WhenToWork

Notre avis sur WhenToWork : un logiciel de planning à découvrir

Découvrir WhenToWork: fonctionnalités & intégrations

WhenToWork c’est quoi ?

WhenToWork est un logiciel de planning en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 15 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels des RH : Planification, Calendrier, Gestion des effectifs, Planification des employés, Planification RH ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 30 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Planification, Calendrier, Gestion des effectifs, Planification des employés, Planification RH, Notifications instantanées …

WhenToWork est une solution de planification des employés en ligne accessible en toute sécurité depuis n’importe quel endroit à l’aide d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile. Avec des fonctionnalités de planification en un clic et des notifications automatisées, il est conçu pour simplifier la planification pour les managers et les employés. WhenToWork convient aux entreprises de toute taille dans divers secteurs, notamment la vente au détail, l’éducation, les médias, le gouvernement, les services financiers et bien d’autres. Une application mobile est disponible pour les appareils iOS, Android, Windows et Blackberry. Avec cette solution, des plannings variés et répétitifs peuvent être facilement créés. Les quarts de travail des employés peuvent être ajoutés en tant que nouveaux ou importés à partir d’un modèle. Les gestionnaires peuvent attribuer manuellement les quarts de travail aux employés ou utiliser une fonction de remplissage automatique, qui empêche automatiquement les heures supplémentaires et identifie les conflits avec…

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Ses principales fonctionnalités :

▶ Suivi de la conformité
▶ Modèles prédéfinis
▶ Alertes/Notifications
▶ Planification automatisée
▶ Calendrier/Système de rappel
▶ Import / Export de données
▶ Glisser-déposer
▶ Gestion des e-mails
▶ Planification des employés
▶ Suivi du temps des employés
▶ Accès mobile
▶ Multi-emplacement
▶ Reservation en ligne
▶ Planification en temps réel
▶ Rappels
▶ Rapports et statistiques
▶ Messagerie SMS
▶ Planifier la distribution
▶ Planification
▶ Changement d’équipe
▶ Demandes de congé
▶ Suivi des vacances/congés
▶ Multi-utilisateur
▶ Base de données
▶ Tableau de bord
▶ Visualisation de données
▶ Intégration des employés
▶ Avis
▶ Suivi des candidatures
▶ Exportation de données
▶ Intégrations externes
▶ Intégration
▶ Planification
▶ Tableau de bord d’activité
▶ Portail libre-service
▶ Rapports et statistiques
▶ Intégrations tierces
▶ Alertes/Notifications
▶ Rapports personnalisables
▶ Base de données des employés

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique WhenToWork doit pouvoir se connecter à des solutions tierces afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ? Nous avons classé WhenToWork dans la catégorie des logiciels de planning : Un logiciel de planning est une application utilisée pour organiser, coordonner, et gérer les horaires, les tâches, et les ressources au sein d’une organisation ou pour des projets spécifiques.

On peut également classer ce logiciels dans 6 autres catégories : Logiciels de gestion du personnel | Logiciels de planning | Logiciels de planning du personnel | Logiciels de calendrier / agenda | Logiciels RH (gestion des ressources humaines) | Logiciels de gestion des ressources

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des professionnels des ressources humaines et gestionnnaires RH d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Enseignement supérieur, Hôpitaux et soins de santé …

▶ Tarifs : à partir de 15 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 30 jours

Notre avis sur WhenToWork : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur WhenToWork : Avec une centaine d’avis en ligne déposés par des utilisateurs, WhenToWork est un logiciel de gestion du personnel / logiciel de planning à estimer et nous lui avons attribué la note de 7,9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Créateur d’horaires des employés, Interface de planification par glisser-déposer, Accès en ligne aux horaires, Personnalisation du planning…)

Whentowork est un logiciel de surveillance en ligne des employés, qui aide les petites entreprises à optimiser leur processus de planification de la main-d’oeuvre.

