Quel logiciel de planning choisir en 2024 ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ?

Un logiciel de planning ou logiciel de planification, est une application informatique couramment utilisée dans les moyennes et grandes entreprises afin de faciliter la gestion des ressources humaines ainsi que la gestion du matériel.

En effet, “Gouverner, c’est prévoir. Ne rien prévoir, ce n’est pas gouverner, c’est courir à sa perte” : les entreprises se doivent d’anticiper sans cesse pour rester concurrentielles. Elles doivent anticiper la conjoncture économique à venir, la charge de travail potentielle, la présence (ou l’absence) des effectifs, la disponibilité (ou l’indisponibilité) des machines et des ressources, l’évolution des prix, l’évolution des nouvelles technologies …

Les éditeurs ont donc conçu de nombreux logiciels qui permettent d’anticiper, de prévoir et de planifier. Un logiciel de planning a donc pour objectif de piloter les ressources disponibles et de les attribuer en fonction de plusieurs paramètres : urgence d’un projet, rentabilité, saisonnalité, présence / absence d’un salarié, besoin d’une ressource spécifique pour atteindre un objectif …

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de planning ?

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de planning sont les suivantes :

– La planification des besoins : l’activité d’une entreprise est fluctuante, avec des périodes de calme et des périodes de forte activité. C’est la raison pour laquelle elle a tout intérêt à créer un plan de charge prévisionnel afin d’anticiper la demande. Elle peut ainsi savoir quand elle aura besoin de certaines ressources pour mener à bien un projet. Pour une entreprise du BTP par exemple, qui veut obtenir un gros chantier en plein mois d’aout, il est primordial de savoir sur quels effectifs elle pourra compter pour le mener à bien dans les temps impartis.

– La planification des ressources : si certaines ressources sont courantes et abordables, d’autres sont plus rares, et donc plus chères : il est donc très important de savoir planifier afin de les obtenir au meilleur prix, ou aux meilleurs conditions. Si l’on reprend l’exemple de l’entreprise BTP, la planification des ressources lui permettra de prévoir en avance qu’elle aura besoin de matériels spécifiques (une grue, un échafaudage …) et de savoir-faire spécifiques (un chef de chantier, un électricien …), et donc de prendre des décisions de long terme : est-il plus rentable de louer ou d’acheter ce matériel ? Est-ce qu’il vaut mieux recruter des salariés ou faire appel à des intérimaires ?

– La gestion du personnel : le personnel est bien souvent la ressource la plus importante d’une entreprise, qui ne peut pas fonctionner en cas d’indisponibilité du personnel. Un logiciel de planning permet de gérer les ressources humaines en anticipant les absences (maladie, maternité …), les périodes de formations, les congés … Il permet aussi de calculer les temps de présence, et donc les salaires, les primes et les charges à verser (en prenant en compte de nombreux paramètres comme le travail de nuit, les heures supplémentaires, les jours fériés …)

– Le pointage : les logiciels de planning sont souvent dotés d’une fonctionnalité de pointage, afin de contrôler les retards des salariés, mais aussi l’avancement d’un projet. Avec certains logiciels comme Staff Planning, les données saisies dans les planning se répercutent sur les pointages.

– Autres fonctionnalités : les logiciels en mode SaaS peuvent s’intégrer à d’autres logiciels de façon native ou via une API afin de partager leurs données. Un logiciel de planning peut ainsi s’intégrer avec un logiciel de paie, un EPR, un CRM, un calendrier en ligne … Il peut également être collaboratif, c’est à dire utilisable par plusieurs services au sein d’une même entreprise. Il peut analyser les données afin de générer des tableaux de bord, des indicateurs, des KPIs …

Comment choisir le bon logiciel de planning ?

Une entreprise qui souhaite s’équiper d’un logiciel de planning doit prendre en compte plusieurs paramètres avant de faire son choix :

– Quels sont ses besoins spécifiques ?
– Quelles sont les fonctionnalités offertes par les différents logiciels ?
– Quels sont les prix des différentes solutions ?
– Comment se passe l’onboarding (installation et configuration) ?
– Que se passe-t-il en cas de problème technique ? Est-ce que le support est en français ou en anglais ?
– Quels sont les retours des utilisateurs existants ?
– Quelles sont les références clients ?
…