L’approche processus est une méthode structurée permettant à une organisation de cartographier ses activités, d’optimiser ses flux de travail, d’identifier les inefficacités et d’améliorer globalement sa performance. Pour la mettre en œuvre de manière efficace, il existe plusieurs étapes clés:
1. Identifier les processus
La première tâche consiste à recenser et à identifier les processus de l’organisation. Cela implique de repérer les grands types de processus : ceux de réalisation (ceux qui créent directement de la valeur pour le client ou fabriquent le produit/service), ceux de support (qui fournissent des ressources ou soutiennent les activités) et ceux de management (qui pilotent ou dirigent l’organisation). Il s’agit aussi de faire dialoguer les acteurs concernés afin de collecter leur vision du terrain et de garantir que la liste couvre les activités clés. Il est essentiel que cette identification soit inclusive et fédératrice pour assurer l’adhésion des collaborateurs.
2. Formaliser chaque processus
Une fois les processus identifiés, la seconde étape est leur formalisation. Cela veut dire les décrire à travers des fiches processus ou des documents structurés, indiquant la finalité de chaque processus, les entrées et sorties, les activités à réaliser, les ressources mobilisées, les rôles et responsabilités, les indicateurs de performance (KPI) et les risques associés. Cette formalisation permet de donner de la visibilité à tous les acteurs, de clarifier les attentes et d’assurer une base commune de compréhension.
3. Cartographier les processus
La troisième étape consiste à cartographier les processus de manière graphique et synthétique pour les schématiser. La cartographie se présente sous forme de schémas ou diagrammes représentant les interactions entre processus, les flux d’entrée, les flux de sortie, les ressources, les services impliqués, et les liens entre les différentes activités.
Cette représentation visuelle joue un rôle fondamental dans la compréhension transversale de l’organisation, facilite la communication interne, les audits ou la conformité règlementaire, et permet de visualiser les enchaînements et interfaces entre unités ou départements.
4. Déployer et piloter
Avec les processus définis et cartographiés, l’étape suivante est la mise en œuvre opérationnelle : déployer les processus auprès des équipes concernées, s’assurer que les ressources nécessaires sont disponibles, tester les processus et suivre leur application concrète. Le pilotage implique d’affecter un pilote à chaque processus, de fixer des indicateurs de suivi, d’instaurer un tableau de bord ou dispositif de mesure, et de veiller à ce que la coordination et le suivi soient assurés par le management. Sans ce pilotage, la formalisation reste théorique et ne produit pas d’effet tangible.
5. Analyser et améliorer en continu
La dernière étape, essentielle pour durablement gagner en performance, est l’analyse et l’amélioration continue des processus. Cela consiste à suivre régulièrement les indicateurs de performance, à procéder à des audits internes ou des retours d’expérience, à identifier les dysfonctionnements, les goulots d’étranglement ou les écarts entre ce qui est prévu et ce qui est réellement appliqué. À partir de cette analyse, des actions correctives ou d’amélioration sont mises en œuvre. La démarche ne s’arrête pas à une simple « mise en place » : elle devient un cycle d’amélioration permanente.
Quel logiciel pour cette approche processus ?
Agilium SMQ est une solution complète dédiée aux responsables qualité souhaitant structurer, piloter et améliorer leurs processus. Son module de cartographie offre une vision globale et intuitive de l’organisation, facilitant la compréhension des interactions et la diffusion des procédures.
Le logiciel intègre également une gestion documentaire avancée, permettant d’automatiser le contrôle, la mise à jour et l’accessibilité des documents, un atout pour réduire les risques de non-conformité. Il propose en outre des outils dédiés à la planification et au suivi des audits internes, rendant plus simple l’identification précoce des écarts.
La gestion des non-conformités et des actions correctives est structurée grâce à un système centralisé qui trace, analyse et suit chaque incident jusqu’à sa résolution.
Agilium SMQ inclut aussi un module d’évaluation des fournisseurs, indispensable pour mesurer leur performance et sécuriser la qualité des approvisionnements.
Enfin, des tableaux de bord personnalisables et des indicateurs de performance permettent aux équipes de suivre efficacement l’évolution des processus et d’appuyer les décisions stratégiques. L’ensemble compose une plateforme cohérente et robuste pour renforcer la qualité opérationnelle et soutenir une amélioration continue durable.
