Onbase

Ce qu’il faut retenir : Onbase en bref

✅ Onbase est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM) accessible sur abonnement à partir de 25 000,00 €.

❤️ OnBase est une plateforme d’information d’entreprise unique pour gérer contenus, processus métier et dossiers. Cette solution de gestion documentaire (ECM) automatise vos flux de travail et centralise vos systèmes critiques au sein d’une interface sécurisée. Idéale pour gagner en agilité, elle aide les organisations à optimiser le contrôle de leurs données.

Type de logiciel	Logiciel de gestion de contenu d’entreprise
Utilisateurs	Entreprises & professionnels
Editeur	HYLAND SOFTWARE
Hébergement des données	USA
Version gratuite	❌
Essai gratuit	❌
Plans tarifaires	à partir de 25 000,00 €
Nombre de fonctionnalités	+ de 29
Nombre d’intégrations	+ de 2
API ouverte	✅
Popularité	⭐⭐⭐⭐⭐
Notre avis	⭐⭐⭐⭐⭐
Date du test & sources	2026 / hyland.com

Nous avons analysé, testé et comparé de nombreux logiciels de gestion de contenu d’entreprise (comme Onbase, Alfresco et DocuShare ) en prenant en compte de nombreux facteurs (fonctionnalités, prix, ergonomie de l’interface …) afin de vous conseiller au mieux : voici notre avis sur Onbase ainsi qu’un résumé des avis de ses utilisateurs (qui sont excellents) …

Présentation de Onbase

OnBase : la plateforme de gestion d’information pour une agilité d’entreprise totale

OnBase par Hyland se définit comme une solution ECM de pointe, capable de fusionner la gestion documentaire, l’archivage sécurisé et l’automatisation des processus métier au sein d’une infrastructure cloud unique. Ce logiciel évolutif centralise l’intégralité du contenu organisationnel – électronique ou papier – pour fournir aux collaborateurs l’information critique au moment opportun, optimisant ainsi la prise de décision et le service client. Grâce à sa configuration low-code, OnBase permet de concevoir rapidement des applications métier spécifiques aux secteurs de l’assurance, de la santé ou du gouvernement, tout en s’intégrant nativement aux outils déjà utilisés par les équipes.

La plateforme excelle dans l’automatisation des tâches répétitives et non structurées, réduisant drastiquement les délais de développement et le cloisonnement entre les services. Entièrement conforme au RGPD, l’outil déploie des protocoles de sécurité rigoureux pour protéger le patrimoine informationnel des entreprises. En unifiant le cycle de vie des dossiers et en proposant des capacités de recherche à l’échelle globale de l’organisation, ce dispositif transforme la gestion de contenu en un levier stratégique de rentabilité et de productivité, assurant ainsi une croissance continue et maîtrisée.

Onbase et l’intelligence artificielle

Onbase est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise qui ne semble pas être doté de fonctionnalité IA

Onbase est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Onbase est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise français très connu.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise ?
Un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM) centralise, sécurise et organise l’ensemble des documents numériques et papier d’une organisation. Il va au-delà du simple stockage en intégrant des flux de validation (workflows), la gestion du cycle de vie des documents et des outils de recherche avancés. En facilitant l’accès à l’information et en garantissant la conformité légale de l’archivage, cet outil améliore la collaboration interne et réduit les risques liés à la perte de données stratégiques.

▶ Logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Hyland est un logiciel en mode SaaS « software as a service » (« logiciel en tant que service » en français), ce qui veut dire qu’il est accessible en ligne depuis toutes les plateformes (PC / Mac) et depuis tous les OS (Windows, Linux, MacOS …) via un navigateur web comme Chrome, Firefox, Safari …

Vous pouvez aussi utiliser ce progiciel en mobilité, via un browser mobile depuis votre smartphone / tablette, ainsi que via son application mobile dédiée (disponible pour Android & iPhone).

