 500 utilisateurs et les deux fois je l’ai trouvé vraiment facile à utiliser. L’équipe de support client est vraiment serviable et compétente; ils m’ont appris à utiliser l’API et les outils d’importation lorsque je souhaitais importer rapidement des documents dans la base de données. J’ai utilisé FileHold pendant mon travail dans les secteurs des télécommunications et du pétrole et du gaz, et je l’ai trouvé très utile pour le pétrole et le gaz en particulier car nous avions besoin de beaucoup de champs de métadonnées, pour lesquels FileHold est parfait, permettant une recherche avancée utile. La fonction de liaison de documents était également très bonne. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre FileHold avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

FileHold est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme PS Business Parks, Daniels Sharpsmart, Wiley, Menards ou bien encore MDA …

Prix & Essai gratuit

Le prix de FileHold est de 20 euros par an dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours !

FileHold : Prix des versions premiums

FileHold est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ FileHold Express for 5 users: 20 euros par an
▶ FileHold Enterprise for 20+ users: 1200 euros par utilisateur et par mois
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 192 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel GED (gestion électronique des documents) coute en moyenne 46,08 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que FileHold dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

FileHold offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont le français et l’anglais, mais aussi : Espagnol …

Interface FileHold: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que FileHold offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel GED (gestion électronique des documents) :

Prise en main de FileHold en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

FileHold Document Management Software est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 18 778 331 202).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (filehold.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : d17234c1cbbf7569a0c5 …

Alternatives à FileHold : les meilleurs logiciels GED

Voici notre sélection d’alternatives à FileHold (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– M-Files
– DocuWare
– Kofax CloudDocs
– DocStar ECM
– LogicalDOC
– Bit.ai

GedZilla

Traxxeo

Zeendoc

DocuWare

Clust

Intalio

Youdoc

Dokmee

LogicalDOC

Comparatif Logiciels GED

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur FileHold et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels GED (gestion électronique des documents) du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Page Facebook

9.3Notre avis

Notre avis FileHold

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, FileHold est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à approfondir et nous lui avons attribué la note de 9,3/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Editeur de flux de travail graphique, Conforme HIPAA, Conformité ISO, La gestion des incidents…)

Fonctionnalités

9.3

Interface & Ergonomie

9.3

Intégrations & API

9.3

Sécurité & Support technique

9.1

Rapport Qualité / Prix

9.2

Avantages

• FileHold est un logiciel GED (gestion électronique des documents) très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Workflow, Archivage, Revision de document, Modèles de documents ...

Inconvénients

• Les logiciels SaaS fonctionnent avec le cloud, qui est régulièrement la cible d'attaques de pirates informatiques.