La sécurité des documents dans le temps : l’approche Novadoc® SAE
La sécurité et la gestion des documents revêtent une importance cruciale pour les entreprises, où la transition vers le numérique est inévitable. Face aux défis liés à l’intégrité, à la pérennité et à la traçabilité des données, les solutions traditionnelles d’archivage et de gestion documentaire se révèlent souvent insuffisantes. C’est dans ce contexte que Novadoc® SAE, une solution créée par la société novarchive.fr, propose une approche novatrice pour garantir la sécurité et la pérennité des documents au fil du temps. Cet article approfondira les caractéristiques et les avantages de la solution Novadoc® SAE.
Qu’est-ce que Novadoc® SAE ?
Novadoc® SAE est un Système d’Archivage Électronique conçu pour assurer la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et la sécurité de vos documents. Cette solution s’adapte parfaitement à votre système d’information, couvrant toutes les étapes du cycle de vie de vos archives, du versement initial des documents à l’authentification des utilisateurs.
Intégration et accessibilité optimales
L’une des forces majeures de Novadoc® SAE réside dans sa facilité d’intégration et son accessibilité accrue. Grâce au respect des modèles OAIS (ISO 14721) de gestion d’archives, ce système s’intègre harmonieusement à votre environnement documentaire existant. La solution est proposée en tant que service SaaS), ce qui signifie qu’elle est accessible depuis n’importe quel navigateur Internet, sans nécessiter d’installation préalable sur vos infrastructures informatiques. De plus, Novadoc® SAE propose des interfaces API conformes à la norme Medona, facilitant ainsi son intégration à votre écosystème documentaire.
Traçabilité et sécurité renforcées
La traçabilité et la sécurité des documents sont des éléments essentiels pour garantir la confiance et la conformité. Novadoc® SAE offre une traçabilité complète des actions effectuées sur vos documents, permettant ainsi de répondre aux exigences légales et réglementaires. Chaque document versé dans le système est accompagné d’une attestation de dépôt et d’un contrôle d’empreinte numérique unique (SHA256). Ces mesures garantissent l’intégrité des documents et permettent de certifier leur conformité.
Toutes les actions liées à la gestion des documents sont horodatées et consignées dans un journal d’événements. Cette traçabilité permet de garantir la valeur probatoire des documents, conformément à la norme AFNOR NF 461. Ainsi, vous disposez d’une preuve incontestable de l’existence et de l’intégrité de vos documents archivés.
Conservation à long terme et sauvegarde redondante
Pour assurer la pérennité de vos archives, Novadoc® SAE propose une conversion automatique de tous les formats de documents vers un format spécifique de conservation : le PDF-Archivage. Ce format garantit l’intégrité des archives électroniques sans limite de temps. De plus, les données sont stockées sur des serveurs redondants et sécurisés dans des datacenters certifiés ISO 27001. Une double sauvegarde est conservée sur un espace de sauvegarde, garantissant ainsi la disponibilité et la protection de vos documents en cas de sinistre ou de panne matérielle.
Gestion du cycle de vie des archives
La solution Novadoc® SAE vous permet de gérer efficacement le cycle de vie de vos archives. Grâce à des alertes sur les durées de conservation, vous avez un contrôle total sur l’ensemble du processus. Lorsque vos documents arrivent à la fin de leur durée légale de conservation, Novadoc® SAE vous avertit, vous laissant le choix de détruire le document avec preuve de destruction ou de prolonger sa durée de conservation.
La sécurité et la gestion efficace des documents sont essentielles pour garantir la pérennité et la conformité des entreprises. Avec Novadoc® SAE, vous disposez d’une solution complète qui assure l’intégrité, la traçabilité et la sécurité de vos documents tout au long de leur cycle de vie. Grâce à son intégration aisée, à sa traçabilité renforcée, à sa conservation à long terme et à sa gestion du cycle de vie des archives, Novadoc® SAE se positionne comme une solution fiable et performante pour répondre aux exigences de gestion documentaire de votre entreprise.
