SmartFile

Notre avis sur SmartFile : un logiciel GED (gestion électronique des documents) à découvrir

Découvrir SmartFile: fonctionnalités & intégrations

SmartFile c’est quoi ?

SmartFile est un logiciel GED (gestion électronique des documents) en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 6 euros par utilisateur et par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Partage de fichiers, Stockage en ligne, Intergiciel, Fournisseurs de services gérés (MSP), L’administration du système ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 14 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Partage de fichiers, Stockage en ligne, Intergiciel, Fournisseurs de services gérés (MSP), Administration du système, Partage de fichiers sécurisé et conforme pour les entreprises …

SmartFile est un logiciel de gestion de fichiers basé sur le cloud et sur site qui aide les entreprises à gérer les opérations de partage de fichiers et de transfert de données. Les organisations peuvent envoyer, recevoir et gérer des fichiers via un ordinateur de bureau, des navigateurs ou des clients FTP. Le système suit et enregistre automatiquement les activités des utilisateurs pour garantir la conformité au RGPD et aux autres normes réglementaires. SmartFile permet aux responsables de fournir un accès basé sur les rôles aux employés, de définir une limite de téléchargement et de fixer une date d’expiration pour garantir un accès sécurisé aux données. Il offre une multitude de fonctionnalités telles que les alertes par e-mail, la gestion des versions et le verrouillage des fichiers, l’authentification unique (SSO), le transfert de fichiers restreint, le partage de dossiers, etc. De plus, des capacités de branding personnalisables permettent aux entreprises de concevoir un portail personnalisé avec un logo et des éléments personnalisés…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Archivage de documents
▶ Accès hors ligne
▶ Conservation des documents
▶ Récupération de fichier
▶ Suivi de la conformité
▶ Conversion de type de fichier
▶ Assemblage de documents
▶ Indexation de documents
▶ Contrôle de version
▶ signature électronique
▶ Outils de collaboration
▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Suivi d’activité
▶ Alertes/Notifications
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Gestion de la conformité
▶ Image de marque personnalisable
▶ Gestion de documents
▶ Glisser-déposer
▶ Chiffrement
▶ Gestion de fichiers
▶ Recherche en texte intégral
▶ Conforme HIPAA
▶ Accès mobile
▶ Sécurité SSL
▶ Rechercher/Filtrer
▶ Stockage sécurisé des données
▶ Authentification unique
▶ Gestion des utilisateurs
▶ Contrôle de version
▶ Gestion des flux de travail
▶ Authentification à 2 facteurs
▶ Intégration des e-mails
▶ Transfert de fichier
▶ Multi-utilisateur
▶ API disponible
▶ Intégrations externes

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique SmartFile doit pouvoir se connecter à des solutions tierces afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? Nous avons classé SmartFile dans la catégorie des logiciels GED (gestion électronique des documents) : Un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) est une application conçue pour capturer, stocker, gérer et organiser les documents numériques au sein d’une organisation.

On peut également classer ce logiciels dans 4 autres catégories : Logiciels GED (gestion électronique des documents) | Logiciels collaboratifs | Logiciels de stockage / partage fichiers | Logiciels de gestion de documents

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android.

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 6 euros par utilisateur et par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 14 jours

Notre avis sur SmartFile : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur SmartFile : Avec plusieurs dizaines d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartFile est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à explorer et nous lui avons attribué la note de 8,6/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Suivi de la conformité, Archivage de documents, Suivi de la conformité, Signature électronique…)

Smartfile fournit la plate-forme de gestion de fichiers la plus évolutive et la plus conforme. Consolidez les serveurs de fichiers, les serveurs FTP et d’autres services de partage de fichiers dans une seule application.

Ses avantages :

▲ Permet aux administrateurs de suivre l’activité des utilisateurs
▲ Prend en charge les API de développement qui aident les utilisateurs à modifier et à contrôler leur logiciel
▲ Aide les utilisateurs à personnaliser les fichiers et prend en charge les autorisations d’accès des utilisateurs
▲ Permet aux utilisateurs d’accéder aux fichiers en toute sécurité de n’importe où
▲ Permet aux entreprises de gérer et de partager des fichiers volumineux avec des employés et des utilisateurs externes
▲ Avis
▲ Partage de fichiers
▲ Historique/Contrôle de version
▲ Mot de passe & Gestion des accès
▲ Contrôles d’accès/Autorisations

Ses inconvénients :

▼ Les applications Saas sont souvent standardisées pour répondre aux besoins d’un maximum de clients.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur SmartFile sont nombreux et sont généralement positifs : « Rentable, facile à déployer et à utiliser avec nos clients, rapide »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre SmartFile avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

SmartFile est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme Vmware, Motorola, Castlight Health, Aramark ou bien encore Accenture …

Prix & Essai gratuit

Le prix de SmartFile est de 6 euros par utilisateur et par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours !

SmartFile : Prix des versions premiums

SmartFile est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Business: 6 euros par utilisateur et par mois
▶ Business Plus: 10 euros par utilisateur et par mois
▶ Business Unlimited: prix sur demande
▶ FileHub (On-Prem): prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 192 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel GED (gestion électronique des documents) coute en moyenne 46,08 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis très compétitif d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que SmartFile dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

SmartFile offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface SmartFile: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que SmartFile offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel GED (gestion électronique des documents) :

Prise en main de SmartFile en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

SmartFile est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 18 773 363 453).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (smartfile.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : gestion de fichiers, partage de fichiers, stockage de fichiers, transfert de fichiers, protocole de transfert de fichiers, téléchargement de fichiers, alternative au ftp, ftps, serveurs ftp, sauvegarde et restauration …

Alternatives à SmartFile : les meilleurs logiciels GED

Voici notre sélection d’alternatives à SmartFile (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– ExaVault Cloud FTP
– Google Drive
– Slack
– Google Workspace
– FileHold
– PandaDoc

GedZilla

Traxxeo

Zeendoc

DocuWare

Clust

Intalio

Youdoc

Dokmee

LogicalDOC

Comparatif Logiciels GED

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur SmartFile et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels GED (gestion électronique des documents) du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Page Facebook

8.6Notre avis

Notre avis SmartFile

Avec plusieurs dizaines d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, SmartFile est un logiciel GED (gestion électronique des documents) / logiciel collaboratif à explorer et nous lui avons attribué la note de 8,6/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Suivi de la conformité, Archivage de documents, Suivi de la conformité, Signature électronique…)

Fonctionnalités

8.6

Interface & Ergonomie

8.6

Intégrations & API

8.6

Sécurité & Support technique

8.4

Rapport Qualité / Prix

8.5

Avantages

• SmartFile est un logiciel GED (gestion électronique des documents) très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Accès hors ligne, Authentification, Avis, Historique/Contrôle de version ...

Inconvénients

• L'entreprise dépend de l'éditeur SaaS pour les mises à jour.