Expensify

Notre avis sur Expensify : un logiciel de notes de frais à découvrir

Découvrir Expensify: fonctionnalités & intégrations

Expensify c’est quoi ?

Expensify est un logiciel de notes de frais en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 0 euro par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels de la finance et de la comptabilité : Rapport financier, Gestion des voyages, Temps et dépenses, Rapport de dépenses ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 7 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Rapport financier, Gestion des voyages, Temps et dépenses, Rapport de dépenses, Exportations de rapports personnalisés, Gestion des applications …

Expensify est une société de logiciels basée aux États-Unis qui propose des logiciels de gestion des dépenses à usage individuel et collectif. Les produits sont disponibles sous forme de service Web pouvant être utilisé avec n’importe quel navigateur informatique et se présentent également sous la forme d’une application mobile. Il comporte toutes les fonctionnalités essentielles, comme permettre aux employés/utilisateurs de télécharger des reçus et de demander un remboursement. Toutes les dépenses sont enregistrées automatiquement, qui à leur tour sont utilisées pour préparer des notes de frais en fonction des projets, des types de dépenses, etc. On peut approuver le remboursement directement depuis le logiciel sans avoir besoin d’utiliser une application de transfert d’argent tierce. L’application suit toutes les dépenses engagées en matière de nourriture, de voyage, de carburant, etc. et utilise l’intelligence artificielle pour extraire des informations telles que le nom du commerçant et la date de la dépense à partir du reçu téléchargé. De plus, il permet également aux utilisateurs de télécharger leur note de frais respective. Expensify s’intègre à des applications comme Xero, Workday, Intacct et quelques autres. La société dispose également de plusieurs partenaires comme Uber, TripActions et Locomote qui permettent à l’utilisateur d’importer automatiquement les dépenses engagées pour bénéficier des services de ces sociétés partenaires.

Découvrir Expensify

Ses principales fonctionnalités :

▶ Suivi du temps et des dépenses
▶ Intégration tierce
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Rapprochement des comptes
▶ Comptabilité
▶ Intégration comptable
▶ Tableau de bord
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Flux de travail d’approbation
▶ Suivi des présences
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Rapprochement bancaire
▶ Suivi des articles facturables
▶ Facturation
▶ Gestion des réservations
▶ Contrôle budgétaire
▶ Gestion des flux de trésorerie
▶ Catégorisation/Regroupement
▶ Gestion de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Comptabilité de base
▶ Carte d’entreprise
▶ Gestion des cartes de crédit
▶ Conversion de devises
▶ Champs personnalisables
▶ Rapports personnalisables
▶ Tableau de bord
▶ Création de tableau de bord
▶ Import / Export de données
▶ ERP
▶ Paiements électroniques
▶ Gestion des employés
▶ Notes de frais
▶ Suivi des dépenses
▶ Analyse financière
▶ Détection de fraude

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique Expensify peut se connecter à plus de 49 solutions tierces comme Salesforce Sales Cloud, Okta, ou encore Egnyte afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ? Nous avons classé Expensify dans la catégorie des logiciels de notes de frais : Un logiciel de notes de frais est une application qui facilite la gestion, la soumission, et le traitement des dépenses professionnelles engagées par les employés.

On peut également classer ce logiciels dans 7 autres catégories : Logiciels de notes de frais | Logiciels de comptabilité | Logiciels de gestion d’entreprise | Logiciels de gestion des voyages d’affaires (travel management) | Logiciels de reporting financier | Logiciels de gestion des dépenses | Logiciels pour le tourisme

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des comptables et financiers d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Informatique, Hôpitaux et soins de santé …

▶ Tarifs : à partir de 0 euro par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 7 jours

Notre avis sur Expensify : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur Expensify : Avec plusieurs milliers d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, Expensify est un logiciel de notes de frais / logiciel de comptabilité nettement célèbre qui fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Gestion de la paie, Gestion des politiques, Suivi des progrès, Comptabilité du projet…)

Suivez les dépenses, payez les factures, générez des factures, collectez les paiements, planifiez les voyages et gérez les cartes de crédit de l’entreprise. Toute votre pré-comptabilité, dans une seule application. Gestion des dépenses – Prenez une photo d’un reçu avec SmartScan pour faciliter la déclaration des dépenses, l’approbation, le remboursement le lendemain et la synchronisation avec un logiciel de comptabilité. Carte Expensify – Obtenez la meilleure carte de crédit professionnelle pour des rapports de dépenses encore plus rapides, ce qui facilite le rapprochement des cartes d’entreprise et les dépenses, et c’est gratuit. Bill Pay – Envoyez vos factures de fournisseur à Expensify pour un suivi, une approbation et un paiement automatiques. Factures – Créez et envoyez des factures, tout en collectant les paiements et en les synchronisant automatiquement avec votre logiciel de comptabilité. Voyage – Réservez des vols, des hôtels et des voitures simplement en discutant avec Concierge, votre planificateur de voyage personnel. Paiements personnels : divisez vos factures, demandez des paiements et discutez avec des amis. Essayez-le sur Expensify.cash !

