Saisie du temps de travail avec Excel ou logiciel de gestion du temps ?

Qu’est-ce que la gestion des temps en entreprise ?

Une entreprise est un ensemble d’hommes et de femmes qui poursuivent un même but (développer les ventes et atteindre la rentabilité) avec des missions différentes (production, vente, marketing …). Mais comment s’assurer que chaque salarié effectue bien le travail pour lequel il est rémunéré ? Et comment calculer ce salaire en fonction des temps de présence et d’absence ? C’est le rôle de la gestion des temps et des activités en entreprise (GTA).

Cette problématique, qui touche toutes les entreprises (peu importe la taille, la localisation, le secteur d’activité …) a d’abord été résolu visuellement (un contremaitre s’assurait personnellement de la présence physique de chaque ouvrier dans l’atelier), puis on a fait appel à un système de pointage (autrefois rudimentaire, mais il existe encore dans de nombreuses usines). On a ensuite beaucoup utilisé Excel pour saisir les temps de travail … Mais depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises font appel à un logiciel de planning du personnel.

Alors ? Excel ou Logiciel de planning ? Nous allons passer en revue les avantages et les inconvénients de chaque solution.

Utiliser Excel pour la gérer les temps

Le tableur Excel, développé par Microsoft (mais il existe beaucoup d’alternatives comme Google Sheet, OpenOffice, LibreOffice, Airtable, Numbers …) offre de nombreux avantages :

– C’est un logiciel connu et reconnu, utilisé par des millions d’utilisateurs dans le monde

– Il est bien adapté à la manipulation des chiffres (heures de travail, salaire horaire, nombre de salariés …)

– Il permet de faire des calculs en quelques clics (par exemple pour connaitre la productivité horaire, le taux d’absentéisme …)

– Il est inclus dans la suite Office (avec Word et PowerPoint) et pré-installé sur la plupart des ordinateurs

Excel est un vrai couteau suisse informatique car il permet de gérer tous types de données chiffrées. On peut gérer des salariés, des produits, des projets, des stocks (…) On peut calculer des moyennes et générer des graphiques … Mais est-ce vraiment le meilleur outil pour gérer les temps en entreprise en 2024 ? Il comporte quand même de gros inconvénients :

– Excel est un logiciel très complexe car son interface peut comporter jusqu’à 16.384 colonnes et 1.048.576 lignes, soit plus de 17 milliards de cellules ! Plus un fichier comporte de données, et plus il sera difficile de le manipuler, de faire des calculs et de l’interpréter.

– Avec Excel, l’ajout de données se fait le plus souvent manuellement … il y a donc un gros risque d’erreur ! Erreur dans la retranscription (mauvaise donnée), erreur dans la saisie (mauvaise cellule), effacement par erreur d’une cellule … Le fonds souverain de Norvège a ainsi récemment perdu 86 millions d’euros à cause d’une simple erreur dans un tableur Excel !

– Excel n’a pas beaucoup évolué depuis sa création et ne dispose donc pas de fonctionnalités abouties pour gérer de grandes quantités de données, pour collaborer efficacement, pour détecter les erreurs, pour communiquer avec d’autres logiciels, pour sécuriser et sauvegarder les données …

Pour résumer : on peut utiliser Excel pour gérer les temps en entreprise, mais c’est un logiciel rudimentaire qui n’a pas été conçu spécifiquement pour cela. Dans une petite entreprise de quelques salariés, pourquoi pas ? Mais vous ne serez pas à l’abri d’une erreur de saisie qui se traduira forcément par un problème dans le monde réel : une mauvaise estimation des présences, des absences, des heures supplémentaires (…) provoquera des problèmes lors du versement des salaires, lors des déclarations sociales, lors du paiement des charges …

Les raisons de faire appel à un logiciel de gestion du temps

Un bon logiciel RH (ou SIRH) comporte nécessaire un certain nombre de modules pour faciliter la gestion des ressources humaines en entreprise :

Logiciel de Gestion des Temps

Le logiciel de Gestion des Temps permet de gérer les temps de travail des employés de façon granulaire, en distinguant bien les temps de présence (sur quelle mission ? à quel poste ? pendant combien de temps ? …) et les temps d’absences (congé maladie, formation, congé maternité, vacances …)

Il est capable de prendre en compte de nombreux facteurs comme les contrats de travail (CDI, CDD, stage), les conventions collectives (primes …), les horaires (travail de nuit …), les heures supplémentaires (…) afin de générer des indicateurs de performances et des tableaux de bord, et de rester en conformité.

Gestion du planning

La charge de travail d’une entreprise peut varier d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre à cause de la demande d’un client, de la saisonnalité d’un produit, ou d’un événement imprévu.

La gestion des plannings du personnel permet de fournir un emploi du temps précis aux salariés, mais aussi d’optimiser le travail, de planifier les absences, d’affecter les bonnes missions aux bonnes compétences, de répartir équitablement les taches …

La compatibilité

Les logiciels SaaS modernes peuvent s’intégrer nativement avec d’autres logiciels en partageant leurs données (ou bien en développant ces fonctionnalités via une API).

Le logiciel RH Kelio par exemple, peut transférer automatiquement les données sur les temps de travail des salariés à un logiciel de paie (absences, présences, journées de formations …) afin d’éditer les bulletins de salaire.

L’interface

L’interface d’un logiciel RH permet de réduire les erreurs de saisie mais aussi, et contrairement à Excel, de multiplier les angles d’analyse. On peut se rendre sur la fiche dédiée de chaque salarié pour voir son historique d’absences et de présences. On peut voir les statistiques de toute une équipe / filiale. On peut avoir une vision globale au niveau du groupe …

Autres fonctionnalités

Les meilleurs logiciels SIRH offrent aussi de nombreuses fonctionnalités comme :

– Un portail RH pour diffuser l’information au sein de l’entreprise
– La possibilité de connecter des badgeuses
– La gestion des télétravailleurs
– L’onboarding de nouveaux salariés
– La gestion des visiteurs
– La gestion des salles de réunion
…

Gérer les temps avec Excel ou avec un logiciel dédié ?

Excel n’est pas une solution adaptée pour gérer les temps quand on est une entreprise moderne et dynamique, qui compte plusieurs salariés et qui doit rester compétitive. Découvrez les nombreux témoignages des plus de 35.000 clients de l’éditeur Kelio sur son site Internet.