Les prix de Onbase

Tarifs des abonnements

Onbase est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs offres à différents prix sont proposées en fonction de différents critères : nombre de fonctionnalités, quotas d’utilisation, durée d’engagement …

Le prix de Onbase est de 25 000,00 € dans sa version de base la moins chère :

Grille tarifaire

Essai gratuit	❌
Standard	25 000,00 € licence à vie

Onbase Standard : 25 000,00 € licence à vie

• Gestion de contenu d’entreprise
• Gestion de cas
• Gestion des processus métiers
• Capture
• Recherche d’entreprise
• Synchronisation et partage de fichiers d’entreprise

Code de réduction & offre d’essai gratuit

❤️ Vous pouvez essayer gratuitement Onbase

✅ Pendant environ 2 semaines

✅ Inscription sans engagement

✅ Nous ne proposons pas de code promo pour HYLAND France SAS mais vous pouvez toutefois obtenir une réduction sur le prix en contrepartie d’un engagement annuel (les éditeurs offrent en général 10 à 30% de réduction).

Comprendre & décrypter cette grille tarifaire :

Ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou bien à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels (notamment à cause des taux de change dollars / euros). Nous vous conseillons donc de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils peuvent notamment varier en fonction du nombre de licences et du nombre d’options).

Sauf mention contraire, tous les prix figurant sur notre site Internet n’incluent pas la TVA et sont soumis à la TVA française.

Après avoir analysé les prix de 35 progiciels de gestion de contenu d’entreprise nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM) coute en moyenne 56,03 € par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes) : Onbase est donc à notre avis très cher d’un point de vue rapport qualité/prix.

Onbase : les avis des utilisateurs

Nous avons scruté le web à l’affût d’avis clients sur Onbase et nous en avons comptabilisé plus de 711 déposés sur 5 plateformes d’avis et de notation de logiciels !

D’après nos calculs, le logiciel Onbase obtient une note moyenne de 8,56/10 de la part de ses utilisateurs ainsi que 85,6% d’avis positifs et très positifs !

Dans le détail :
– Fonctionnalités : 8,60/10
– Ergonomie : 8,70/10
– Support technique : 8,60/10
– Rapport qualité / prix : 8,40/10

OnBase : La gestion documentaire d’entreprise entre puissance et complexité

OnBase se positionne comme une solution colossale pour la gestion du contenu et l’automatisation des flux de travail, offrant plus de 120 modules pour couvrir tous les besoins documentaires. Selon les clients, la force du logiciel réside dans son accessibilité multi-appareils et son intégration exemplaire avec Microsoft Outlook, facilitant ainsi l’adoption par les utilisateurs non techniques.

D’après les avis, le service client est irréprochable, disponible 24h/24 pour guider les entreprises dans la configuration de processus complexes. Toutefois, selon les utilisateurs, ce niveau de performance s’accompagne d’un coût de licence élevé et d’une courbe d’apprentissage particulièrement longue.

Certains experts déplorent également des contraintes de développement rigides qui obligent à des détours complexes pour des fonctions basiques, ainsi qu’une interface utilisateur au design jugé vieillissant. L’absence de FAQ accessible en ligne et des difficultés de recherche documentaire ponctuelles sont aussi mentionnées.

Malgré ces défis ergonomiques et budgétaires, OnBase est globalement perçu comme un outil d’une flexibilité inégalée, capable de centraliser les archives de toute une organisation avec une sécurité renforcée.

Extraits d’avis d’utilisateurs

Avis client #1 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’appréciez-vous le plus dans OnBase ? La facilité d’utilisation et l’adaptabilité d’OnBase sont de véritables atouts. Grâce à la multitude d’options disponibles, il est quasiment impossible de ne pas trouver une solution adaptée. OnBase nous a permis d’automatiser plusieurs processus manuels, ce qui représente une économie considérable pour notre institution. Qu’appréciez-vous le moins dans OnBase ? La documentation pourrait être améliorée. Il est arrivé que la documentation soit incomplète, ne couvre pas tous les aspects nécessaires à la configuration, ou qu’elle soit tout simplement indisponible. Il n’est pas toujours facile de savoir quelle documentation est requise ni où trouver l’information recherchée. La distinction entre les tâches prises en charge par le support technique et celles nécessitant l’intervention de leurs services professionnels facturés n’est plus claire. Quels problèmes OnBase résout-il et quels avantages en retirez-vous ? OnBase est utilisé dans toute la coopérative de crédit. En automatisant les processus, OnBase réduit les tâches répétitives, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur les enjeux les plus importants. OnBase assure également la traçabilité des processus en centralisant les données provenant de plusieurs systèmes. Disposer d’un seul système, OnBase, offre un emplacement centralisé pour toute la documentation pertinente nécessaire.

