GedZilla

Présentation de GedZilla

GedZilla est un logiciel GED français destiné aux TPE/PME de tous secteurs d’activité.

GedZilla est un logiciel de gestion électronique des documents permettant :

– De stocker tous types de documents professionnels et de les classer automatiquement selon une arborescence structurante,
– Gérer en un seul endroit votre ou vos différents établissements,
– De retrouver un document parmi des milliers grâce à son moteur de recherche performant,
– De partager des dossiers avec d’autres collaborateurs,
– De créer très facilement des devis, factures …
– De gérer une base de données de clients, vendeurs, produits, abonnements,
– De suivre et gérer ses dépenses grâce à l’outil de suivi,
– De suivre ses contrats fournisseurs,
…

Vous pouvez essayer gratuitement GedZilla pendant 15 jours, sans carte bancaire, avant de choisir l’offre qui vous convient le mieux : à partir de 39,90 euros HT par mois (sans engagement).

Avantages de GedZilla

– Logiciel 100% français
– Hébergement des données en France sur 3 serveurs différents (certifiés ISO/IEC et CSA STAR)
– Certification HDS,
– Gestion de tous les documents de l’entreprise
– Moteur de recherche puissant pour retrouver un document rapidement
– Création de workflows, partage de dossiers
– Gestion des droits et accès,
– Offre sans engagement et modulable d’un mois à l’autre
– Essai gratuit de 15 jours sans carte bancaire
…

Fonctionnalités de GedZilla

GedZilla : fonctionnalités

Gestion des documents

La gestion électronique de vos documents avec GedZilla améliore votre productivité :

– Reconnaissance et extraction automatisée des informations importantes de vos documents grâce à la reconnaissance de caractère (OCR) couplé à de l’IA
– Élimination de la saisie manuelle et réduction des erreurs de transcription grâce à l’IA
– Indexation et classement automatique des documents
– Création de workflows personnalisables
– Attribution automatisée de tâches à vos collaborateurs
– Visualisation en temps réel de l’avancée de votre flux de travail
– Visualisation de l’évolution de vos dépenses en temps réel
– Visualisation en temps réel des contrats fournisseurs en cours
– Comparaison des coûts de vos fournisseurs sur plusieurs années
– Gestion de la signature électronique
…

Analyse de vos documents via la Bannette :

Avec GedZilla vous pouvez ajouter facilement vos documents :

– En les uploadant directement via l’interface
– En les envoyant par email (GedZilla créé automatiquement une adresse personnalisable : xx @ box.gedzilla.com)
– Vos fournisseurs peuvent également utiliser cette adresse pour vous envoyer les factures : leurs documents apparaitront dans votre bannette pour les classer
– Via une fonctionnalité scan to mail
– Depuis l’application mobile

Lors de l’intégration de vos documents dans la bannette, GedZilla utilise des fonctionnalités d’OCR et d’intelligence artificielle pour lire et analyser les documents pdf et image. GedZilla reconnaît le type de document et permet de remplir automatiquement les champs associés (ex. : date, nom du fournisseur, montants, …). L’intelligence artificielle va au-delà de la simple reconnaissance optique de caractères (OCR) en analysant les informations. Par exemple, si une facture est émise le 5 du mois avec une mention de paiement à 30 jours, l’IA calculera automatiquement la date d’échéance, contrairement à l’OCR qui se limite à identifier les caractères sans interpréter leur signification. Cela est également transposable sur la gestion des contrats.

Si vous avez des catégories de documents ou champs spécifiques à votre entreprise (hors documents natifs reconnus par GedZilla), vous pouvez demander à l’équipe GedZilla de les intégrer (afin qu’ils soient eux aussi reconnus automatiquement par l’IA, sinon il vous faudra les remplir manuellement) afin de gagner du temps dans l’indexation de vos documents.

