eFileCabinet

Notre avis sur eFileCabinet : un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) à découvrir

Découvrir eFileCabinet: fonctionnalités & intégrations

eFileCabinet c’est quoi ?

eFileCabinet est un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) en mode SaaS dont les prix débutent à partir de 55 euros par mois, et qui est utilisé principalement par des entreprises et professionnels : Signature numérique, Salle de données virtuelle, Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise, Partage de fichiers ….

Ce logiciel dispose d’une offre d’essai gratuit de 14 jours pour vous permettre de tester ses fonctionnalités : Signature numérique, Salle de données virtuelle, Gestion de documents, Gestion de contenu d’entreprise, Partage de fichiers, Assemblage de documents …

Le produit phare d’eFileCabinet est Rubex, un système de gestion de documents en nuage qui combine des outils avancés d’OCR et d’automatisation pour le classement numérique et le partage sécurisé de fichiers. Rubex aide non seulement les entreprises à se passer de papier, mais il élimine également une variété de tâches redondantes et de fonctions administratives telles que la saisie manuelle des données. À l’aide de modèles de formulaires standard, les nouveaux documents téléchargés sur Rubex sont automatiquement nommés et classés dans le bon dossier en fonction du contenu du document. Le système peut même créer de nouvelles structures de dossiers lorsque de nouveaux types de documents sont téléchargés. Les outils de workflow vous permettent d’automatiser davantage vos processus de gestion de documents. Rubex fournit également un partage de fichiers sécurisé qui vous permet d’envoyer facilement des documents cryptés à n’importe qui.

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Ses principales fonctionnalités :

▶ API disponible
▶ Contrôles d’accès/Autorisations
▶ Intégration Active Directory
▶ Alertes/Notifications
▶ Archivage et conservation
▶ Gestion des audits
▶ Piste d’audit
▶ Authentification
▶ Sauvegarde automatique
▶ Outils de collaboration
▶ Gestion de la conformité
▶ Suivi de la conformité
▶ Flux de travail configurable
▶ Bibliothèque de contenu
▶ Gestion de contenu
▶ Gestion des contrats/licences
▶ Image de marque personnalisable
▶ Modèles personnalisables
▶ Sécurité des données
▶ Synchronisation des données
▶ Gestion des actifs numériques
▶ Signature numérique
▶ Analyse de documents
▶ Capture de documents
▶ Classement des documents
▶ Génération de documents
▶ Gestion de documents
▶ Revision de document
▶ Stockage de documents
▶ Modèles de documents
▶ Glisser-déposer
▶ signature électronique
▶ Chiffrement
▶ Conversion de fichiers
▶ Récupération de fichier
▶ Partage de fichiers
▶ Recherche en texte intégral
▶ Conforme HIPAA
▶ Gouvernance des informations
▶ Messagerie

Les intégrations tierces & APIs :

D’après sa fiche technique eFileCabinet peut se connecter à plus de 2 solutions tierces comme CRM, DocuSign, ou encore Salesforce afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités. Ce logiciel dispose également d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure.

– DocuSign
– Salesforce
– CRM
 

Caractéristiques :

▶ Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs numériques ? Nous avons classé eFileCabinet dans la catégorie des logiciels de gestion des actifs numériques (DAM) : Un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM, pour Digital Asset Management) est une solution qui centralise, organise, et gère les actifs numériques d’une organisation, tels que les images, vidéos, documents, et autres fichiers multimédias.

On peut également classer ce logiciels dans 5 autres catégories : Logiciels de stockage / partage fichiers | Logiciels de gestion de documents | Logiciels de gestion des actifs numériques (DAM) | Logiciels collaboratifs | Logiciels de marketing

▶ Compatibilité : il s’agit d’un progiciel SaaS accessible depuis un navigateur (compatible Windows & Mac)

▶ Application mobile : ce logiciel dispose d’une application mobile pour Android et pour iOS (iPhone et iPad).

▶ Utilisateurs : principalement des employés et salariés d’Administrations, Artisans, Associations, Commerçants, Indépendants, ETI, Grande entreprises, PME, Startups et de TPE des secteurs Services, Industrie …

▶ Tarifs : à partir de 55 euros par mois

▶ Offre d’essai gratuite : oui, pendant 14 jours

Notre avis sur eFileCabinet : avantages & inconvénients

Voici notre avis sur eFileCabinet : Avec plus de mille avis en ligne déposés par des utilisateurs, eFileCabinet est un logiciel de stockage / partage fichiers / logiciel de gestion de documents relativement apprécié et nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d’un certain nombre d’avantages et fonctionnalités (Authentification à deux facteurs, Contrôle de version, Gestion des flux de travail, Authentification à 2 facteurs…)

Une solution de gestion de documents qui combine une reconnaissance optique des caractères avancée, un partage de fichiers sécurisé et de puissants outils d’automatisation des flux de travail pour transformer la façon dont votre entreprise traite les documents.