Ses avantages :

▲ Facilité d’utilisation : Les utilisateurs apprécient les applications mobiles et Web pour leurs interfaces simples, rendant le suivi des dépenses et les soumissions de remboursement conviviaux.
▲ Excellence de l’application mobile : L’application mobile est très appréciée pour permettre aux employés de télécharger facilement des reçus et de gérer les dépenses.
▲ Processus de remboursement simplifié : La plateforme rationalise le processus de remboursement, le rendant plus facile pour les employés et réduisant le travail administratif.
▲ Rapports de dépenses pratiques : Expensify simplifie les rapports de dépenses en offrant des fonctionnalités telles que le téléchargement direct de reçus à partir de téléphones et une configuration minimale.
▲ Flux de travail pour les approbations : Le flux de travail de l’application pour les approbations de dépenses est reconnu pour son efficacité et sa facilité d’utilisation.

Ses inconvénients :

▼ Problèmes d’assistance et de résolution : Certains utilisateurs signalent des difficultés à résoudre les problèmes avec l’équipe d’assistance, citant un manque de communication efficace et de solutions rapides aux problèmes.

Découvrir Expensify

Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur Expensify sont extrêmement nombreux et sont généralement positifs :

« Les principaux avantages d’Expensify sont son ensemble de fonctionnalités robustes, son support mobile et sa grande intégration En gros, vous sortez votre smartphone, prenez une photo du reçu et téléchargez-le dans le logiciel où il sera stocké dans un dossier pour le conserver en toute sécurité. L’interface Expensify est intuitive et remplit automatiquement les informations pour vous lors du téléchargement. L’inconvénient est que vous n’obtenez que quelques scans gratuits par mois, 15 pour être exact. Si vous avez besoin de scanner plus que cela, cette application vous coûtera. Autre inconvénient, la numérisation d’un seul reçu peut prendre plus d’une demi-heure. Cela en vaut-il la peine pour moi? Non, je peux simplement saisir les informations moi-même. Ce serait beaucoup plus facile et plus pratique pour moi de créer ma propre feuille de calcul. Cela ne vaut certainement pas l’argent à mon avis. Economisez votre argent pour autre chose. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre Expensify avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

Expensify est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme IDEO.org, Philz Coffee, Redmond, Aprio Cloud ou bien encore Spark MicroGrants …

Prix & Essai gratuit

Le prix de Expensify est de 0 euro par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 7 jours !

Expensify : Prix des versions premiums

Expensify est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Free: 0 euro par utilisateur et par mois
▶ Collect: 5 euros par utilisateur et par mois
▶ Control: 18 euros par utilisateur et par mois
▶ Track (Individuals & Self Employed): prix sur demande

Découvrir Expensify

Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 328 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de notes de frais coute en moyenne 30,76 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis bien positionné d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que New Expensify dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

Expensify offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface Expensify: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que New Expensify offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de notes de frais :

Prise en main de Expensify en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

Expensify est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 8007459064).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (expensify.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : Notes de frais, dépenses, rapport, rapports, en ligne, rapport de dépenses, modèle, dépenses, petite entreprise, remboursement de dépenses …

Alternatives à Expensify : les meilleurs logiciels de notes de frais

Voici notre sélection d’alternatives à Expensify (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– Concur : Les employés peuvent réserver des vols intérieurs et internationaux, réserver des voitures de location et faire des réservations d’hôtel et de train, le tout à partir de leur smartphone ou de leur navigateur de bureau. Grâce à l’intégration des voyages avec les notes de frais, tous les itinéraires et les frais de carte de crédit sont automatiquement importés.

– QuickBooks : C’est un progiciel de comptabilité. Vous pouvez accéder et gérer vos livres à partir de votre ordinateur, ordinateur portable, tablette ou smartphone à tout moment. Créez des privilèges d’accès afin que votre collègue ou comptable puisse se connecter et travailler.

– Receipt Bank : Logiciel d’automatisation de la comptabilité sans effort qui permet aux comptables, aux teneurs de livres et aux petites entreprises de gagner du temps et de l’argent. Il extrait les informations clés des factures, reçus et factures de vos clients, éliminant ainsi le besoin de saisir manuellement les données.

– Invoice Ninja : Il s’agit d’une plate-forme open source pour facturer, suivre les paiements, les dépenses et le temps des tâches facturables pour les clients. Moins de temps de travail, plus de temps à vivre. Créer. Envoyer. Soyez payé.

– Bento for Business : Contrôlez combien, où et quand les employés dépensent de l’argent. Activez / désactivez les cartes en un seul clic. Fixez des limites de dépenses, recevez des alertes en temps réel et ayez l’esprit tranquille.

Cleemy Notes de frais

Tiime

Spendesk

Expensya

N2F

Expensify

Jenji

Mooncard

Wallester

Comparatif Logiciels de notes de frais

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur Expensify et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de notes de frais du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Compte Instagram

9Notre avis

Notre avis Expensify

Avec plusieurs milliers d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, Expensify est un logiciel de notes de frais / logiciel de comptabilité nettement célèbre qui fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Gestion de la paie, Gestion des politiques, Suivi des progrès, Comptabilité du projet…)

Fonctionnalités

9

Interface & Ergonomie

9

Intégrations & API

9

Sécurité & Support technique

8.8

Rapport Qualité / Prix

8.9

Avantages

• Expensify est un logiciel de notes de frais très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion des achats, Tracking - Suivi, Gestion des factures, Suivi des congés ...

Inconvénients

• En cas de panne du réseau Internet, l'entreprise ne peut plus accéder au logiciel SaaS.