Comment fonctionne un logiciel de facturation ?

Les nombreuses tâches administratives d’un indépendant ou d’un entrepreneur passent forcément par l’utilisation d’un logiciel de facturation dès lors que l’on nécessite la saisie de devis, de factures et également, la tenue d’un bilan comptable général.

Aujourd’hui, les logiciels de facturation présents sur le marché ne manquent pas et nombreux sont les services proposés à tous ces entrepreneurs cités, venus très fréquemment, de plusieurs domaines différents. Pour passer le moins de temps derrière son écran et finaliser rapidement ces nombreuses et parfois ardues tâches administratives, il est essentiel de sélectionner un logiciel de facturation pensé pour sa profession et surtout, établi pour faire en sorte d’être pratique et facile d’utilisation. Malheureusement, tous les logiciels de facturation ne présentent pas cet avantage qui devrait pourtant, être l’argument de vente numéro 1.

Un entrepreneur dans le bâtiment, un artisan, un travailleur libéral ou tant d’autres activités ne devraient pas passer la majeure partie de leur temps derrière un écran, à aligner les tâches administratives. Bien qu’il s’agisse d’un passage obligatoire et évident, il est crucial de rechercher le gain de temps et de productivité à ce sujet.

Pour cela, il peut être intéressant de repérer les différentes fonctionnalités d’un logiciel de facturation et de comprendre comment fonctionnent les principales offres présentes sur le marché. Avec des logiciels indépendants ou des solutions proposées par de grandes entreprises spécialistes du domaine, l’essentiel légal est de rechercher dans un premier temps un logiciel reconnu par l’État et ce, notamment pour lutter contre la fraude à la TVA.

Passée cette donnée évidente, il faudra par la suite lister les différentes fonctionnalités des logiciels proposés pour enfin, jeter son dévolu sur celui qui semble le plus adapté à son activité.

La spécificité d’un logiciel de facturation

Nous l’avons mentionné mais désormais et notamment grâce à la montée en puissance des solutions sur le cloud et en ligne, le nombre de logiciels de facturation disponibles a tout bonnement explosé ces dernières années. Les fonctionnalités sont immenses et parfois, il est difficile de s’y retrouver.

Pour effectuer un premier écrémage, le prix est forcément un argument de choix, notamment si l’on est un auto-entrepreneur ou un indépendant se lançant avec une trésorerie plutôt légère.

L’autre argument pouvant permettre de réduire la liste de logiciels compatibles et attrayants pour son activité revient logiquement à sélectionner des logiciels de facturation spécifiques.

Qu’entendons-nous par spécifique ? Tout n’est pas générique et pour cette même raison, il existe plusieurs logiciels de facturation et de comptabilité pensés pour certaines professions.

Cela peut paraître être un gadget mais cela ne l’est en rien. Pour certaines professions et domaines d’activité comme celui du BTP, des sites comme obat.fr sont par exemple, devenus de véritables références permettant aux entrepreneurs dans le bâtiment de gagner un temps fou et de profiter d’avancées et de mises à jour sans cesse pensées pour leurs métiers. Entre les changements obligatoires liés aux lois ou à l’intuitivité de chacune des fonctions par rapport aux demandes habituelles des utilisateurs et à leurs besoins respectifs, ce genre de logiciel peut être d’une grande aide.

Il en existe de plus en plus pour chaque profession et les rechercher peut permettre de créer une petite liste avec plusieurs logiciels disponibles et ainsi, en sélectionner un grâce à ses fonctionnalités par la suite.

À ce sujet, quelles doivent être les principales fonctionnalités obligatoires pour qu’un logiciel de facturation soit pratique et fonctionne en bonne et due forme ?

Une création de devis intuitive

Dans beaucoup de professions, la création de devis est un passage obligatoire avant n’importe quel contrat ou autre convention. Cela concerne par exemple, les entrepreneurs dans le bâtiment tout juste cités.

Pour eux et les autres professions enchaînant les devis, il est impérieux de profiter d’un logiciel permettant d’adapter et d’établir ses devis de manière intuitive et rapide. Tout en s’assurant que rien n’est laissé de côté entre la possibilité d’ajouter des données importantes et de bien faire figurer les données légales obligatoires.

Les devis marquent un passage important dans la vie d’une société et parfois en cas de contrats importants, le futur pérenne de celle-ci. Il ne faut donc en rien les sacraliser.

Par la suite, un logiciel de facturation de qualité se doit de conserver ces devis pour les transformer en bon de commande, en facture ou tout simplement, les rendre disponibles pour suivre un historique dans le temps.

Une facturation directement liée à l’aspect comptable

Créer une facture à partir d’un devis et parfois en quelques clics semble évident avec les nouvelles solutions proposées dans le monde des logiciels de facturation. Heureusement, direz-vous ! Cependant, il faut s’assurer qu’il est par exemple possible de modifier le devis et de ne pas le transposer (systématiquement) tel quel en facture. Parfois, les changements, les différents frais modifiés ou supplémentaires, font différer le prix final, qu’il soit en baisse ou en augmentation. S’assurer qu’un changement est possible est donc obligatoire.

Par la suite, la facture ne doit pas seulement être un document officiel gardé dans un dossier et envoyé au client pour le règlement.

Afin de gagner du temps, la facturation doit prendre tout en compte pour gagner du temps sur l’aspect comptable pur de l’entreprise. C’est sur cette donnée précise que bon nombre de logiciels vont se démarquer ou dans le sens inverse, perdre des points.

Il est crucial de vérifier que la facturation gère directement l’ajout des marges, du chiffre d’affaires, des frais et parfois même, de la déclaration automatique de la TVA pour pouvoir gagner un temps précieux.

Incontestablement, cette fonctionnalité est vitale mais n’est à ce jour, malheureusement pas présente sur tous les logiciels.

Signature électronique

L’heure est au modernisme, au tout digital et ainsi, au gain de temps précieux dans le monde de l’entreprenariat. Avec la signature électronique, plusieurs logiciels peuvent permettre de signer des contrats à distance, en toute légalité aux yeux de la loi et ainsi, gagner du temps.

Terminés les déplacements pour une quelconque signature à l’amorce d’un contrat : un gain de temps et d’argent. De plus, l’image de modernité transposée par l’entreprise est un plus pour le client qui peut également, se féliciter des temps d’attente réduits.

Incontestablement, cette fonctionnalité est de nos jours, un grand point positif.

Accès multiple pour un logiciel de facturation

À l’instar de la fonctionnalité mentionnée ci-dessus, l’heure est au modernisme et aujourd’hui, il apparaît improbable de ne pas pouvoir profiter d’un logiciel accessible depuis plusieurs terminaux et sur différentes plateformes.

Depuis le portable, l’ordinateur, en ligne ou hors connexion, le logiciel de facturation et plus généralement de comptabilité, se doit d’être accessible systématiquement. D’autant plus lorsque le professionnel est fortement présent sur la route, auprès d’un client et qu’il n’a pas toujours accès à son poste principal.

Pour certains indépendants, le poste principal est d’ailleurs situé à leur domicile. Il convient donc logiquement de profiter d’une polyvalence importante en matière d’accès à son logiciel de facturation. La compatibilité est aussi importante, notamment pour les utilisateurs de marque Apple.