Gestion des dossiers

Une fois analysés et classés, GedZilla permet de classer automatiquement tous vos documents dans une arborescence structurante générée automatiquement (par exemple : factures > fournisseurs > 2024 > janvier), ce qui unifie votre système de classement et vous permettra de retrouver facilement vos documents en naviguant dans l’arborescence.

GedZilla vous donne aussi la liberté de créer vos propres dossiers et ainsi charger différents documents sans passer par la bannette.

Le + de GedZilla : Parce que tous les documents n’ont pas la même utilité, ceux qui ne sont pas analysés par l’IA (via la bannette) ne sont pas comptabilisés dans le forfait (vous pouvez par exemple stocker tous vos PV d’AG ou comptes-rendus de réunion sans analyse). En clair pas besoin de vous limiter pour le stockage !

Vos dossiers peuvent être partagés avec d’autres collaborateurs ou personnes extérieurs avec des droits à définir. L’avantage de GedZilla est de permettre de gérer les accès à chaque niveau d’arborescence.

Moteur de recherche

Une fois classés, le moteur de recherche de GedZilla permet de retrouver votre document en quelques clics grâce à :

– la recherche par mot clé dans le contenu de votre document
– la recherche par date
– la recherche par montant
– la recherche par catégorie de document
– la recherche via des filtres sur les champs indexés
…

Gestion des Workflows (tâches)

Que ce soit dans la bannette ou directement dans vos dossiers, vous pouvez ajouter des workflows sur vos documents intégrant plusieurs étapes (vérification, validation, paiement, signature) : ainsi un nouveau document peut d’abord être validé par un premier collaborateur, puis signé par un deuxième collaborateur, avant qu’un troisième collaborateur n’effectue le paiement … Chaque document à traiter apparait automatiquement dans la bannette du collaborateur concerné.

De plus chaque collaborateur peut suivre très facilement les tâches à réaliser.

Vous êtes totalement autonome pour créer de nouveaux workflows, ajouter des délais de traitement, personnaliser les destinataires …

GedZilla intègre le service de signature électronique et propose plusieurs packs en fonction des besoins. Les signatures électroniques achetées sont alors valables pendant six mois et peuvent être utilisées en interne ou en externe (par exemple pour envoyer un devis à un client, qu’il pourra signer électroniquement ou encore faire signer un contrat).

Gestion des dépenses

Grâce à une indexation maîtrisée de vos documents, GedZilla permet une analyse de toutes vos dépenses et génère automatiquement un récapitulatif et un graphique par date, par fournisseurs et tags pour vous assurer un suivi en temps réel.

La fonction d’ajout de tags à certains documents permet d’avoir une vision plus analytique selon les données qui vous intéressent (par exemple pour connaitre toutes les dépenses de restauration d’un salarié : #restauration #Dupont)

Le petit + : Vous devez réaliser une présentation et travailler les données, en un clic vous récupérez facilement les index de vos documents en format CSV (avec les champs : dates, montants …) pour pouvoir les réutiliser dans Excel pour faire vos graphiques et autres…

Suivi des contrats

Lors de l’intégration des documents il est possible de définir le document comme contrat et l’indexation permettra de définir la date d’échéances de vos contrats fournisseurs. Il est ainsi possible de générer en un clic un tableau récapitulatif reprenant les fournisseurs, date de début et de fin de contrat et de programmer.

La gestion des contrats fournisseurs constitue un atout majeur de GedZilla. En centralisant et en organisant les contrats, la solution permet de suivre les échéances, de gérer les renégociations et de ne jamais manquer de deadlines cruciales.

Gestion des accès

Il est possible de définir précisément qui peut accéder à l’application ainsi qu’à vos documents. Les fonctionnalités de gestion des droits d’accès permettent de restreindre l’accès aux utilisateurs autorisés, offrant une couche supplémentaire de sécurité.