Avis client #2 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’appréciez-vous le plus dans OnBase ? C’est très utile, notamment pour la recherche et le chargement des factures. On peut facilement vérifier leur statut via OnBase. Qu’appréciez-vous le moins dans OnBase ? Il faut tout recommencer dès que la connexion internet est interrompue. L’application se ferme et il faut la redémarrer, surtout lors du chargement ou de l’importation de fichiers PDF. Quels problèmes OnBase résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Cela me permet de consulter facilement le statut des factures et, en cas de problème, de prendre des notes et de les transmettre à la personne concernée.

Avis client #3 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans OnBase ? OnBase est extrêmement utile pour la gestion de mon contenu, de mes processus et de mes dossiers. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans OnBase ? Je n’ai rien à redire sur OnBase. Tout me convient parfaitement. Quels problèmes OnBase résout-il et quels avantages en retirez-vous ? OnBase m’aide à tout organiser.

Avis client #4 ⭐⭐⭐⭐⭐

Ce qui est vraiment formidable avec ce logiciel, c’est son accessibilité. Vous pouvez accéder à vos données sur plusieurs appareils et consulter vos documents et fichiers où que vous soyez. De plus, son interface est facile à intégrer grâce à ses nombreuses fonctionnalités et options.

Avis client #5 ⭐⭐⭐⭐

Hyland Onbase est une solution colossale comprenant plus de 120 modules permettant à une entreprise de gérer et d’exploiter quasiment n’importe quel type de fichier. Avec Onbase, les données peuvent être rapidement et facilement mises à disposition de presque tous les utilisateurs via de nombreux canaux (serveurs lourds, légers, web, hybrides, administration web et une API nécessitant deux semaines de formation pour être prise en main). Mieux encore, son système de workflow propose plus de 150 actions distinctes s’intégrant au cycle de vie d’un fichier, permettant ainsi de résoudre pratiquement tous les cas de figure. Facile à maintenir dans une infrastructure standard, il est étonnamment abordable tout en offrant un excellent rapport qualité-prix.

A qui s’adresse Onbase ?

Le logiciel OnBase s’adresse prioritairement aux établissements de l’enseignement supérieur ainsi qu’aux institutions des services financiers qui souhaitent transformer leur gestion de contenu d’entreprise (ECM). Cette solution robuste est l’outil idéal pour les organisations cherchant à optimiser leur gestion de documents et à automatiser leurs flux administratifs complexes. OnBase facilite considérablement les processus d’accréditation académique et de conformité financière en centralisant l’intégralité du patrimoine informationnel au sein d’un référentiel sécurisé.

Grâce à ses fonctionnalités avancées pour les comptes à payer et la gestion comptable, le logiciel aide les directions financières à gagner en productivité et en transparence opérationnelle. Parallèlement, OnBase s’intègre parfaitement dans des écosystèmes modernes, permettant par exemple aux structures commerciales de bâtir un empire en ligne en s’appuyant sur des outils de dropshipping et des plateformes comme Shopify.

En accédant à une multitude de ressources telles que des vidéos, des podcasts et des ebooks de formation, les utilisateurs peuvent maîtriser rapidement les subtilités de la publication numérique. En choisissant OnBase, les entreprises investissent dans une infrastructure évolutive qui booste l’agilité numérique, simplifie l’accès à l’information critique et garantit une réussite durable tant pour l’administration académique que pour le commerce électronique de pointe.

