Expensya

Notre avis sur Expensya : un logiciel de notes de frais à découvrir

Découvrir Expensya: fonctionnalités & intégrations

Expensya c’est quoi ?

Expensya est un logiciel de notes de frais en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 0 euro par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels de la finance et de la comptabilité : Rapport de dépenses, Gestion des voyages ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 30 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Rapport de dépenses, Gestion des voyages, Partage de notes, Travail collaboratif, Workflow, Messagerie hors ligne – Mode déconnecté …

Expensya est un outil automatisé de gestion des dépenses qui aide les entreprises à surveiller les dépenses quotidiennes, les frais administratifs, les tâches liées au bureau, etc. Il offre une expérience transparente pour la gestion financière, en gérant les tâches majeures sans alourdir les utilisateurs. Expensya est une plateforme fiable utilisée par plus de 5 000 clients, dont de grandes marques comme le Groupe BPCE, TLD, H&M, Volvo, entre autres. Avec des fonctionnalités intelligemment conçues pour assurer une gestion financière fluide, Expensya équipe les entreprises de procédures complètes de gestion des dépenses. Sa technologie d’auto-apprentissage OCR+ et son outil automatisé de gestion des dépenses simplifient les processus de budgétisation en temps réel en plus d’éliminer les saisies manuelles. De plus, les modules de voyage intégrés qui y sont équipés offrent une expérience de voyage fluide en temps réel. Grâce à des fonctionnalités de gestion multilingues et multidevises, Expensya permet aux utilisateurs d’augmenter le processus de conversion global et de comprendre les taux de change locaux de manière transparente. De plus, les indépendants, les entreprises, les PME et les startups peuvent compter sur Expensya pour accéder à des fonctionnalités intuitives comme l’intégration complète, la dématérialisation sécurisée, la comptabilité automatisée et l’accompagnement d’experts, entre autres.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Intégration tierce
▶ Suivi du temps et des dépenses
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Rapprochement des comptes
▶ Comptabilité
▶ Intégration comptable
▶ Tableau de bord
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Flux de travail d’approbation
▶ Gestion des audits
▶ Facturation
▶ Gestion des réservations
▶ Catégorisation/Regroupement
▶ Gestion de la conformité
▶ Carte d’entreprise
▶ Gestion des cartes de crédit
▶ Conversion de devises
▶ Champs personnalisables
▶ Rapports personnalisables
▶ Tableau de bord
▶ Création de tableau de bord
▶ Import / Export de données
▶ ERP
▶ Paiements électroniques
▶ Notes de frais
▶ Suivi des dépenses
▶ Analyse financière
▶ Détection de fraude
▶ Gestion des factures
▶ Traitement de facture
▶ Suivi du kilométrage
▶ Accès mobile
▶ Application mobile
▶ Téléchargement de reçus mobiles
▶ Multi-devise
▶ Multi-langue
▶ Multi-emplacement
▶ Reservation en ligne

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique Expensya peut se connecter à plus de 45 solutions tierces comme Ibiza, SAP ERP, ou encore Cegid Retail afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ? Nous avons classé Expensya dans la catégorie des logiciels de notes de frais : Un logiciel de notes de frais est une application qui facilite la gestion, la soumission, et le traitement des dépenses professionnelles engagées par les employés.

On peut également classer ce logiciels dans 5 autres catégories : Logiciels de notes de frais | Logiciels de comptabilité | Logiciels de gestion d’entreprise | Logiciels de gestion des voyages d’affaires (travel management) | Logiciels de gestion des dépenses

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des comptables et financiers d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 0 euro par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 30 jours

Notre avis sur Expensya : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur Expensya : Avec plusieurs centaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, Expensya est un logiciel de notes de frais / logiciel de comptabilité à tester car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,1/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Analyse des dépenses, Contrôle des dépenses, Intégrations tierces, Suivi du temps et des dépenses…) Cet éditeur est par ailleurs classé #167 du top 250 des éditeurs et créateurs de logiciels français (Numeum).

