Comment onboarder ses travailleurs en télétravail ?

L’onboarding consiste à accueillir un nouveau salarié au sein de l’entreprise, mais comment accueillir un salarié qui travaille à distance ? Si cela parait plus compliqué, ce n’est pas impossible pour autant, et c’est une phase à ne pas négliger.

Conseils pour réussir un onboarding à distance

L’onboarding à distance va reprendre les mêmes éléments que l’onboarding en présentiel afin de remplir les mêmes objectifs, à savoir :

– Présenter l’entreprise et ses règles
– Présenter la culture de l’entreprise
– Acclimater la nouvelle recrue
– Faciliter la prise de poste
– Faire connaissance avec ses nouveaux collègues
– Faire des points réguliers avec un référent ou un responsable des ressources humaines
…

Il faut commencer par anticiper l’arrivée du (ou des) nouveau(x) collaborateur(s) à distance en lui attribuant un bureau virtuel : un ordinateur, des logiciels, des codes d’accès, une ligne téléphonique, une connexion Internet … Bref, tout se dont il aura besoin pour travailler à distance.

Il faut aussi pense à toute la partie administrative et logistique : le contrat de travail, les avantages sociaux, les chèques restaurant …

Pour le moment, rien ne diffère entre onboarding traditionnel et onboarding à distance : tout le monde à besoin d’un ordinateur pour travailler, tout le monde a besoin de logiciels et de codes d’accès, tout le monde à besoin d’un contrat de travail … Et tout cela s’échange depuis de nombreuses années via des fichiers envoyés par email.

Mais l’onboarding repose aussi beaucoup sur la rencontre physique entre un nouveau salarié, son patron et ses autres collègues. Mais là ou l’onboarding traditionnel permet d’organiser des petits moments conviviaux (petit déjeuner, déjeuner d’intégration, réunions physiques, after work …), cela devient beaucoup plus difficile à distance. Il existe heureusement des solutions.

Utiliser l’intranet pour faire de l’onboarding

Jusqu’à présent, l’intranet d’une entreprise servait essentiellement à réunir de la documentation interne à l’entreprise pour la diffuser plus efficacement auprès des salariés.

Mais une nouvelle génération d’intranets comme Powell Intranet peuvent également vous aider à faciliter l’onboarding à distance de nouveaux salariés grace à de nombreuses fonctionnalités :

– Des pages dédiées pour chaque département de l’entreprise : équipe marketing, équipe RH, équipe commerciale …

– Une page globale dédiée à toute l’information de l’entreprise

– Un moteur de recherche interne pour trouver l’information recherchée en quelques clics

– Un annuaire de tous les salariés de l’entreprise avec leurs données de contact

– Un module permettant de réserver un bureau, une salle de travail, une salle de réunion …

– Un espace FAQ qui va répertorier toutes les questions que peuvent se poser les salariés, ainsi que les réponses

– Un module agenda qui va lister tous les futurs événements internes

– Des éléments de gamification pour inciter les salariés à s’impliquer et à partager des idées

– Powell Intranet est accessible depuis un PC, Mac, tablette ou smartphone Android et iPhone

– Powell Intranet peut gérer plusieurs langues sans problème si vous avez de filiales à l’étranger

– Powell Intranet est personnalisable aux couleurs de l’entreprise

– Powell Intranet s’intègre très facilement avec Microsoft 365

Powell Intranet

Powell Intranet offre également des solutions pour faciliter l’onboarding des travailleurs en télétravail, et permet de créer des espaces dédiés regroupant toutes les informations dont peut avoir besoin un nouveau salarié, et le connectant directement avec sa nouvelle équipe, son nouveau manager, ou un responsable RH chargé de l’intégration des nouveaux éléments.

Utiliser Microsoft Teams pour l’onboarding à distance

Microsoft Teams, la solution de visioconférence professionnelle de Microsoft, est un autre outil qui peut être utilisé pour l’onboarding de travailleurs distants, car il permet de passer des appels, d’organiser des réunions virtuelles, de converser par écrit, d’échanger des documents … bref, de collaborer à distance !

Avec Microsoft Teams, vous pourrez donc suivre à distance le travail effectué mais aussi manager des salariés en faisant des points réguliers par visio, en échangeant des messages dans la messagerie collaborative, en partageant des documents … Powell Intranet est 100% compatible avec Microsoft Teams !

Powell Teams