Quel logiciel de Gestion Salle de réunion ?
La gestion des salles et des bureaux au sein d’une entreprise peut rapidement tourner au casse-tĂªte : un bĂ¢timent, aussi grand soit-il, est forcĂ©ment limitĂ© et ne peux accueillir toujours plus de salariĂ©s et de visiteurs. Dès lors, comment affecter telle pièce Ă telle activitĂ© ? Parce qu’un commercial a besoin d’une salle de rĂ©union pour accueillir des prospects et des clients, parce qu’un chef d’entreprise a besoin d’un endroit pour rencontrer des partenaires potentiels, et parce qu’un manager a besoin d’organiser rĂ©gulièrement des rĂ©unions avec son Ă©quipe, il faut se doter d’un logiciel de gestion de salles de rĂ©union.
Comment réserver une salle de réunion ?
On peut le faire Ă l’ancienne, c’est Ă dire envoyer un mail Ă tous les employĂ©s du service / de l’entreprise pour leur dire que tel jour Ă telle heure, on rĂ©serve la salle B1 du deuxième Ă©tage (n’oubliez pas d’envoyer un rappel quelques heures avant …) Priez pour que tout le monde lise votre mail, et que personne ne se pointe 30 minutes après le dĂ©but de votre rĂ©union, l’interrompe, et vous demande de vous dĂ©pĂªcher …
Vous pouvez aussi vous doter d’un logiciel de Gestion Salle de rĂ©union ! Un logiciel de gestion de salle de rĂ©union vous permettra d’informer en quelques clics toutes les personnes concernĂ©es : tel jour Ă telle heure et jusqu’Ă telle heure, vous avez rĂ©servĂ© la salle B1 du deuxième Ă©tage !
Cette petite application mĂ©tier vous fera Ă la fois gagner du temps et de l’efficacitĂ© grĂ¢ce Ă ses fonctionnalitĂ©s.
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FonctionnalitĂ©s principales d’un logiciel de gestion des salles de rĂ©union
Quelles sont les fonctionnalitĂ©s d’un logiciel de rĂ©servation de salle de rĂ©union ?
– Interface en ligne accessible Ă tous, en mode SaaS
– Planning accessible depuis un PC, Mac, tablette, smartphone …
– Envoi d’invitations aux collègues concernĂ©s, aux partenaires, aux visiteurs …
– Gestion des rĂ©currences, si vous avez des rĂ©unions hebdomadaires, mensuelles …
– Planning avec vue journalière, hebdomadaire, mensuelle
– Information du service logistique de l’entreprise, du secrĂ©tariat, de l’intendance (pour commander un cafĂ©, un dĂ©jeuner …)
– Règlement interne, plan des locaux en ligne
– Statistiques et tableaux de bord sur l’occupation des salles
– Codes couleurs en fonction des salles et des rĂ©unions (annulĂ©e, confirmĂ©e, demandĂ©e, validĂ©e, disponible …)
– Fiche dĂ©taillĂ©e avec nom de l’organisateur, noms des participants, thĂ©matique et ordre du jour de la rĂ©union, documents attachĂ©s, nature de la rĂ©union (interne, pour formation, rĂ©union clients …)
reserver une salle
Un bon logiciel de gestion des salles est capable de faire tout cela, et bien plus encore !
– Si votre entreprise est Ă©quipĂ©e de capteurs de prĂ©sence, l’application dĂ©terminera en temps rĂ©el la disponibilitĂ© de chaque salle.
– Le personnel d’accueil peut se voir accorder un accès au logiciel afin d’enregistrer les identitĂ©s des visiteurs, imprimer un badge, et les guider.
– Si votre entreprise est dotĂ©e d’Ă©crans, ils pourront afficher si la pièce est occupĂ©e, par qui et jusqu’Ă quand.
– Enfin les meilleurs applications mĂ©tiers s’intègrent aussi Ă votre CRM prĂ©fĂ©rĂ©, que ce soit Microsoft, HubSpot, ou Zoho.
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Pourquoi se doter d’un logiciel de salle de rĂ©union ?
Une application pour gĂ©rer les salles et les rĂ©unions simplifie la vie des entreprises, mais c’est aussi et surtout un gain de temps apprĂ©ciable (70 % des collaborateurs passent en moyenne 15 minutes Ă chercher un espace de travail) ainsi qu’une source d’Ă©conomie (pour une entreprise de 100 personnes il est estimĂ© que 300.000 dollars sont consacrĂ©s Ă la recherche, chaque annĂ©e, d’une salle de rĂ©union)
C’est aussi, indirectement, un moyen d’augmenter la qualitĂ© de vie au travail de vos salariĂ©s ainsi que la productivitĂ© de vos Ă©quipes, car ils perdront moins de temps Ă chercher un lieu pour se rĂ©unir et plus de temps Ă travailler.
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