Quel logiciel de Gestion Salle de réunion ?

La gestion des salles et des bureaux au sein d’une entreprise peut rapidement tourner au casse-tête : un bâtiment, aussi grand soit-il, est forcément limité et ne peux accueillir toujours plus de salariés et de visiteurs. Dès lors, comment affecter telle pièce à telle activité ? Parce qu’un commercial a besoin d’une salle de réunion pour accueillir des prospects et des clients, parce qu’un chef d’entreprise a besoin d’un endroit pour rencontrer des partenaires potentiels, et parce qu’un manager a besoin d’organiser régulièrement des réunions avec son équipe, il faut se doter d’un logiciel de gestion de salles de réunion.

 

Comment réserver une salle de réunion ?

On peut le faire à l’ancienne, c’est à dire envoyer un mail à tous les employés du service / de l’entreprise pour leur dire que tel jour à telle heure, on réserve la salle B1 du deuxième étage (n’oubliez pas d’envoyer un rappel quelques heures avant …) Priez pour que tout le monde lise votre mail, et que personne ne se pointe 30 minutes après le début de votre réunion, l’interrompe, et vous demande de vous dépêcher …

Vous pouvez aussi vous doter d’un logiciel de Gestion Salle de réunion ! Un logiciel de gestion de salle de réunion vous permettra d’informer en quelques clics toutes les personnes concernées : tel jour à telle heure et jusqu’à telle heure, vous avez réservé la salle B1 du deuxième étage !

Cette petite application métier vous fera à la fois gagner du temps et de l’efficacité grâce à ses fonctionnalités.

logiciel reservation salle reunion

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Fonctionnalités principales d’un logiciel de gestion des salles de réunion

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de réservation de salle de réunion ?

– Interface en ligne accessible à tous, en mode SaaS

– Planning accessible depuis un PC, Mac, tablette, smartphone …

– Envoi d’invitations aux collègues concernés, aux partenaires, aux visiteurs …

– Gestion des récurrences, si vous avez des réunions hebdomadaires, mensuelles …

– Planning avec vue journalière, hebdomadaire, mensuelle

– Information du service logistique de l’entreprise, du secrétariat, de l’intendance (pour commander un café, un déjeuner …)

– Règlement interne, plan des locaux en ligne

– Statistiques et tableaux de bord sur l’occupation des salles

– Codes couleurs en fonction des salles et des réunions (annulée, confirmée, demandée, validée, disponible …)

– Fiche détaillée avec nom de l’organisateur, noms des participants, thématique et ordre du jour de la réunion, documents attachés, nature de la réunion (interne, pour formation, réunion clients …)

reserver salle

reserver une salle

 

Un bon logiciel de gestion des salles est capable de faire tout cela, et bien plus encore !

– Si votre entreprise est équipée de capteurs de présence, l’application déterminera en temps réel la disponibilité de chaque salle.

– Le personnel d’accueil peut se voir accorder un accès au logiciel afin d’enregistrer les identités des visiteurs, imprimer un badge, et les guider.

– Si votre entreprise est dotée d’écrans, ils pourront afficher si la pièce est occupée, par qui et jusqu’à quand.

– Enfin les meilleurs applications métiers s’intègrent aussi à votre CRM préféré, que ce soit Microsoft, HubSpot, ou Zoho.

reservation de salle réunion

reservation de salle réunion

Pourquoi se doter d’un logiciel de salle de réunion ?

Une application pour gérer les salles et les réunions simplifie la vie des entreprises, mais c’est aussi et surtout un gain de temps appréciable (70 % des collaborateurs passent en moyenne 15 minutes à chercher un espace de travail) ainsi qu’une source d’économie (pour une entreprise de 100 personnes il est estimé que 300.000 dollars sont consacrés à la recherche, chaque année, d’une salle de réunion)

C’est aussi, indirectement, un moyen d’augmenter la qualité de vie au travail de vos salariés ainsi que la productivité de vos équipes, car ils perdront moins de temps à chercher un lieu pour se réunir et plus de temps à travailler.

 

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OTO Technology est une SSII pas comme les autres. Outre les traditionnels services d’infogérance et d’innovation digitale, OTO développe un concept de Smart Office qui comprend des logiciels, des capteurs, des écrans connectés, de l’Internet des Objets, des bâtiments intelligents …

 

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