SmartDocs

Notre avis sur SmartDocs : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir SmartDocs: fonctionnalités & intégrations

SmartDocs c’est quoi ?

SmartDocs est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 0 euro par mois, et qui est utilisé principalement par des managers et gérants d’entreprises : Gestion de contenu, Gestion de contenu d’entreprise, Gestion de documents, Appel d’offres, Gestion des propositions ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de contenu, Gestion de contenu d’entreprise, Gestion de documents, Appel d’offres, Gestion des propositions, Proposition de distribution …

SmartDocs est un logiciel de gestion de contenu conçu pour aider les utilisateurs de Microsoft Word et SharePoint à rassembler le contenu de divers documents, puis à les afficher et à les gérer sur une plate-forme unifiée. Les professionnels peuvent utiliser la solution pour créer des manuels d’utilisation, des guides de formation, des propositions commerciales, des contrats juridiques, des manuels médicaux et réglementaires, des rapports d’audit et bien plus encore. Avec SmartDocs, les entreprises peuvent accéder à l’historique des versions des extraits modifiés, télécharger des variables vers le référentiel de contenu et modifier leurs propriétés. Il permet aux gestionnaires de créer ou de modifier des balises conditionnelles et de personnaliser le comportement du contenu conditionnel en fonction des exigences individuelles. De plus, il permet aux utilisateurs de gérer des assemblages de documents et de les publier en masse dans divers formats tels que PDF, Microsoft Word, etc…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Tableau de bord
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Piste d’audit
▶ Outils de collaboration
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Modèles personnalisables
▶ Import / Export de données
▶ Gestion de documents
▶ Formulaires électroniques
▶ Filtration
▶ Recherche en texte intégral
▶ Création d’appel d’offres
▶ Gestion des appels d’offres
▶ Réponse à l’appel d’offres
▶ Rechercher/Filtrer
▶ Modèles
▶ Edition de texte
▶ Contrôle de version
▶ Alertes/Notifications
▶ Tableau de bord d’activité
▶ Import/Export de données
▶ Gestion de documents
▶ Suivi d’activité
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Piste d’audit
▶ Gestion des stocks
▶ Gestion des fournisseurs
▶ Gestion des transports
▶ Gestion des retours
▶ Gestion des fournisseurs
▶ Gestion des commandes
▶ Gestion des achats
▶ Gestion de la chaîne d’approvisionnement
▶ Bon de commande
▶ Planification des ventes et des opérations

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique SmartDocs peut se connecter à plus de 5 solutions tierces comme Microsoft 365, Microsoft SharePoint, ou encore Microsoft 365 afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– Microsoft Excel
– Microsoft Word
– Microsoft SharePoint
– Microsoft 365
– Microsoft 365
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé SmartDocs dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 9 autres catégories : Logiciels de gestion des opérations | Logiciels de gestion de documents | Logiciels d’appel d’offres (RFP) | Logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM) | Logiciels de gestion des propositions | Logiciels de gestion de contenu | Logiciels de devis | Logiciels CPQ (configuration de devis / configure price quote) | Logiciels supply chain (SCM: gestion de la chaine logistique)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 0 euro par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur SmartDocs : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur SmartDocs : Avec plusieurs centaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartDocs est un logiciel de gestion des opérations / logiciel de gestion de documents à passer en revue car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,3/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Travail collaboratif, Moteur de recherche, Recherche avancée, Publication sur plusieurs plates-formes…)

SmartDocs de 36Software est un outil innovant qui transforme Word en une solution simple de gestion de contenu. Que vous rédigiez des publications techniques, des propositions et des contrats, des documents médicaux et réglementaires ou des rapports et audits, SmartDocs peut vous aider à économiser du temps et de l’argent et à créer un meilleur contenu. Il offre des fonctionnalités telles que des extraits réutilisables, des variables réutilisables, des instantanés de documents, une interface utilisateur intuitive, une carte de contenu, des notifications d’état et bien plus encore. SmartDocs est disponible en trois éditions (Professional, Express et Desktop) et toutes sont évolutives pour s’adapter aux besoins et à la taille des équipes.

Ses avantages :

▲ Logistique
▲ Gestion des approvisionnements
▲ Gestion des expéditions
▲ Planification de la chaîne d’approvisionnement
▲ Prévision et planification
▲ Gestion de contenu
▲ Contenu audio
▲ Modèles personnalisables
▲ Indexation de documents
▲ Formulaires électroniques

Ses inconvénients :

▼ Bien qu’un éditeur SaaS promette un temps de disponibilité élevé, il peut toujours y avoir des interruptions de service.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur SmartDocs sont relativement nombreux et sont généralement positifs : « J’ai vraiment aimé toutes les fonctionnalités et je pense que c’est une excellente option pour la plupart des gens. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre SmartDocs avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

SmartDocs est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de SmartDocs est de 0 euro par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

SmartDocs : Prix des versions premiums

SmartDocs est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Standard: 0 euro par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2663 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de gestion des opérations coute en moyenne 83,21 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc une option à prendre en compte si son prix est accessible.

Soulignons également que SmartDocs dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

SmartDocs offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface SmartDocs: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que SmartDocs offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion de documents :

Prise en main de SmartDocs en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Smartdocs est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (36software.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : Mises à jour de bibliothèque de contenu, Création de proposition guidée, Base de données de recherche consultable, Gestion des appels publics et de réponse, Proposition de collaboration et d’approbation, Proposition de distribution, Propositions interactives …

Alternatives à SmartDocs : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à SmartDocs (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– PandaDoc
– Confluence
– QorusDocs
– Tradogram
– Promena
– SuperProcure
– Oracle NetSuite
– Oracle NetSuite ERP
– HubSpot CMS Hub
– Kontent.ai

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur SmartDocs et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet

9.3Notre avis

Notre avis SmartDocs

Avec plusieurs centaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartDocs est un logiciel de gestion des opérations / logiciel de gestion de documents à passer en revue car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9,3/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Travail collaboratif, Moteur de recherche, Recherche avancée, Publication sur plusieurs plates-formes…)

Fonctionnalités

9.3

Interface & Ergonomie

9.3

Intégrations & API

9.3

Sécurité & Support technique

9.1

Rapport Qualité / Prix

9.2

Avantages

• SmartDocs est un logiciel de gestion des opérations très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Partage de fichiers, Partage de notes, Logistique, Gestion des expéditions ...

Inconvénients

• Avec un logiciel SaaS, il peut y avoir un problème en ce qui concerne la confidentialité des données de l'entreprise.