Ses avantages :

▲ La solution offre plusieurs fonctionnalités de sécurité telles que la sécurité basée sur les rôles, la conservation des documents, les essais d’audit et la sécurité SSL qui la rendent entièrement conforme aux lois HIPAA.
▲ eFileCabinet permet aux utilisateurs de créer des tableaux de bord configurables, de définir des rappels automatiques et d’extraire des rapports liés à des points de données spécifiques.
▲ eFileCabinet prend en charge la gestion automatisée des flux de travail qui permet aux documents d’être automatiquement acheminés pour approbation, évaluation, révision ou collaboration.
▲ Pour la transmission sécurisée de fichiers via l’eFileCabinet SecureDrawer, la solution permet aux utilisateurs de collecter les signatures numériques des clients et des collègues.
▲ eFileCabinet permet aux utilisateurs de créer des fichiers numériques qui peuvent être stockés, transférés et recherchés en toute sécurité pour parcourir et visualiser rapidement les données.
▲ Gestion des métadonnées
▲ Accès mobile
▲ Capture de signature mobile
▲ Signature multipartite
▲ Accès hors ligne

Ses inconvénients :

▼ Une connexion Internet stable est nécessaire pour utiliser une application SaaS.

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Les avis des utilisateurs & références clients :

Les avis en ligne sur eFileCabinet sont très nombreux et sont généralement positifs :

« Les principaux avantages d’eFileCabinet sont ses options de déploiement flexibles car il aide les entreprises sur leurs propres ordinateurs ou via un serveur cloud ; compatibilité avec les appareils mobiles et autres applications professionnelles grâce à son API ouverte ; et des packages d’applications abordables avec support client pour les demandes liées à l’exploitation. Rien. J’aimerais pouvoir dire quelque chose de bien à propos de ce logiciel, mais ce n’est pas le cas. »

N’hésitez pas à donner vous aussi votre eFileCabinet avis en commentaire : évaluez son rapport qualité/prix, sa richesse fonctionnelle, sa facilité d’utilisation …

Références clients

eFileCabinet est un progiciel normalement utilisé exclusivement par des professionnels. L’éditeur revendique de nombreux utilisateurs en France et dans le monde.

Prix & Essai gratuit

Le prix de eFileCabinet est de 55 euros par mois dans sa version standard, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours !

eFileCabinet : Prix des versions premiums

eFileCabinet est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs tarifs / plans sont disponibles en fonction de différents critères (comme le nombre de fonctionnalités, des quotas, la durée d’engagement …) :

▶ Advantage: 55 euros par mois
▶ Business: 99 euros par utilisateur et par mois
▶ Unlimited: 199 euros par utilisateur et par mois
▶ Enterprise: prix sur demande

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Pricing plan / Grille tarifaire complète

Note sur ces tarifs : ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels. Nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils varient en fonction du nombre de licences et du nombre d’options), mais aussi pour bénéficier d’une offre d’essai gratuite.

Après avoir analysé les prix de 290 logiciels nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de stockage / partage fichiers coute en moyenne 31,8 euros par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes).

Ce logiciel professionnel est donc à notre avis légèrement plus cher d’un point de vue tarifaire.

Soulignons également que Revver dispose d’une version entièrement gratuite, ce qui est très utile si vous n’avez pas de gros besoins (les fonctionnalités sont limitées) ou si vous voulez le tester avant de l’acheter.

Précisons enfin qu’il est possible d’économiser de 10 à 30% sur ces prix en contrepartie d’un engagement annuel (ou via un code promo)

Interface & Ergonomie

eFileCabinet offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en anglais.

Interface eFileCabinet: fonctionnalités, prix, alternatives

Nous pensons que Revver offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) :

Prise en main de eFileCabinet en vidéo

Ergonomie de l'interface

Support technique, sécurité & hébergement

Sécurité & hébergement des données :

efilecabinet.com est un logiciel SaaS hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique :

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : 18 775 745 505).

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site (efilecabinet.com), via des vidéos, des webinars …

Mots clés utilisés par l’éditeur : SaaS

Alternatives à eFileCabinet : les meilleurs logiciels de gestion des actifs numériques

Voici notre sélection d’alternatives à eFileCabinet (logiciels avec des fonctionnalités similaires) :

– DocuWare
– M-Files
– Zoho Docs
– PandaDoc
– Tungsten CloudDocs
– ArchBee

Bynder

Cloudimage

Frontify

Wedia

Adobe Experience Manager

Filerobot

Kanbanize

Mosaic

Phraseanet

Comparatif Logiciels de gestion des actifs numériques

Méthodologie & Sources

J’ai rédigé cet article sur eFileCabinet et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différents logiciels de gestion des actifs numériques (DAM) du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

Par ailleurs, certains articles comme celui-ci peuvent contenir un lien d’affiliation : le prix reste identique mais l’éditeur peut nous reverser une commission lors d’un achat réalisé depuis un lien présent sur notre site.

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations :

1. Site Internet
2. Page des tarifs
3. Profil LinkedIn
4. Compte X
5. Compte Instagram

9Notre avis

Notre avis eFileCabinet

Avec plus de mille avis en ligne déposés par des utilisateurs, eFileCabinet est un logiciel de stockage / partage fichiers / logiciel de gestion de documents relativement apprécié et nous lui avons attribué la note de 9/10 car il dispose d'un certain nombres d'avantages et fonctionnalités (Authentification à deux facteurs, Contrôle de version, Gestion des flux de travail, Authentification à 2 facteurs…)

Fonctionnalités

9

Interface & Ergonomie

9

Intégrations & API

9

Sécurité & Support technique

8.8

Rapport Qualité / Prix

8.9

Avantages

• eFileCabinet est un logiciel de stockage / partage fichiers très populaire que l'on peut essayer gratuitement afin de tester ses nombreuses fonctionnalités : Accès hors ligne, Authentification, Gestion des métadonnées, Capture de signature mobile ...

Inconvénients

• Bien qu'un éditeur SaaS promette un temps de disponibilité élevé, il peut toujours y avoir des pannes.