
La gestion électronique des documents (GED) devient incontournable dans un contexte de transformation numérique allant jusqu’à l’obligation de facturation dématérialisée. On fait le point sur la réglementation et sur les principaux éditeurs de logiciels de GED.
Ces réglementations qui ont favorisé la GED
Plusieurs avancées réglementaires ont permis de faire progresser la GED dans les entreprises françaises.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Avec ses dispositions sur la conservation et la confidentialité des données, le RGPD pousse les entreprises à se doter d’outils logiciels capables d’accompagner leur mise en conformité. Cela passe par exemple par l’archivage en coffres-forts numériques certifiés et sécurisés.
La signature électronique reconnue comme preuve juridique
La signature électronique a une valeur juridique validée en France et en Europe à condition de respecter les cadres réglementaires imposés : les articles 1366 et 1367 du Code Civil et le règlement eIDAS.
La loi EL Khomri avec la fiche de paie dématérialisée
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises n’ont plus besoin du contenant du salarié pour dématérialiser la fiche de paie. Ce changement favorable au bulletin électronique a permis de développer la mise en place de logiciels pouvant produire, transmettre et conserver des e-documents conformes.
La généralisation de la facturation électronique d’ici 2027
D’ici septembre 2027, absolument toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devraient être concernées par l’obligation de facturation électronique pour leur échange avec d’autres assujettis à la TVA. Encore une autre bonne raison de passer rapidement à la GED, mais avec quels moyens ?
Exemples de logiciels de GED et leurs fonctionnalités
Les logiciels de gestion électronique de documents présentent des fonctionnalités similaires. Un comparateur pourra vous aider à les départager, mais voici quelques exemples parmi les principaux logiciels de GED du marché.
Zeendoc
Zeendoc est un logiciel édité par SAGES Informatique. La solution couvre tous les besoins en gestion électronique des documents : bulletin de salaire électronique, facture électronique, signature numérique, archivage sécurisé… Zeendoc permet aussi d’automatiser les tâches pour gagner en efficacité.
DocuWare
DocuWare est une autre solution complète de gestion et d’automatisation des tâches. Adapté aux besoins des entreprises de toute taille, il est réputé pour sa souplesse. Les structures en phase de croissance peuvent compter sur un large panel de fonctionnalités des plus basiques aux plus complexes.
Filehold
Accessible directement depuis la suite MS Office, Filehold est un logiciel facile à utiliser et offrant une gestion complète du cycle de vie des documents. Flexibles, les offres de Filehold peuvent convenir à des petites entreprises et à des organismes de tailles plus importantes.
M-files
M-files est un logiciel de gestion permettant de centraliser efficacement un grand nombre de documents. L’outil est compatible avec tous les secteurs d’activité, y compris les plus réglementés.
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