Voici les cinq fonctionnalités indispensables pour un un logiciel de gestion documentaire spécifiquement adapté aux besoins d’une TPE ou PME française :
Interface simple et prise en main rapide
Les petites et moyennes entreprises ont besoin d’un outil intuitif, facile à utiliser, sans nécessiter de formation complexe. L’interface du logiciel doit donc permettre une adoption immédiate par les équipes, avec des fonctionnalités simples à comprendre et à utiliser.
Et parce que les commerciaux ont besoin d’avoir accès rapidement à de nombreux documents (catalogue de produits, modèles de contrats, factures et bons de commandes …) un logiciel de gestion documentaire doit idéalement disposer d’applications mobiles !
Classement automatique et moteur de recherche performant
Un bon DMS pour TPE/PME doit simplifier l’organisation documentaire grâce à des fonctions de classement intelligent (dossiers partagés, étiquettes, règles automatiques) et offrir un moteur de recherche efficace pour retrouver rapidement tout document (titre, contenu, date, auteur…).
De plus en plus d’éditeurs font par ailleurs appel à l’IA (intelligence artificielle) pour automatiser un certain nombre de traitements des documents : analyse, catégorisation automatique …
Partage sécurisé et collaboration en temps réel
Le logiciel doit permettre de partager des documents en interne ou avec des partenaires externes en toute sécurité. La possibilité de commenter, annoter ou coéditer des fichiers en ligne favorise la collaboration sans multiplier les emails ou versions de fichiers.
L’utilisation du glisser-déposer par exemple, pour envoyer des fichiers en quelques clics, permet de faire gagner beaucoup de temps !
Stockage cloud connectivité
La flexibilité est cruciale pour les petites structures : un bon outil doit proposer un accès cloud sécurisé pour consulter ou déposer des documents depuis n’importe où, à tout moment, via une simple connexion Internet et sans infrastructure technique lourde.
Et comme les entreprises utilisent de plus en plus de logiciels et de services en ligne différents, un bon logiciel documentaire doit pouvoir s’y connecter (ou utiliser leurs APIs) pour collecter d’autres données et documents (comme par exemple des transactions bancaires).
Un support client réactif
Parce qu’un logiciel est parfois complexe et parce que les gérants de petites et moyennes entreprises veulent être accompagnés, il est préférable de choisir une solution 100% française, ce qui permettra de bénéficier d’un logiciel adapté aux besoins du marché français, mais aussi d’un support technique en français si besoin !
