Les entreprises génèrent et reçoivent de plus en plus de documents : devis, factures, contrats, plaquettes commerciales, documentations techniques … Des documents qu’il faut souvent analyser, compléter, traiter, trier, stocker … Ce qui peut demander beaucoup de temps, et finalement couter cher !
Il existe heureusement des solutions, basées sur la reconnaissance optique des caractères (OCR), sur l’automatisation et sur l’intelligence artificielle, qui permettent de gagner en efficacité.
L’OCR et l’IA au service du traitement des documents
La technologie OCR, ou reconnaissance de catactère, permet de transformer un document papier ou un document numérique (par un exemple un PDF) en un fichier lisible, modifiable et interrogeable par un ordinateur. Si vous numérisez un ticket de caisse par exemple, l’OCR va permettre de le convertir et de récupérer ses données (date d’achat, produit, prix, TVA …) afin de les réutiliser plus tard (par exemple pour catégoriser les notes de frais des commerciaux).
Mais plus une entreprise grossit, plus elle va compter de salariés, de fournisseurs et de clients, et plus elle devra gérer de documents (devis, factures, notes de frais …) : les couts de traitement et d’analyse de tous ces documents peut donc rapidement s’envoler, à moins de faire appel à l’intelligence artificielle.
L’IA est aujourd’hui capable de comprendre les informations contenues dans les documents et de les analyser : il peut s’agir de factures, de contrats de travail, de notes de frais, de documents juridiques, de documents médicaux …
OCR, IA et automatisation permettent donc aux entreprises de faciliter la gestion documentaire, de réduire les couts liés au stockage, de réduire les temps de traitement, de réduire les risques d’erreurs de saisie, de faciliter la collaboration entre services … bref, d’être plus efficaces !
L’OCR permet d’extraire de nombreuses données depuis des reçus, factures, contrats …
Quelles sont les bénéfices de l’OCR et l’IA ?
Faire appel à un logiciel d’automatisation de gestion documentaire peut apporter de nombreux bénéfices à votre entreprise
- Gain de temps : traitement des documents jusqu’à 90% plus rapide.
- Réduction des erreurs : minimisation des erreurs de saisie et de traitement.
- Amélioration de la conformité : vérification automatique des factures et documents sensibles.
- Optimisation des coûts : diminution des coûts liés à la gestion documentaire.
- Facilitation de la collaboration : accès simplifié aux documents pour les différents services.
- Automatisation des processus : possibilité d’intégrer des flux de validation et de contrôle.
Comme vous pouvez le voir, les bénéfices sont nombreux. Maintenant, voyons comment l’OCR et l’IA sont utilisés pour révolutionner les processus internes d’entreprises pour la gestion des documents.
Comment les entreprises utilisent l’IA et l’OCR pour gérer leurs documents ?
L’IA et l’OCR ne se limitent pas à des secteurs spécifiques, mais interviennent directement dans des procédures internes essentielles à toutes les entreprises. Ces technologies permettent d’automatiser des tâches administratives répétitives, d’améliorer la gestion des documents et d’assurer la conformité aux réglementations. Voici quelques cas d’usage concrets :
1. Renommage automatique des fichiers
Les entreprises manipulent quotidiennement des dizaines, voire des centaines de fichiers (factures, contrats, fiches de paie, bons de commande). Plutôt que de renommer manuellement chaque document, une solution basée sur l’OCR et l’IA peut analyser le contenu du fichier et lui attribuer un nom standardisé selon des règles prédéfinies (ex. : Facture_SociétéX_2024-03-10.pdf). Cela facilite le classement et la recherche des documents.
2. Saisie automatisée des données
Au lieu de saisir manuellement des informations depuis des documents papier ou numériques (factures, devis, bons de commande), l’OCR extrait automatiquement les données pertinentes et les intègre dans les logiciels de gestion (ERP, CRM, comptabilité). Cette automatisation réduit les erreurs humaines et accélère le traitement administratif.
3. Classement et archivage des fichiers
L’OCR et l’IA permettent d’identifier le type de document (contrat, facture, note de frais, fiche de paie) et de le classer automatiquement dans le bon dossier ou la bonne catégorie d’un système de gestion documentaire. Le logiciel garantit un archivage structuré et évite les erreurs de classement.
4. Anonymisation des données sensibles
Dans le cadre du RGPD et des réglementations sur la protection des données, les entreprises doivent parfois anonymiser certaines informations (noms, numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires). Une solution basée sur l’IA peut identifier et masquer automatiquement ces données sensibles dans les documents avant leur partage ou stockage.
5. Vérification et validation des documents
L’IA vérifie la conformité des documents en comparant leurs informations à des bases de données internes ou à d’autres sources de référence. Par exemple, elle peut repérer une fausse pièce d’identité en effectuant une vérification croisée des documents ou identifier une facture suspecte si elle ne correspond pas au bon de commande associé. Cela renforce le contrôle interne, limite les risques de fraude et réduit les erreurs de saisie.
OCR pour documents d’identité
Avec l’OCR et l’IA, ces tâches, souvent chronophages et sujettes aux erreurs humaines, deviennent plus rapides, précises et fiables.
Klippa DocHorizon : la plateforme d’automatisation des documents
Klippa DocHorizon est une plateforme de traitement automatisé des documents boostée à l’IA capable de traiter plus de 50 types de documents :
– Documents financiers : devis, factures, reçus, bons de commande, fiches de salaires …
– Documents d’identité : cartes d’identité, passeports, permis de conduire …
– Documents logistiques : bordereaux de livraison, certificats d’origine …
– Documents juridiques : contrats, statuts, permis …
– Documents RH : CV, lettres de motivation, déclarations d’emploi …
– Documents médicaux : prescriptions, rapports médicaux, demandes de remboursement …
En fonction de vos besoins, Klippa DocHorizon numérise vos documents dans un premier temps et grâce à l’OCR extrait toutes leurs données. L’intelligence artificielle prend ensuite la main sur ces données pour réaliser de nombreuses tâches comme : détecter des erreurs, détecter des fraudes, vérifier les documents, les classer ou bien même les anonymiser.
