Comment choisir un logiciel de facturation pour entrepreneurs, TPE & PME ?

Choisir le bon logiciel de facturation n’est jamais facile pour une petite ou très petite entreprise : peur qu’il ne soit pas adapté à vos besoins, peur qu’il soit trop compliqué à prendre en main, peur qu’il ne s’intègre pas bien au workflow existant … Voici les principaux points à prendre en compte avant de s’équiper d’un nouveau logiciel.

Généralisation de la facturation électronique

Le tout premier point à prendre en compte d’après nous, c’est la conformité. Même si la réglementation à tendance à s’homogénéiser en Europe, chaque pays conserve des particularités. Ainsi, un logiciel de facturation développé aux USA ou en Allemagne, même si ses performances sont reconnues, n’est peut-être pas adapté pour les entreprises françaises.

Le gouvernement français veut généraliser la facturation électronique et la transmission à l’administration fiscale des données de transaction par toutes les entreprises, afin de simplifier les déclarations de TVA, de lutter contre la fraude, d’améliorer les connaissances en temps réel de l’économie, et d’améliorer la compétitivité.

Pour ce faire, il a imposé un calendrier (qui a été reporté et qui sera rediscuté courant 2024) :

2024 : sont concernées toutes les grandes entreprises (plus de 5000 salariés)
2025 : sont concernées toutes les entreprises de taille intermédiaire (ETI : entre 250 et 4999 salariés)
2026 : sont concernées toutes les microentreprises ainsi que les petites et moyennes entreprises (PME : moins de 250 salariés)

Pour être conforme, une facture électronique devra respecter de nouvelles normes :

Elle devra obligatoirement adopter l’un de ces trois formats :

– le format Cross Industry Invoice (CII) ;
– le format Universal Business Language (UBL) ;
– le format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF

Elle devra indiquer obligatoirement un certain nombre de mentions :

– le numéro de facture
– le numéro SIRENE
– la date de la facture
– la catégorie de la transaction : biens, services …
– le montant total HT & le montant de la taxe correspondante
– le montant total de la taxe due en France
– la devise
– la date des transactions
– l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse du siège du client
…

Vous pouvez retrouver tous les détails sur le site officiel d’information administratives pour les entreprises : entreprendre.service-public.fr

Vous l’avez compris, un logiciel de facturation devra absolument être conforme à la loi … sous peine d’être illégal. Vous avez donc tout intérêt à choisir dès maintenant un logiciel de facturation conforme pour votre microentreprise, TPE ou PME. C’est le cas de MY. Facturation, y compris dans sa version gratuite :

L’ergonomie

Un bon logiciel de facturation doit être facile à prendre en main afin de vous faire gagner du temps. Préparer une facture, c’est une tache souvent rébarbative mais obligatoire : la plupart des entrepreneurs préfèrent être sur le terrain, à démarcher des clients et à vendre leurs produits ou services.

Nous vous conseillons donc de tester quelques logiciels avant de faire votre choix, et notamment de faire attention aux points suivants :

– Un logiciel en mode SaaS sera accessible depuis n’importe quel appareil fixe ou mobile (contrairement à un logiciel à installer)
– Est-ce que l’interface est compréhensible d’un coup d’oeil ? Ou bien est-ce qu’il faut perdre du temps dans des menus et sous menus ?
– Est-ce que le logiciel est doté d’une base de données ? Cela vous évitera de réécrire à chaque fois les noms et coordonnées des clients …
– Est-ce qu’il est capable de transformer un devis en facture en quelques clics ?
– Est-ce qu’il est capable d’envoyer la facture par email directement depuis son interface ?
– Est-ce qu’il est capable de dupliquer une facture ?
…

Autant de petites choses qui vous simplifient le quotidien, qui vous feront gagner du temps, et que propose MY. Facturation (que vous pouvez tester gratuitement) :

Les fonctionnalités

L’analyse des fonctionnalités d’un logiciel de facturation est importante mais n’arrive qu’en troisième position d’après nous. Pourquoi ? Parce qu’ils proposent tous les mêmes fonctionnalités de base (sinon, il ne s’agit plus d’un logiciel de facturation …) :

– Gestion des clients
– Gestion des produits
– Gestion des devis
– Gestion des factures
– Gestion des contrats
– Comptabilité
– Règlements
– Dépenses
…

De plus en plus d’éditeurs (comme MY. Facturation) vont plus loin, avec des fonctionnalités d’automatisation, de personnalisation des factures, de synchronisation bancaire, de reporting …

Point important, mais souvent négligé, un logiciel conçu et développé en France bénéficiera d’un service client et d’un support technique basé en France, ce qui est toujours plus pratique qu’un centre d’appel anglais !

Les prix

Le facteur prix est certes important mais dépend de chaque entreprise (une PME a souvent plus de moyens qu’une TPE) et de ses besoins (une PME a souvent plus de client qu’un autoentrepreneur). Un logiciel de facturation ne doit pas être trop cher, car votre entreprise n’a pas un budget à rallonge et qu’elle devra aussi s’équiper d’autres logiciels (suite bureautique, gestion RH, emailing …)

Nous vous conseillons donc de choisir un logiciel évolutif, qui s’adaptera aux besoins de votre entreprise : cela ne sert à rien de s’équiper d’un logiciel ultra complet, donc souvent cher, alors que vous n’utilisez que 20% de ses fonctionnalités !