Pourquoi un logiciel de gestion est essentiel pour votre organisme de formation ?
Pourquoi digitaliser un centre de formation ?
Gérer un centre de formation n’est pas une sinécure car outre tous les aspects traditionnels d’une société (marketing, comptabilité, ressources humaines …) il y a également une masse d’informations à organiser et à classer :
Il faut gérer les formateurs :
Un organisme de formation compte en général plusieurs intervenants et formateurs. Chaque intervenant dispose de ses propres compétences et ses propres disponibilités, qu’il faut faire matcher avec les besoins des participants. Les intervenants peuvent avoir des salaires différents et des notes de frais différentes.
Il faut gérer les participants :
Les demandeurs de formation ont eux aussi des besoins différents et des plannings de disponibilité différents. Il faut pouvoir communiquer avec eux et leur transmettre de nombreux documents.
Il faut gérer les programmes :
Chaque programme est unique ! Son contenu, sa durée, sa localisation … Un organisme de formation doit mettre au point un catalogue de toutes les formations qu’elle propose, avec un descriptif, un prix, des modalités pédagogiques, des objectifs … Il faut aussi communiquer sur son catalogue de formations, le partager et le diffuser pour le faire connaitre.
Il faut gérer l’organisation :
De plus en plus de formations se font en ligne, via un service de LMS ou via un simple logiciel de visioconférence … Mais la plupart des formations se font encore en présentiel : il faut alors trouver des salles, gérer les plannings des salles, gérer le matériel à disposition (tableau, vidéo-, tables, chaises …)
Il faut gérer les clients :
Un particulier peut s’inscrire à une formation (en informatique, en bricolage …) et va gérer seul adhésion et paiement. Mais beaucoup d’entreprises proposent également à leurs salariés de suivre des formations pour gagner en compétence, et dans ce cas là, le client c’est l’entreprise. Il faudra donc fournir une facture, avec une TVA, des délais de paiement à 30 jours, un reporting sur les absents et les présents …
Un centre de formation doit donc se digitaliser pour gagner en efficacité et en productivité, pour mieux organiser l’information en interne, pour mieux communiquer auprès des clients et prospects, pour faciliter la vie des formateurs et des participants … Et cette digitalisation passe par le choix d’un bon logiciel de gestion, adapté aux besoins des centres de formations.
Comment digitaliser un centre de formation ?
Les avantages d’un logiciel de gestion pour organismes de formation
Un logiciel de gestion pour organismes de formation comme Dendreo offre de très nombreuses fonctionnalités :
Pour les formateurs :
– Il permet de gérer tous les calendriers de cours ainsi que les disponibilités des formateurs
– Il saisit automatiquement toutes les notes de frais
– Il génère des tableaux de bord sur chaque intervenant
– Il offre un accès à un extranet dédié pour chaque formateur
Vidéo démo de l’extranet :
Pour les participants :
– Il leur permet de signer électroniquement une feuille de présence
– Il peut envoyer des questionnaires de satisfaction
– Il intègres plusieurs solutions LMS comme Thinkific ou Moodle
– Il peut stocker facilement des documents et supports de cours
– Accès à un intranet dédié
Pour les programmes :
– Il permet de tenir à jour facilement un catalogue de formations
– Dendreo peut diffuser ce catalogue sur le site web d’un centre
– Dendreo peut le synchroniser avec EDOF, le portail de gestion de Mon Compte Formation de la Caisse des Dépôts
Fonctionnalités d’un logiciel pour centres de formation
Pour les clients :
– Extranet d’entreprise
– Marque blanche
– Simplicité d’utilisation
– Support technique
– API pour développer des applications
Pour l’organisation interne :
– Stockage de données et documents avec reconnaissance automatique
– Gestion des taches
– Gestion des catalogues multi-produits et multi-services
– Publication et diffusion en ligne de catalogues de formation
– Gestion multi-centres
– Gestion des salles de formation
– Tableaux de bord et reporting, indicateurs de performance …
– Facturation, comptabilité, export comptable …
– Agenda partagé
– Envoi d’email directement depuis le logiciel
– Gestion des devis et opportunités commerciales …
– CRM
Dendreo offre un CRM aux organismes de formation
