Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED)
Définition : Qu’est-ce que la GED ?
Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un logiciel d’entreprise qui permet de gérer tous les documents au format électronique, et notamment :
– La création de documents de différents formats (texte, tableur, présentation, image …) et aux différents objectifs (devis, facture, notice d’utilisation, documentation commerciale …)
– La création de documents préfabriqués, et donc prêts à l’emploi (on parle de modèle, ou de template)
– La numérisation de documents papiers vers un format informatique (par exemple en pdf)
– Le stockage de ces documents sur un serveur d’entreprise ou dans le cloud
– La sécurisation des données stockées sur un serveur / dans le cloud (chiffrement, protection par mot de passe, droits d’accès des utilisateurs …)
– L’indexation de ces documents, et notamment la reconnaissance de caractère pour pouvoir faire des recherches par mot clé via un moteur de recherche
– L’organisation des documents : archivage, classements selon différents critères …
– La consultation en ligne des documents depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone (avec une visionneuse de documents)
– La création d’un historique de tous les documents de l’entreprise
– La gestion du cycle de vie des documents
– Sans GED, il sera très difficile de passer à la signature électronique
Outre ces fonctionnalités, un logiciel GED peut aussi en apporter d’autres :
– Facilitation du travail collaboratif entre collaborateurs (par exemple via l’annotation de documents, la création partagée de documents)
– Intégration des données gérées par le logiciel GED vers un logiciel tiers (le plus souvent un CRM ou un ERP)
Les avantages de la GED
Un logiciel de gestion électronique des documents apporte de nombreux avantages aux entreprises :
– Réduction des couts liés au papier : achat de papier, frais d’impression, frais de stockage …
– Passage progressif vers le zéro papier en entreprise
– Centralisation de tous les documents de l’entreprise
– Réduction du risque de perdre des documents
– Gain de temps lors de la recherche d’un document, et donc amélioration de la productivité
– Stocker des documents dans le cloud permet de les rendre accessibles à tous les salariés, même lorsqu’ils sont en déplacement (très pratique pour les commerciaux)
– Un logiciel de GED est quasiment obligatoire pour la digitalisation d’une entreprise, et notamment pour le travail collaboratif
Business Document : la solutions GED du groupe Inetum
Inetum n’est pas un inconnu dans le paysage informatique français, puisqu’il s’agit en fait du nouveau nom du groupe GFI Informatique ! Inetum, c’est une belle entreprise de 27.000 salariés qui réalise plus de 2,2 milliards d’euros de chiffre d’affaires dans une trentaine de pays !
Inetum propose une solution de content management / GED baptisée Business Document (BDOC) :
+ de 10 milliards de documents traités par an
+ de 80 salariés
+ 12 M€ de revenus annuels
+ 260 clients dans 16 pays
+ De belles références comme Coface, Crédit Agricole, SwissLige, Vinci, SNCF, ou encore Belambra
La solution BDOC s’intègre particulièrement bien avec de nombreux ERP et CRM de grands éditeurs comme Tessi, Cegedim, SAP, Sage (…), des solutions de signature électronique (Universign …), de diffusion (Sendinblue …)
Consultez ce séminaire en vidéo sur les solutions BDOC :