Vous pouvez retrouver sur le site de l’éditeur une liste de références clients (comme les entreprises Alliant Credit Union, PEMCO Insurance, Plus De 95 Sites En France… )

Les fonctionnalités de Onbase

OnBase : La gestion de contenu d’entreprise (ECM) unifiée

OnBase est une solution logicielle d’ECM conçue pour centraliser le contenu, les processus et les cas. Le logiciel propose une gestion documentaire avancée : classification, archivage sécurisé et OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).

Ses fonctionnalités incluent l’automatisation des processus métier avec un éditeur de flux graphique, la conformité HIPAA et la signature électronique. OnBase facilite le travail collaboratif via le partage de fichiers et l’accès mobile/hors ligne. Les administrateurs disposent de tableaux de bord personnalisables, de rapports analytiques et d’une API robuste.

Idéal pour les dossiers médicaux ou financiers, il permet une rétention rigoureuse des dossiers et une intégration fluide aux clients de messagerie pour optimiser les comptes à payer.

Liste des fonctionnalités de Onbase

Gestion de contenu d’entreprise (ECM)	Gestion documentaire
Automatisation des flux de travail (Workflow)	Gestion de cas (Case Management)
Intégrations tierces (ERP, CRM)	Capture de contenu (Mobile, OCR)
Gestion des archives et rétention	Formulaires électroniques
Rapports et analyses (Business Intelligence)	Recherche plein texte
Accès mobile	Signature électronique (Numérique)
Comptes à payer (AP)	Gestion des contrats
Conformité et sécurité (HIPAA)	Piste d’audit et historique
Tableau de bord d’activité	API
Contrôle du processus d’approbation	Éditeur de flux de travail graphique

Cette liste des caractéristiques de ce progiciel se veut aussi exhaustive que possible, toutefois certaines d’entre elles seront réservées aux plans premium.

C’est notamment le cas de l’intelligence artificielle ✨ : de plus en plus d’éditeurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités utilisant l’IA qui peuvent aussi nécessiter un abonnement supplémentaire à une IA générative (GenAI) / LLM comme ChatGPT, Gemini, Mistral, Claude …

Interface & ergonomie

Onbase offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont l’anglais

Nous pensons que le logiciel de gestion de contenu d’entreprise Onbase offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de gestion de contenu d’entreprise :

Intégrations & API

De nombreuses intégrations tierces

D’après sa fiche technique Onbase peut se connecter à plus de 2 solutions tierces afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.

Liste des intégrations de Onbase

– MySQL
– Oracle

Une API ouverte

Ce logiciel dispose d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure, mais aussi pour communiquer et échanger des informations avec d’autres progiciels SaaS. Cette interface de programmation peut toutefois être réservée aux clients premiums.

Vous pouvez également importer toutes vos données dans sa base de données via un fichier CSV.

Sécurité & support technique

Sécurité & hébergement de vos données

Onbase est un logiciel hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique & formation

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV (hotline : +1.440.788.5000 ).

Si vous souhaitez contacter le siège social de l’éditeur HYLAND SOFTWARE vous pouvez adresse votre courrier à ses fondateurs à l’adresse 27 AV DE L OPERA 75001 PARIS.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site ( hyland.com ), via des vidéos, des webinars …

Informations sur l’éditeur

L’éditeur de ce progiciel de gestion de contenu d’entreprise est HYLAND SOFTWARE.

Il a réalisé un CA 2024 : 28 151 773 €

Originaire des États-Unis et fondée en 1991, Hyland Software est un leader mondial de la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Sa suite logicielle phare, OnBase, est complétée par les solutions Alfresco et Nuxeo, acquises respectivement en 2020 et 2021. Ces plateformes offrent des fonctionnalités ouvertes et hautement scalables pour orchestrer l’information et automatiser les processus métiers. Particulièrement implanté dans le secteur public avec 400 administrations clientes en France, Hyland accompagne la modernisation de l’État et le déploiement du télétravail.

