Gérer un organisme de formation, un défi quotidien !
Gérer un centre de formation est loin d’être simple car un grand nombre de tâches chronophages et énergivores sont à réaliser chaque jour. Certains organismes de formation n’arrivent pas à mettre en place une gestion optimale parce qu’en plus de tous les aspects traditionnels d’une entreprise (marketing, ventes, production, comptabilité, ressources humaines …), s’ajoutent des obligations administratives et légales récurrentes et à faible valeur ajoutée comme par exemple : la déclaration BPF, l’envoi de nombreux documents, la préparation audits Qualiopi, la gestion des émargements, des financements, etc…
Pourtant une gestion efficace a un impact positif dans la performance et la croissance d’un organisme de formation.
Que ce soit pour un centre de formation, une école, une association, une université, une coopérative de formateurs, une société de portage ou encore un CFA, une gestion optimale permet de réduire les dépenses, de maximiser les ressources, d’améliorer la qualité de la formation et de fournir une bonne expérience à tout un écosystème (employés, formateurs, participants, sous-traitants…)
Un OF performant doit aligner ses ressources avec les désidératas de ses clients, concrètement cela veut dire :
Adapter ses parcours de formation :
En premier lieu, un organisme de formation doit mettre au point un catalogue de toutes les formations qu’il propose, avec un descriptif, un prix, des modalités pédagogiques, des objectifs, des prérequis. Il faut ensuite communiquer sur son catalogue de formations, le partager et le diffuser pour le faire connaître. Souvenez-vous que chaque formation est unique et requiert une organisation précise en termes de contenu, participants, durée, localisation et intervenants.
Proposer une bonne expérience participants :
Capter, enregistrer et valider les inscriptions, suivre le remplissage de vos sessions, évaluer l’acquisition des compétences, émettre des documents, gérer les absences et les retards, et toutes les tâches administratives liées sont chronophages et augmentent la charge mentale.
Gérer l’organisation :
Que ce soit pour des formations en présentiel nécessitant des installations physiques ou en ligne nécessitant une gestion technologique, la logistique est complexe :
– Pour le présentiel : il faut alors trouver des salles, gérer les plannings des salles, gérer le matériel à disposition (tableau, vidéoprojecteur, tables, chaises …)
– Pour le distanciel : il faut s’assurer que chaque élève a accès aux cours, via le bon lien, faire le suivi du temps passé sur la plateforme et toutes les autres obligations administratives des formations en présentiel.
Gérer ses formateurs :
Formateurs internes ou externes même combat, il faut :
● Trouver la personne qui a les compétences pour animer une formation
● Mettre en comparaison leurs disponibilités avec l’agenda des clients
● Gérer les aspects légaux : le contrat de travail, les heures travaillées, la facturation des frais pédagogiques ou le salaire pour les internes.
Cette gestion peut vite devenir une perte de temps, car il faut pouvoir centraliser toutes ces infos pour faire le bon choix, et peut même s’avérer un véritable casse-tête si l’OF a beaucoup de formateurs à gérer ou plusieurs formateurs sur une même session de formation.
Fidéliser ses clients :
La satisfaction des clients, qu’ils soient des particuliers ou entreprises, est primordiale pour tout centre de formation, c’est même un des critères phare de Qualiopi. Il faut donc gérer les demandes des clients, répondre à leurs questions, s’assurer de leur satisfaction, traiter leurs réclamations et maintenir une communication fluide et efficace avec eux. Une bonne expérience client est aujourd’hui obligatoire si vous voulez fidéliser et vous faire connaître.
La solution à ces défis réside dans l’utilisation d’un logiciel de gestion adapté aux besoins spécifiques des centres de formation. Une telle solution permet d’automatiser les tâches récurrentes, d’améliorer l’organisation interne, de faciliter la communication avec les clients et de répondre efficacement aux besoins des formateurs et participants.
Il est donc important de choisir le bon logiciel de gestion, une solution performante et adaptée aux besoins de l’organisme de formation pour simplifier, rationaliser et améliorer chaque aspect de la gestion d’un centre de formation.
Les avantages d’un logiciel de gestion pour organismes de formation
Comment un logiciel peut révolutionner votre gestion ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des centres de formation ? Souvent appelé CRM, ERP ou TMS, cet outil technologique est taillé sur mesure pour répondre aux besoins des entreprises effectuant des formations. Il s’agit d’une solution informatisée qui aide à automatiser et à appliquer des processus administratifs clairs. Un tel logiciel aide aussi à minimiser voire effacer les contraintes spécifiques liées au marché de la formation.
Loin des systèmes traditionnels, les meilleurs logiciels de ce type sont basés sur le cloud. Ce qui offre des avantages importants comme l’accès à distance, la sécurité des données et la possibilité de collaborer plus facilement avec d’autres parties prenantes.
Mais, pourquoi opter pour une solution cloud?
Les solutions SaaS, basées sur le cloud, sont plébiscitées pour de bonnes raisons : elles sont économiques, innovantes et libèrent les organismes de formation des tracas liés à la maintenance informatique. Plutôt que de jongler entre diverses tâches, vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel : la formation.
Les solutions les plus performantes et les plus abouties offrent une très large gamme de fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques des organismes de formation. Ils doivent inclure des modules pour la gestion et la diffusion du catalogue, la prise d’inscriptions, la planification, la gestion des salles, le suivi complet de la vie de l’apprenant, la génération de rapports et d’indicateurs, la gestion des certifications, la gestion des paiements, le suivi client etc.