Expensya est une solution qui transforme la gestion des dépenses. Les utilisateurs d’Expensya peuvent gérer et traiter tout type de dépenses : achats en ligne, frais généraux, notes de frais, travail à distance, Per Diems, frais kilométriques, etc. Grâce à ses fonctionnalités transversales et son expertise, Expensya accompagne aujourd’hui plus de 5000 entreprises et apporte une solution complète à ses utilisateurs, pour une gestion de bout en bout parfaite de toutes les dépenses professionnelles. Expensya s’intègre également à vos cartes bancaires, votre système RH, votre ERP, votre système comptable et votre Travel manager. Expensya automatise chaque étape du processus, gagnant du temps et augmentant la productivité de votre équipe. Notre vision est de fournir la solution la plus complète, la plus intuitive et la plus évolutive.

Ses avantages :

▲ Intégration comptable : les comptables peuvent suivre les dépenses et valider les notes de frais.
▲ Statistiques intelligentes : obtenez une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise (et également une BI avancée alimentée par PowerBI)
▲ Flux de travail d’approbation
▲ Automatisation de la politique de dépenses
▲ Traitement des e-mails : traitez toutes les factures numériques reçues par e-mail.
▲ Smart Scan : Prenez une photo du reçu et les informations sont automatiquement extraites.
▲ Gestion de la paie
▲ Gestion des politiques
▲ Comptabilité du projet
▲ Intégration QuickBooks

Ses inconvénients :

▼ Une connexion Internet fiable est nécessaire pour utiliser une application SaaS.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur Expensya sont relativement nombreux et sont généralement positifs : « Avantages : merci beaucoup pour tout ce que vous faites pour mon entreprise. Je ne pensais pas qu’un logiciel comme le vôtre existait ! Je ne peux pas dire assez de bonnes choses sur Field Complete ! Je sais qu’ils continueront à m’impressionner ! »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre Expensya avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

Expensya est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme BPCE, Volvo, Ovhcloud, Vinci ou bien encore HM …

Prix & Essai gratuit

Le prix de Expensya est de 0 euro par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours !

Expensya : Prix des versions premiums

Expensya est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Essai Gratuit: 0 euro par mois
▶ Silver: 5 euros par utilisateur et par mois
▶ Gold: 8 euros par utilisateur et par mois
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 328 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de notes de frais coute en moyenne 30,76 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que Expensya dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

Expensya offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont le français et l’anglais, mais aussi : Espagnol, Allemand, Italien, Portugais, Néerlandais …

Interface Expensya: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que Expensya offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de notes de frais :

Prise en main de Expensya en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Expensya est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé en Europe (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : +33 1 85 09 28 40).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (expensya.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : Notes de frais, note de frais, facture kilométrique, facture numérique, OCR, dépenses, argent, comptabilité, banque, freelance …

Alternatives à Expensya : les meilleurs logiciels de notes de frais

Voici notre sélection d’alternatives à Expensya (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– BILL
– Spendesk
– SAP Concur
– TravelBank
– Payhawk
– Chrome River Expense

Cleemy Notes de frais

Tiime

Spendesk

Expensya

N2F

Expensify

Jenji

Mooncard

Wallester

Comparatif Logiciels de notes de frais

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur Expensya et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de notes de frais du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Compte Instagram

9.1Notre avis

Notre avis Expensya

Avec plusieurs centaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, Expensya est un logiciel de notes de frais / logiciel de comptabilité à tester car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,1/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Analyse des dépenses, Contrôle des dépenses, Intégrations tierces, Suivi du temps et des dépenses…) Cet éditeur est par ailleurs classé #167 du top 250 des éditeurs et créateurs de logiciels français (Numeum).

Fonctionnalités

9.1

Interface & Ergonomie

9.1

Intégrations & API

9.1

Sécurité & Support technique

8.9

Rapport Qualité / Prix

9

Avantages

• Expensya est un logiciel de notes de frais très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion des véhicules, Tracking - Suivi, Gestion de la paie, Comptabilité du projet ...

Inconvénients

• En cas de dépôt de bilan d'un éditeur, le logiciel SaaS devient inutilisable.