DocuWare

Notre avis sur DocuWare : un logiciel GED (gestion électronique des documents) à découvrir

Découvrir DocuWare: fonctionnalités & intégrations

DocuWare c’est quoi ?

DocuWare est un logiciel GED (gestion électronique des documents) en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 225 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Gestion de contenu, Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit sans CB de 15 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Gestion de contenu, Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise, Suivi de conformité, Archivage de documents, Capture de documents …

DocuWare permet aux utilisateurs de sécuriser et de numériser leurs informations afin qu’elles puissent circuler sans effort entre leurs décideurs, à tout moment, depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil. L’outil élimine le temps perdu et l’incertitude liés aux processus des utilisateurs, leur permettant ainsi de se concentrer librement sur le travail qui génère la productivité et le profit. DocuWare est idéal pour les équipes distribuées et distantes qui doivent fonctionner à pleine productivité. Il dispose également d’une fonction de traitement des factures qui permet aux utilisateurs de s’affranchir de la saisie de données et des systèmes papier ; il traite automatiquement toutes les factures entrantes avec sa solution cloud. DocuWare Process Planner est un outil facile à utiliser pour cartographier les processus couramment utilisés dans les entreprises. Il leur permet de dessiner rapidement, de collaborer en temps réel et d’exporter facilement. DocuWare permet aux utilisateurs de centraliser, d’organiser et de sécuriser les dossiers de leurs employés et d’améliorer les processus, du recrutement aux entretiens annuels en passant par la gestion des talents. Il centralise et organise également des brochures, des présentations, des livres blancs, des cartes de combat et des modèles.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Récupération de fichier
▶ Indexation de documents
▶ Suivi de la conformité
▶ Accès hors ligne
▶ signature électronique
▶ Assemblage de documents
▶ Outils de collaboration
▶ Conversion de type de fichier
▶ Conservation des documents
▶ Archivage de documents
▶ Contrôle de version
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Contrôle du processus d’approbation
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion du cycle de vie des actifs
▶ Piste d’audit
▶ GRC
▶ Outils de collaboration
▶ Commentaires/Notes
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Options de publication de contenu
▶ Formulaires personnalisables
▶ Modèles personnalisables
▶ Capture et transfert de données
▶ Import / Export de données
▶ Gestion des actifs numériques
▶ Signature numérique
▶ Automatisation des documents
▶ Capture de documents
▶ Classement des documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique DocuWare peut se connecter à plus de 48 solutions tierces comme Microsoft Dynamics GP, Sage 100cloud, ou encore SAP BusinessObjects afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? Nous avons classé DocuWare dans la catégorie des logiciels GED (gestion électronique des documents) : Un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) est une application conçue pour capturer, stocker, gérer et organiser les documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 10 autres catégories : Logiciels GED (gestion électronique des documents) | Logiciels collaboratifs | Logiciels de gestion d’entreprise | Logiciels de gestion de documents | Logiciels BPM (business process management) | Logiciels de contrôle des documents | Logiciels d’automatisation de formulaires | Logiciels de workflow | Logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM) | Logiciels OCR (reconnaissance optique de caractères)

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Hôpitaux et soins de santé, Informatique, Technologies et services de l’information …

▶ Tarifs : à partir de 225 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 15 jours

Notre avis sur DocuWare : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur DocuWare : Avec plusieurs centaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, DocuWare est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à analyser car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 8,2/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Multi-langue, Accès hors ligne, Reconnaissance optique de caractères, Autorisations basées sur les rôles…)

DocuWare est un fournisseur de confiance de solutions cloud pour l’automatisation des flux de travail, la gestion des documents et la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Créée en 1988, DocuWare vise à permettre aux employés de travailler sans compromis dans des domaines commerciaux critiques. La solution de bureautique fiable de l’entreprise offre un flux de travail numérique intelligent et un contrôle des documents qui améliorent la productivité du personnel et stimulent les performances de l’entreprise. Les services cloud sans compromis de DocuWare sont reconnus pour l’automatisation, la numérisation et la transformation des processus clés de plus de 650 000 utilisateurs à travers le monde.