Ses avantages :

▲ Facilité d’utilisation : De nombreux utilisateurs apprécient l’interface simple et intuitive de WhenToWork. Elle permet aux responsables de créer, d’afficher et d’ajuster facilement les plannings, ce qui la rend accessible même à ceux qui ne sont pas très férus de technologie.
▲ Flexibilité dans la planification : WhenToWork permet aux employés de définir leur disponibilité, de demander des congés et même d’échanger des quarts de travail avec d’autres, ce qui ajoute de la flexibilité au processus de planification. Cette fonctionnalité est très appréciée car elle permet aux employés de mieux contrôler leurs heures de travail, ce qui peut conduire à une plus grande satisfaction au travail.
▲ Communication en temps réel : la plateforme comprend des outils de communication robustes, tels que la messagerie directe et les tableaux d’affichage, qui permettent de tenir tout le monde informé des changements d’horaire, des ouvertures de postes et d’autres mises à jour importantes. Cette fonctionnalité est essentielle pour maintenir le bon fonctionnement des opérations et des réponses rapides aux ajustements d’horaire.
▲ Accessibilité mobile : L’application mobile permet aux gestionnaires et aux employés d’accéder aux horaires et d’effectuer des modifications en déplacement. Cette mobilité constitue un avantage considérable pour ceux qui doivent gérer leurs horaires ou réagir aux changements lorsqu’ils sont loin d’un ordinateur.
▲ Rentable : Comparé à d’autres solutions de gestion des effectifs, WhenToWork est généralement considéré comme plus abordable, ce qui en fait un bon choix pour les petites et moyennes entreprises. Il propose différents niveaux de prix en fonction du nombre d’employés, avec des fonctionnalités évolutives en conséquence.

Ses inconvénients :

▼ Interface obsolète : Bien que fonctionnelle, l’interface utilisateur de WhenToWork a été critiquée pour son caractère obsolète. Certains utilisateurs la trouvent moins attrayante visuellement et notent qu’elle ressemble à un logiciel d’une époque antérieure.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur WhenToWork sont assez nombreux et sont généralement positifs : « J’utilise When to Work depuis environ 6 ans. Au début, c’était uniquement en ligne, mais maintenant qu’il existe une application, c’est devenu FACILE ! »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre WhenToWork avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

WhenToWork est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde, et notamment des entreprises comme The Magic house, Extravagante, Laniar, Sstrinity ou bien encore Dartmouth …

Prix & Essai gratuit

Le prix de WhenToWork est de 15 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours !

WhenToWork : Prix des versions premiums

WhenToWork est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Subscription: 15 euros par mois
▶ Pro: 30 euros par utilisateur et par mois
▶ Enterprise: 49 euros par utilisateur et par mois
▶ Premium: 72 euros par utilisateur et par mois

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 1877 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de gestion du personnel coute en moyenne 55,67 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis très compétitif d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que WhenToWork dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

WhenToWork offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface WhenToWork: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que WhenToWork offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de planning :

Prise en main de WhenToWork en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

WhenToWork est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (whentowork.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à WhenToWork : les meilleurs logiciels de planning

Voici notre sélection d’alternatives à WhenToWork (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– 7shifts
– Bookafy
– Deputy
– Jobber
– HoneyBook
– Appointy

Traxxeo

Doodle

Vyte

Lemcal

PlanningPME

Reservio

TIMIFY

YouCanBook.Me

Dalyo Clean

Comparatif Logiciels de planning

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur WhenToWork et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de planning du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. App Store
4. Play Store
5. Page Facebook

7.9Notre avis

Notre avis WhenToWork

Avec une centaine d'avis en ligne déposés par des utilisateurs, WhenToWork est un logiciel de gestion du personnel / logiciel de planning à estimer et nous lui avons attribué la note de 7,9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Créateur d'horaires des employés, Interface de planification par glisser-déposer, Accès en ligne aux horaires, Personnalisation du planning…)

Fonctionnalités

7.9

Interface & Ergonomie

7.9

Intégrations & API

7.9

Sécurité & Support technique

7.7

Rapport Qualité / Prix

7.8

Avantages

• WhenToWork est un logiciel de gestion du personnel très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Gestion des absences, Alertes - notifications - rappels, Import/Export de données, Planification en temps réel ...

Inconvénients

• L'assistance technique peut être limitée.