Il est temps de prendre une décision éclairée pour votre organisme. Un logiciel de gestion de formation n’est pas simplement un outil, c’est un investissement dans l’avenir de votre entreprise. En choisissant de vous équiper, vous optez pour une gestion optimisée de vos ressources, en simplifiant les tâches administratives et en offrant un suivi précis des progrès des étudiants et des performances des formateurs. Dans les sections suivantes, nous explorons plus en détail les avantages spécifiques qu’un logiciel de gestion peut apporter à votre organisme de formation.
Dendreo est un logiciel de gestion performant pour les organismes de formation exigeants
Pour les formateurs :
Un logiciel de gestion performant comme Dendreo facilite la communication entre l’organisme de formation et tous ses formateurs/intervenants, qu’ils soient externes ou internes. L’Extranet Formateur Dendreo donne un accès facile aux informations pertinentes et permet aux formateurs de réaliser des actions et de faire remonter automatiquement les infos comme par exemple :
● Agenda : horaires des formations, planification et/ou modification des créneaux, gestion des indisponibilités
● Lieux des salles physiques mais aussi connexion aux classes virtuelles
● Saisie des notes de frais et des factures pédagogiques
● Suivi qualité avec la soumission de tickets
Pour les participants :
L’expérience apprenant est clé pour fidéliser ses clients. Avec un Extranet Participant, ils bénéficient d’un accès facile aux informations sur leurs formations, aux supports de cours, aux documents administratifs et aux retours sur leur progression.
● Test d’auto-positionnement et recueil des besoins en amont de la formation
● Agenda et emplacement des salles
● Émargement en ligne pour signer la feuille de présence
● Réponses aux questionnaires de satisfaction
● Accès direct à leurs formations e-learning
● Stockage et partage de documents comme les supports de cours
● Accès à la classe virtuelle
● Paiement des factures en ligne
Pour les programmes :
La création, l’attribution des formateurs, la planification et l’évaluation des programmes sont grandement simplifiées. Les mises à jour peuvent être effectuées en temps réel et les retours des participants peuvent être analysés de manière plus efficace.
● Dendreo permet de tenir à jour facilement un catalogue de formations et de l’organiser à travers différents modules de formation
● Il peut diffuser ce catalogue sur le site web d’un centre de formation
● Il se synchronise avec EDOF, le portail de gestion de Mon Compte Formation de la Caisse des Dépôts
Fonctionnalités d’un logiciel pour centres de formation
Pour les clients :
Un service client amélioré grâce à une meilleure communication, une plus grande transparence et une réactivité accrue. Les clients peuvent accéder aux informations sur les programmes, les formateurs, les horaires et peuvent s’inscrire en ligne.
● Extranet apprenant et d’entreprise
● Marque blanche
● Simplicité d’utilisation
● Support technique
● API pour développer des applications
● Paiement en ligne via Stripe
Pour l’organisation interne :
Dendreo comme logiciel de gestion pour organismes de formation permet de suivre facilement les ressources, de planifier l’utilisation des espaces de formation et de gérer le budget. Il fournit des outils d’analyse pour une meilleure prise de décision.
● Stockage de données et documents avec reconnaissance automatique
● Créations de documents en quelques clics
● Envoi d’email directement depuis le logiciel de gestion
● Signature et émargements électroniques
● Gestion des tâches
● Gestion des catalogues multi-produits et multi-services
● Publication et diffusion de catalogues de formation en ligne
● Gestion multi-centres
● Gestion des salles de formation, en présentiel, e-learning et blended learning, ainsi qu’un système de classes virtuelles.
● Tableaux de bord et reporting, indicateurs de performance…
● Facturation, comptabilité, export comptable, édition du BPF (Bilan Pédagogique et Financier)…
● Agenda partagé
● Gestion des devis et opportunités commerciales
● CRM
Les avantages d’un logiciel de gestion pour un organisme de formation sont indiscutables.
Les points clés sur lesquels un logiciel comme Dendreo a un impact direct et positif sur la gestion :
Optimisation des ressources
– Avoir une vue à 360° pour pouvoir planifier simplement en fonction des disponibilités des salles et des formateurs, des participants permet de gagner du temps, de maximiser la productivité et donc réduire les coûts.
– Bien-être et augmentation de la productivité du personnel administratif
– Réduction du temps et des efforts consacrés aux tâches manuelles
Suivi précis de toutes les actions des progrès, des performances et de la démarche qualité
– Dendreo est conçu pour faciliter la collecte et l’analyse de données sur les progrès des étudiants et les performances des formateurs. Il centralise ces informations, ce qui vous permet de suivre les résultats, d’identifier les domaines à améliorer et de prendre des mesures pour améliorer la qualité de l’enseignement.
– Les tâches chronophages et sujettes à erreur, comme la gestion des inscriptions, des paiements, des certificats, peuvent être automatisées avec Dendreo. Le logiciel réduit la charge administrative, minimise les erreurs et vous libérera pour vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.
– Suivi des progrès des étudiants pour prouver la qualité des formations
– Vision sur la performance et la satisfaction des formateurs
– Une démarche qualité fiable, des audits Qualiopi sereins
Un très bon retour sur investissement pour le logiciel de gestion performant Dendreo
Toutes les informations dont vous avez besoin au quotidien pour agir sont réunies au même endroit, vos prises de décision sont facilitées, vos process sont fluidifiés et les tâches administratives sans valeur ajoutée sont automatisées.
Certains centres de formation estiment économiser l’équivalent d’1 ETP à l’année (environ 1600 heures de travail) d’autres OF estiment plutôt gagner 50 à 70% de leur temps. Peu importe le chiffre exact, la mise en place d’un logiciel de gestion pour les centres de formation représente un gain de temps évident et donc un retour sur investissement certain.
Un logiciel de gestion pour organisme de formation est un allié redoutable pour développer votre activité de façon saine et durable.
