Pourquoi dématérialiser tous vos documents ?

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

De plus en plus d’entreprises passent à la dématérialisation de leurs documents, et ce pour deux raisons principales :

Il peut s’agir d’une dématérialisation imposée tout d’abord. L’Etat par exemple, qui cherche à réaliser des économies de personnel et à améliorer le rendement des impôts, exige de plus en plus souvent des entreprises comme des particuliers de faire leurs déclarations en ligne. C’est aussi le cas pour de nombreuses administrations (URSSAF, INPI, greffes …) Ainsi, de plus en plus de déclarations ne sont font plus “en papier” mais en ligne : déclarations d’impôts sur les sociétés, déclarations de TVA, déclaration préalable à l’embauche …

Signe que l’Etat souhaite que de plus en plus d’entreprises se mettent à la dématérialisation, il met de plus en plus en avant France Num, son portail de la transformation numérique, sur lequel on peut retrouver de nombreux dossiers (“Dématérialisation pour les entreprises : Guide pratique“, “Guide pratique pour anticiper l’obligation de facturation électronique“, “La signature électronique : un outil devenu incontournable” …) ainsi que des activateurs, c’est à dire des services en ligne ainsi que des logiciels GED comme GedZilla.

Les entreprises se sont également rendu compte qu’il était plus pratique de communiquer électroniquement avec leurs clients, leurs fournisseurs et leurs partenaires : elles exigent donc de plus en plus souvent de recevoir des devis, factures et contrats par email plutôt que par la Poste, et préfèrent également envoyer des devis, factures et contrats électroniques.

La dématérialisation s’est donc peu à peu imposée dans la vie de tous les jours, mais en quoi consiste-t-elle ? Littéralement, dématérialiser signifie, d’après Larousse, l'”action de transformer des supports d’information matériels en supports numériques“. La dématérialisation des documents consiste donc à convertir un support papier en support numérique.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents offre de nombreux avantages aux entreprises :

– Cela permet un gain de place évident, car tous les documents sont désormais stockés sur un disque dur. Les entreprises n’ont plus besoin de dédier un espace à leurs archives.

– Ne plus avoir d’archives traditionnelles permet de générer des économies sur les m2 de bureaux, sur les couts d’impression et sur le personnel.

– Avec des archives électroniques, la recherche est facilitée (à condition d’avoir un moteur de recherche performant)

– Cela offre aussi plus de sécurité en cas de perte, vol, accident comme un incendie ou un dégât des eaux : les documents sont stockés dans le cloud, idéalement sur plusieurs serveurs différents.

– La dématérialisation permet de mettre en place de la traçabilité : Qui a accédé à un document ? Qui l’a modifié ? Qu’est-ce qui a été modifié ? …

– On peut aussi imposer un strict contrôle de ces documents, par exemple avec des droits d’accès et de modification différents au sein d’une entreprise.

– L’intelligence artificielle et le deep learning, deux nouvelles technologies encore émergentes, permettront à terme de réutiliser toutes ces données (pour mieux comprendre un client, pour faire des statistiques sur les résultats des commerciaux, pour résumer des milliers de documents …)

– La dématérialisation facile également le travail collaboratif, car plusieurs collaborateurs peuvent travailler en même temps sur le même document, se l’échanger, l’annoter …

– Les documents numérisés et stockés dans le cloud sont accessibles 24h/24 de partout, y compris en déplacement, à domicile ou en vacances.

– La dématérialisation permet enfin de réduire l’empreinte écologique des entreprises, en limitant au maximum l’impression de documents (d’après l’ADEME, un salarié français consomme en moyenne 70 kilos de papier par an)

Comment choisir un logiciel GED pour dématérialiser vos documents ?

Nous avons expliqué ce qu’est la dématérialisation et nous avons présenté ses avantages : il est temps de vous aider à choisir le logiciel GED qui conviendra le mieux à votre entreprise !

Pour choisir le bon logiciel de gestion électronique des documents vous devriez pendre en compte les points suivants :

– La taille de votre entreprise (freelance, TPE, PME, grand groupe …)
– Le volume de documents que vous envoyez / recevez chaque année
– Le budget dont vous disposez
– Les besoins que vous avez (dématérialisation des factures, dématérialisation des fiches de paie …)
– La législation et les certifications (RGPD par exemple)
– Le nombre de licences dont vous avez besoin
– Le système d’information dont vous disposez actuellement
…

Outre ces paramètres, vous devriez également consulter les avis déposés en ligne par les utilisateurs des logiciels GED qui vous intéressent : c’est un excellent indicateur de la popularité d’une solution, mais aussi de ses performances.

Nous avons récemment publié un test de GedZilla : nous vous invitons à le consulter pour connaitre notre avis … et aussi à l’essayer : vous pouvez le tester gratuitement pendant 15 jours !