Comment préparer et organiser un séminaire avec des logiciels ?
Vous êtes une société sur Marseille (Paris ? Lyon ? …) et vous souhaitez organiser un événement d’entreprise comme un séminaire (de travail, d’intégration, de formation, de motivation …), une conférence, un congrès, une soirée professionnelle (lancement d’un produit, afterwork …), ou encore un salon, une foire ou une exposition ?
Programme, intervenants, ateliers, restauration, hébergement, transports, thématique, nombre d’invité, location d’un lieu … L’organisation d’un événement professionnel nécessite un gros travail de préparation : voici quelques logiciels qui pourront vous venir en aide.
Préparer un séminaire avec Notion : la solution tout-en-un
L’organisation d’un événement professionnel ou d’un séminaire est un travail d’équipe impliquant le chef d’entreprise, le service commercial, le service marketing et communication ainsi que de nombreux partenaires et sous-traitants (loueur de salle, traiteur, animateur …)
Il est donc impératif d’utiliser un logiciel collaboratif, c’est à dire qui puisse être utilisé par plusieurs personnes en même temps. Nous vous conseillons donc Notion car il offre de très nombreux avantages.
Notion est tout d’abord multi-usage, c’est à dire qu’on peut l’utiliser pour gérer une entreprise, lancer un produit, organiser un événement, assurer l’onboarding d’un nouveau salarié … Ce logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités, c’est un vrai couteau suisse :
– Il permet de créer et gérer tous types de documents : présentation type PowerPoint, notes de réunions, documents commerciaux, plaquettes, code informatique …
– Il offre une fonctionnalité de gestion de projets, avec vue en timeline et vue Kanban, le découpage en étapes, l’ajout de priorité …
– Il offre une fonctionnalité de gestion des taches, que l’on peut attribuer à des collaborateurs.
– Il dispose bien entendu d’un calendrier pour visualiser vos rendez-vous et taches à venir.
– On peut créer des to-do list pour ne rien oublier, et aussi faire appel à l’intelligence artificielle pour traduire des textes, résumer des textes, trouver des réponses …
Notion est accessible en ligne depuis un navigateur web, mais il dispose également d’applications desktop pour Windows et Mac ainsi que d’applications mobiles pour iPhone et Android. Il peut par ailleurs s’intégrer à d’autres services en ligne comme Slack, Drive, Zapier ou Asana.
Soulignons que Notion est un logiciel gratuit ! Avec bien sur quelques limitations (espace de stockage, nombre de collaborateurs, IA …) mais il peut largement suffire pour l’organisation d’un événement dans une TPE ou une association. Même en version payante, son prix reste très abordable (environ 7 euros par mois et par utilisateur).
Créer un site web événementiel avec Wix
Créer un site Internet à l’occasion d’un séminaire ? Et pourquoi pas ? Avec Wix, vous pouvez créer un petit site vitrine gratuitement et très rapidement ! Aucune compétence informatique n’est requise grâce à son interface drag and drop. Vous pouvez publier des textes, des images, des vidéos … Et ainsi présenter le programme de votre séminaire, la liste des speakers, un plan d’accès, un module de réservation …
Gérer les inscriptions avec un logiciel de billetterie
Si vous prévoyez d’organiser un événement pro uniquement accessible sur réservation (ou moyennant finance), vous devriez utiliser un logiciel de billetterie. Ces applications permettent de gérer les inscriptions, de gérer les paiements, de générer des tickets électronique, de contrôler les entrées, de faire du marketing en ligne … Il existe de nombreuses solutions comme YurPlan, Weezevent ou encore Billetweb.
Organiser un séminaire avec Zoom
Il arrive parfois qu’un séminaire tombe à l’eau à cause d’une grève, d’une météo très défavorable, d’une pandémie ou de l’indisponibilité d’un intervenant … Mais plutôt qu’annuler cet événement, vous pouvez essayer de l’organiser en ligne avec un logiciel de visioconférence comme Zoom, Meet ou Teams.