3 types d’accès :

– Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités et documents.
– Utilisateur : Accès limité aux dossiers spécifiques et aux tâches assignées.
– Consultation : Permet uniquement la consultation, le téléchargement et l’envoi par mail des documents partagés (ex. pour l’expert-comptable, pour les salariés pour consulter leur fiche de paie de manière sécurisée,…)

Gestion commerciale

GedZilla permet également d’accéder à des fonctionnalités pour votre gestion commerciale.

Création de devis, factures, avoirs et gestion d’abonnement, vous retrouverez le B.a.ba pour la gestion de vos prospects et clients !

Une facilité de prise en main est incluse dans la GED.

Gestion des produits

GedZilla permet de créer un catalogue de produits et services à usage interne. Vous pouvez créer des fiches produits avec un nom, un descriptif, un prix unitaire et un taux de TVA modulable.

Gestion des vendeurs

GedZilla permet également de créer des fiches vendeurs pour chacun de vos points de vente : raison sociale, numéro de TVA, SIREN, coordonnées bancaires …

Création de devis

Une fois que vous avez configuré vos produits ainsi que vos vendeurs, vous pouvez créer des devis en quelques clics : il suffit d’utiliser une liste déroulante pour sélectionner le nom du vendeur responsable de la vente, le nom du prospect / client, et de lister les produits et services faisant l’objet du devis.

Vous pouvez ensuite modifier les quantités, offrir une remise, ajouter des conditions de paiement, ajouter des documents en pièce jointe ainsi qu’un commentaire …

Avant de finaliser votre devis GedZilla offre une vue intermédiaire très pratique qui permet de visualiser le futur devis mis en forme : il ne reste plus qu’à le valider pour l’envoyer par email et pour le stocker dans vos dossiers.

Vous pourrez ensuite utiliser GedZilla pour l’envoi pour signature électronique à votre client.

Gestion des clients

GedZilla permet de créer une base de données de clients et prospects. Chaque fiche client comprend des informations essentielles comme le nom de l’entreprise, le nom du contact, l’adresse du siège social, le numéro de téléphone, l’adresse email …

Création de factures

GedZilla : factures
La création de factures est aussi simple que la création de devis. Vous pouvez d’ailleurs reprendre un devis accepté par un client pour le transformer automatiquement en facture.

Gestion des avoirs, paiements et abonnements

GedZilla permet également de créer des avoirs, de suivre des abonnements (avec des paiements récurrents), et de suivre les paiements faits par vos clients.

Comptabilité

Pour faciliter la gestion de votre comptabilité, GedZilla propose 3 solutions :

1. Une fonction de pré-saisie comptable : il faut paramétrer dans son espace comptabilité : le Siret, télécharger son FEC (Fichier des écritures comptables extrait du logiciel de compta à préciser) et indiquer le nom du logiciel comptable utilisé par vous ou votre expert-comptable. Vous pourrez ensuite, quand vous le souhaitez, envoyer les pièces (Factures fournisseurs/client) pour comptabilité. GedZilla va ainsi créer un export dans l’espace compta de la GED et envoyer toutes les pièces du dossier qui n’ont pas encore été envoyées précédemment pour comptabilité (fonctionnement avec un système de tags pour le suivi et éviter les doublons). GedZilla fournira sous 48h dans l’espace comptabilité, un export à télécharger (fichier avec les écritures comptables) pour l’intégrer en un clic à votre logiciel comptable.

2.Vous avez pour habitude d’envoyer par mail vos pièces comptables à votre expert, dans ce cas il suffit de renseigner l’adresse mail où envoyer les pièces et lors du classement, GedZilla enverra automatiquement la pièce sur l’adresse indiquée et apposera un tag « comptabilisé » sur le document pour avoir un suivi.

3.Votre expert-comptable demande le téléchargement des pièces comptable sur son espace d’échange mais a besoin, en cas d’absence de certaines pièces, de pouvoir facilement les retrouver. Dans ce cas, pouvez ouvrir un accès de consultation à votre expert-comptable et lui donner accès aux dossiers qui le concerne (pièces comptables uniquement) afin qu’il récupère, quand il en a besoin, les factures et justificatifs de paiement souhaités.

