Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
Faire appel à une société d’événementiel
La première solution consiste à faire appel à un expert des séminaires d’entreprise, un sous-traitant à qui vous confierez une date, un budget ainsi que quelques directives, et qui se chargera d’organiser cet événement à votre place.
Afin de choisir la meilleure société d’événementiel vous pouvez mener une petite étude de marché en ligne, en étudiant plusieurs critères comme :
– Son expérience : quels types d’événement l’agence a-t-elle l’habitude d’organiser ?
– Ses références : qui sont ses clients types / ses clients passés ?
– Les avis : de plus en plus de professionnels déposent des avis en ligne sur leurs prestataires, freelances, partenaires B2B …
– La composition de son équipe (par exemple un responsable de la communication, un RP, un community manager …)
– Son réseau (et notamment les intervenants potentiels dans son carnet d’adresse)
– Eventuellement les prix qui lui ont été décernés (les agences de com aiment se décerner des prix …)
Il faut bien entendu comparer les prix, et pour cela il faut demander plusieurs devis à plusieurs agences. Mais l’un des critères les plus importants à prendre en compte est la disponibilité de votre futur interlocuteur : plus votre évènement se rapprochera, et plus vous serez amené à discuter avec lui sur de nombreux détails : liste des invités, programme de la ou des journées, plans de tables … un peu comme un mariage !
Organiser le séminaire en interne
La deuxième solution consiste à organiser en interne, sans faire appel à un prestataire externe. Cela permet bien sûr de faire des économies substantielles, mais cela vous demandera en contrepartie une certaine organisation et beaucoup de travail supplémentaire.
Voici quelques logiciels qui pourraient vous faciliter la vie :
Un logiciel de visio comme Zoom, Teams ou Meet: pour organiser des visioconférences avec les prestataires du séminaire, c’est à dire l’hébergeur qui loue la salle, le traiteur qui s’occupe des repas, le transporteur, les intervenants, les activités …
Un logiciel de to-do list comme Google Tasks, Trello ou Todois: l’organisation d’un séminaire implique de nombreuses taches pour assurer son bon déroulement !
Un logiciel de comptabilité / budget: pas besoin de s’équiper d’un vrai logiciel, faites plutôt appel à un tableur comme Excel afin de répertorier toutes les dépenses de l’événement.
Des logiciels pour communiquer: tout dépend du nombre de participants ! Vous pouvez passer des appels téléphoniques, envoyer des mails, envoyer des SMS, voire créer un mini site Internet comme une vraie agence marketing digital !