Ses avantages :

▲ La plate-forme peut être intégrée de manière transparente aux applications de messagerie, CRM et ERP préexistantes.
▲ Hébergé dans l’UE, DocuWare Cloud respecte une protection stricte des données : certification ISO27001, conformité RGPD, CCPA et SOC 2, les documents stockés dans DocuWare sont entièrement cryptés.
▲ Une feuille de route de gestion des documents fournit des options de formation et d’assistance pour comprendre comment déployer au mieux DocuWare dans les flux de travail d’entreprise établis.
▲ DocuWare Cloud est disponible dans des packages évolutifs offrant un stockage de 20 à 250 Go, un nombre illimité d’utilisateurs avec des ensembles de fonctionnalités complets et une indexation intelligente incluse.
▲ La gestion des documents DocuWare numérise les documents commerciaux importants parallèlement à l’archivage automatique sécurisé des ressources numériques existantes, déployables en ligne ou sur site.
▲ Modèles de documents
▲ Glisser-déposer
▲ Formulaires électroniques
▲ signature électronique
▲ Gestion des e-mails

Ses inconvénients :

▼ Le support technique peut être limité.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur DocuWare sont relativement nombreux et sont généralement positifs :

« Les principaux avantages de DocuWare sont son absence de temps d’arrêt et sa fonction de continuité constante, sa méthode d’indexation intelligente et sa facilité d’utilisation DocuWare met en oeuvre une politique de non-interruption qui garantit l’absence de temps d’arrêt et la continuité d’utilisation. Ceci est utile pour les entreprises qui concentrent actuellement leurs efforts sur l’amélioration de leurs opérations. Il utilise un système d’orientation qui promeut les meilleures pratiques de l’industrie et s’associe également à des organisations pour les guider tout au long des procédures ; de l’évaluation précoce à la mise en oeuvre et jusqu’à l’optimisation. Les employés ont également de nombreuses opportunités d’adopter en les incluant dans la boucle. Cela est fait par les équipes de soutien qui aident les entreprises à définir leurs objectifs qui sont bons pour l’adoption des travailleurs et leur offrent des cours de formation pratiques pour de meilleurs résultats. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre DocuWare avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

DocuWare est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Kellogs, IKEA, Haribo, Levi’s ou bien encore GE Capital Bank …

Prix & Essai gratuit

Le prix de DocuWare est de 225 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours sans carte bancaire !

DocuWare : Prix des versions premiums

DocuWare est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Basic: 225 euros par mois
▶ Pro: prix sur demande
▶ Enterprise: prix sur demande
▶ Premium: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 192 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel GED (gestion électronique des documents) coute en moyenne 46,08 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis plus cher d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que DocManagement dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

DocuWare offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont le français et l’anglais, mais aussi : Espagnol, Allemand, Italien, Portugais, Néerlandais, Russe, Chinois, Japonais, Arabe …

Interface DocuWare: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que DocManagement offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel GED (gestion électronique des documents) :

Prise en main de DocuWare en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

docuware.com est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 18 455 639 045).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (docuware.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à DocuWare : les meilleurs logiciels GED

Voici notre sélection d’alternatives à DocuWare (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– LogicalDOC
– Zoho WorkDrive
– Tresorit
– DocStar ECM
– Bit.ai
– PandaDoc

GedZilla

Traxxeo

Zeendoc

DocuWare

Clust

Intalio

Youdoc

Dokmee

LogicalDOC

Comparatif Logiciels GED

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur DocuWare et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels GED (gestion électronique des documents) du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Play Store

8.2Notre avis

Notre avis DocuWare

Avec plusieurs centaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, DocuWare est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à analyser car il fait partie des meilleurs de sa catégorie : nous lui avons attribué la note de 8,2/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Multi-langue, Accès hors ligne, Reconnaissance optique de caractères, Autorisations basées sur les rôles…)

Fonctionnalités

8.2

Interface & Ergonomie

8.2

Intégrations & API

8.2

Sécurité & Support technique

8

Rapport Qualité / Prix

8.1

Avantages

• DocuWare est un logiciel GED (gestion électronique des documents) très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Archivage, Gestion des documents, Modèles de documents, Formulaires électroniques ...

Inconvénients

• L'entreprise dépend de l'éditeur SaaS pour les sauvegardes.