Open Bee

Notre avis sur Open Bee : un logiciel de gestion de documents à découvrir

Découvrir Open Bee: fonctionnalités & intégrations

Open Bee c’est quoi ?

Open Bee est un logiciel de gestion de documents en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 0 euro par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de documents, Contrôle des documents ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de documents, Contrôle des documents, Dématérialisation des bulletins de paie et dossiers RH, Dématérialisation des formulaires, Partage Sécurisé, Intranet …

Notre Vision : La nécessité de gérer une quantité exponentielle de données et de sécuriser les échanges de documents conduira les organisations à adopter des plateformes cloud de gestion de contenu intégrant des espaces de travail numériques pour maintenir un haut niveau de confidentialité. Dans le même temps, la tendance à la digitalisation des processus métiers va s’accélérer, contribuant progressivement à l’élimination du papier et nécessitant la mise en place d’une plateforme de communication/gestion documentaire parfaitement intégrée aux logiciels financiers, RH, logistiques.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Tableau de bord
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes / Escalade
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Routage automatisé
▶ La gestion du changement
▶ Outils de collaboration
▶ Commentaires/Notes
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Gestion de contenu
▶ Image de marque personnalisable
▶ Modèles personnalisables
▶ Import / Export de données
▶ Signature numérique
▶ Automatisation des documents
▶ Capture de documents
▶ Classement des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Gestion des e-mails
▶ Gestion de fichiers
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Transfert de fichier
▶ Gestion des formulaires
▶ Recherche en texte intégral
▶ La gestion des incidents
▶ Prise en charge de plusieurs formats

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique Open Bee doit pouvoir se connecter à des solutions tierces comme CRM afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– CRM
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ? Nous avons classé Open Bee dans la catégorie des logiciels de gestion de documents : Un logiciel de gestion de documents est une application qui facilite la création, l’organisation, le stockage, et le partage de documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 5 autres catégories : Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de contrôle des documents | Logiciels de gestion de contenu | Logiciels GED (gestion électronique des documents)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : d’après nos recherches, ce logiciel ne dispose pas d’application Android ou iOS, mais reste accessible en mode web mobile.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Associations, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 0 euro par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur Open Bee : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur Open Bee : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, Open Bee est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à évaluer et nous lui avons attribué la note de 8,9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Contrôle de version, Gestion des flux de travail, Dématérialisation des factures fournisseurs, Dématérialisation des factures clients…) Cet éditeur est par ailleurs classé #177 du top 250 des éditeurs et créateurs de logiciels français (Numeum).

Ses avantages :

▲ réduire les coûts opérationnels
▲ améliorer la productivité des employés grâce à l’automatisation des processus métier et à l’adoption rapide par les utilisateurs
▲ améliorer la productivité des employés grâce à l’automatisation des processus métier et à l’adoption rapide par les utilisateurs
▲ réduire les coûts opérationnels
▲ aller sans papier
▲ Reconnaissance optique de caractères
▲ Examen périodique
▲ Contrôle de qualité
▲ Données en temps réel
▲ Notifications en temps réel

Ses inconvénients :

▼ L’assistance technique peut être limitée.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur Open Bee sont nombreux et sont généralement positifs : « Nous exécutons notre processus ERM dans Crisma, qui est un processus complet de bas en haut pour toute l’entreprise. Le logiciel est continuellement amélioré et la communication avec Calpana est rapide et utile. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre Open Bee avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

Open Bee est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Ville D’Onzain, Gcs Pole Imagerie, Natéa Agriculture, Safe ou bien encore Ibiden …

Prix & Essai gratuit

Le prix de Open Bee est de 0 euro par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours !

Open Bee : Prix des versions premiums

Open Bee est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Free: 0 euro par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 2543 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel collaboratif coute en moyenne 36,19 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc une option à prendre en compte si son prix est accessible.

Soulignons également que OPENBEE dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

Open Bee offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont le français et l’anglais.

Interface Open Bee: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que OPENBEE offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Open Bee est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 450640551).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (openbee.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : Gestion documentaire, Dématérialisation et capture, Gestion électronique de documents GeD, Optimisation des processus métiers, Travail collaboratif, Gestion, documents, logiciels …

Alternatives à Open Bee : les meilleurs logiciels de gestion de documents

Voici notre sélection d’alternatives à Open Bee (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Azuneed Dossier Salarie
– When I Work
– Quintiq
– Incontact Workforce
– Optimate
– Staffbase
– Mobilelogix
– Cakehr
– Asys
– Komin

Marvin Recruiter

Conexiom

Expiration Reminder

Fluid Topics

Open Bee

Padlet

Paperflite

Templafy

airSlate

Comparatif Logiciels de gestion de documents

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur Open Bee et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion de documents du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Profil LinkedIn
3. Page Facebook

8.9Notre avis

Notre avis Open Bee

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, Open Bee est un logiciel collaboratif / logiciel de gestion de documents à évaluer et nous lui avons attribué la note de 8,9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Contrôle de version, Gestion des flux de travail, Dématérialisation des factures fournisseurs, Dématérialisation des factures clients…) Cet éditeur est par ailleurs classé #177 du top 250 des éditeurs et créateurs de logiciels français (Numeum).

Fonctionnalités

8.9

Interface & Ergonomie

8.9

Intégrations & API

8.9

Sécurité & Support technique

8.7

Rapport Qualité / Prix

8.8

Avantages

• Open Bee est un logiciel collaboratif populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion des achats, Partage de fichiers, Reconnaissance optique de caractères, Contrôle de qualité ...

Inconvénients

• Les logiciels SaaS sont propriétaires et parfois peu flexibles.