L’éditeur réinvestit 15 % de ses revenus en R&D pour garantir une architecture ouverte et une interopérabilité maximale avec les ERP et CRM existants. Fort de 4 900 employés, Hyland se distingue par une expertise verticale pointue et un taux de renouvellement de 97 %, s’affirmant comme un partenaire de confiance pour sécuriser la gouvernance documentaire des organisations les plus exigeantes.

Onbase : avantages & inconvénients

Ses avantages & points forts

OnBase : La gestion du contenu d’entreprise (ECM) évolutive

OnBase (par Hyland) centralise vos documents et processus métier au sein d’une plateforme cloud ou sur site unique. Son point fort réside dans son adaptabilité à tous les secteurs (santé, finance, gouvernement) et sa capacité à relier les données aux transactions dans d’autres applications métier. Le logiciel automatise les flux de travail complexes et l’archivage sécurisé, garantissant un accès instantané aux informations depuis n’importe quel appareil.

Grâce à son évolutivité, OnBase accompagne la croissance de votre entreprise en éliminant les silos de données et en optimisant la productivité des départements administratifs et financiers.

Ses inconvénients & points faibles

– Nécessite une connexion Internet

Notre avis final sur Onbase

Voici notre avis sur Onbase : avec la note de 9,9/10 que nous lui attribuons, Onbase est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (ECM) que nous recommandons fortement car c’est le meilleur de sa catégorie (nous l’avons classé n°1).

Ce qu’on aime chez Onbase :

OnBase est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) low-code. Elle centralise les documents et automatise les processus métier en temps réel pour réduire les risques et les silos de données.

Conforme au RGPD, OnBase s’intègre aux applications existantes pour fournir des informations pertinentes aux employés et améliorer radicalement le service client.

Les alternatives à Onbase : les meilleurs logiciels de gestion de contenu d’entreprise (ECM)

Voici notre sélection d’alternatives à Onbase (logiciels concurrents avec des fonctionnalités similaires) :

Les utilisateurs préfèrent parfois utiliser des solutions concurrentes car elles peuvent être moins couteuses, moins complexes, mieux adaptées aux besoins de leur entreprise …

On peut notamment citer ces alternatives populaires :

– M-Files
– Laserfiche
– DocuWare
– Alfresco Digital Business Platform
– e-Gov Office Automation
– VisibleThread Docs
– CitizenLab
– Microsoft SharePoint
– Alfresco Process Se
– Community Box

M-Files et Alfresco Content Services se distinguent comme ses principaux concurrents, compte tenu de leur similarité, de leur popularité et des avis des utilisateurs. Parmi les 100 meilleures alternatives à OnBase, Dropbox Business arrive en tête, suivi de monday.com, tandis qu’OnBase se classe 26e. Dropbox Business compte le plus grand nombre d’avis (18 513), contre 61 pour OnBase.

Les utilisateurs estiment que Dropbox Business offre le meilleur rapport qualité-prix, suivi de monday.com, tandis qu’OnBase se classe 27e. Ils considèrent également Dropbox Business et monday.com comme les plus faciles à utiliser, OnBase occupant la 29e place.

FAQ, sources & méthodologie

FAQ

Notre méthodologie

J’ai rédigé cet article FAQ sur Onbase et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différentes applications de gestion de contenu d’entreprise du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

La transparence est une valeur essentielle pour Logiciels.Pro, qui fonctionne grâce au soutien de ses lecteurs. Certains articles comme celui-ci peuvent contenir des liens d’affiliation : l’éditeur SaaS nous reversera une commission si vous réalisez un achat (cela n’aura aucun impact sur le prix final)

Nous vous invitons enfin à consulter notre méthodologie d’analyse afin de tout comprendre aux avis et aux notes que nous attribuons.

Nos sources

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations car ce test de Onbase utilise de nombreuses données et ressources que vous pouvez consulter en ligne afin d’approfondir vos recherches, et notamment le site Internet de Onbase, son profil LinkedIn et sa page Facebook.

Je vous invite également à consulter les forums dédiés à Onbase sur Reddit afin de trouver de nombreux autres avis objectifs déposés par ses utilisateurs.