Le module de comptabilité est disponible en option (25 € HT par mois).

GedZilla permet d’exporter facilement des données vers les principaux logiciels comptables : Isacompta, Tiime, Quickbooks, EBP, Cegid …

Application mobile

GedZilla comprend une application mobile pour smartphone Android et iPhone (prochainement) qui permet notamment de :

– Scanner vos documents (par exemple une note de frais)
– Stocker vos documents en ligne
– Accéder à vos documents à distance
…

GedZilla respecte la législation RGPD : accès sécurisé, chiffrement des données, hébergement des données en France sur trois serveurs différents …

De plus, pour les métiers de la santé, GedZilla bénéficie de la certification HDS (Hautes données de santé).

Interface & Démo

Interface de GedZilla :

Vous pouvez demander une démo de l’outil en prenant directement rdv avec un expert via le lien suivant : Prendre rdv

Démo vidéo de GedZilla :

Vidéo #1 : GedZilla by Numerize : L’ère nouvelle de la Gestion Électronique de Documents (GED)

Prix de GedZilla

GedZilla est disponible à partir de 39,90 euros HT par utilisateur et par mois et dispose d’une offre d’essai gratuite de 15 jours (pas besoin de carte bancaire)

L’avantage est que l’abonnement est modulable mois par mois selon les besoins.

GedZilla : prix

– 1 utilisateur (accès expert-comptable offert ainsi que 5 accès de consultation par utilisateur) + 100 pages entrantes par mois + 100 Go de stockage : 39,90 euros HT par mois

– 2 utilisateurs (accès expert-comptable offert ainsi que 5 accès de consultation par utilisateur) + 100 pages entrantes par mois + 100 Go de stockage : 49,90 euros HT par mois

– Sans engagement, l’abonnement est modulable selon vos besoins en nombre d’utilisateurs et de pages.

Le petit + chez Numerize

Numerize, des solutions vers le zéro papier !

Numerize, des solutions vers le zéro papier !

Numerize accompagne les entreprises, collectivités depuis 2008 dans l’intégralité de l’organisation du cycle de vie de leurs documents. De la numérisation à la Gestion Électronique des Documents en passant par l’archivage et la destruction, c’est un service complet. Grâce à une équipe experte et dynamique, vos projets sont menés de A à Z ! 

Notre avis sur GedZilla

GedZilla est un logiciel GED à découvrir, d’autant plus que vous pouvez le tester gratuitement pendant 15 jours. Il offre de nombreuses fonctionnalités pour les entreprises : gestion des documents avec l’intelligence artificielle, moteur de recherche très performant, gestion commerciale, personnalisation de workflows, travail collaboratif …

GedZilla : avis

10Notre avis

Notre avis sur GedZilla

GedZilla est un logiciel GED à découvrir, d'autant plus que vous pouvez le tester gratuitement pendant 15 jours. Il offre de nombreuses fonctionnalités pour les entreprises : gestion des documents avec l'intelligence artificielle, moteur de recherche très performant, gestion commerciale, personnalisation de workflows, travail collaboratif ...

Fonctionnalités

10

Interface & Ergonomie

10

Intégrations & API

10

Sécurité & Support technique

10

Rapport Qualité / Prix

10

Avantages

• Logiciel 100% français
• Hébergement des données en France sur 3 serveurs différents (certifiés ISO/IEC et CSA STAR)
• Certification HDS,
• Gestion de tous les documents de l’entreprise
• Moteur de recherche puissant pour retrouver un document rapidement
• Création de workflows, partage de dossiers
• Gestion des droits et accès,
• Offre sans engagement et modulable d’un mois à l’autre
• Essai gratuit de 15 jours sans carte bancaire