WhenToWork

Ce qu’il faut retenir : WhenToWork en bref

✅ WhenToWork est un logiciel de planning d’équipe accessible sur abonnement à partir de 15,00 € par mois.

❤️ WhenToWork est un logiciel de planification d’horaires en ligne dédié aux PME et startups. Il automatise la création des plannings et facilite l’échange d’équipes. Via des applications mobiles natives, les employés consultent leurs horaires, gèrent leurs préférences et demandent des congés en temps réel, optimisant ainsi la gestion des effectifs et la communication interne.

Type de logiciel	Logiciel de planning d’équipe
Utilisateurs	Entreprises & professionnels
Editeur	WHENTOWORK
Hébergement des données	USA
Version gratuite	✅
Essai gratuit	✅
Plans tarifaires	à partir de 15,00 € par mois
Nombre de fonctionnalités	+ de 35
Nombre d’intégrations	–
API ouverte	✅
Popularité	⭐⭐⭐
Notre avis	⭐⭐⭐⭐
Date du test & sources	2026 / whentowork.com

Nous avons analysé, testé et comparé de nombreux logiciels de planning d’équipe (comme Doodle, Skello et Agendrix ) en prenant en compte de nombreux facteurs (fonctionnalités, prix, ergonomie de l’interface …) afin de vous conseiller au mieux : voici notre avis sur WhenToWork ainsi qu’un résumé des avis de ses utilisateurs …

Présentation de WhenToWork

WhenToWork : Simplifiez l’ordonnancement de vos équipes avec une planification automatisée

Référence de l’organisation du personnel en ligne, cette solution cloud polyvalente permet de concevoir des plannings de travail complexes en un clic grâce à une technologie de remplissage automatique exclusive. En croisant intelligemment les besoins opérationnels avec les disponibilités et les préférences individuelles des salariés, l’outil éradique les erreurs humaines et les conflits d’horaires tout en limitant les heures supplémentaires coûteuses. Les collaborateurs bénéficient d’une autonomie accrue via une interface sécurisée, accessible sur tous les terminaux mobiles, leur permettant de consulter leurs quarts de travail, de solliciter des remplacements ou de poser des congés en toute simplicité.

Pour les gestionnaires, la plateforme centralise la communication interne par des notifications automatisées et un tableau d’affichage numérique, garantissant une couverture optimale des postes à tout moment. Adaptable à tous les secteurs, de la santé au commerce en passant par l’éducation, le logiciel s’installe sans aucune infrastructure lourde et offre une flexibilité totale pour gérer des rotations répétitives ou variées. En plus de son coût attractif, le système propose des fonctions de suivi des effectifs et des rapports détaillés pour optimiser la productivité et réduire l’absentéisme.

Adopté par des universités et des services d’urgence de renom, ce partenaire technologique transforme la gestion administrative du temps en un processus fluide et transparent, libérant les dirigeants des tâches fastidieuses pour se consacrer pleinement au développement de leur activité.

WhenToWork et l’intelligence artificielle

WhenToWork est un logiciel de planning d’équipe qui ne semble pas être doté de fonctionnalité IA

WhenToWork est un logiciel de planning d’équipe

WhenToWork est un logiciel de planning d’équipe américain connu.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning d’équipe ?
Un logiciel de planning d’équipe permet d’organiser et de visualiser la répartition du temps de travail des collaborateurs. Il gère les horaires, les absences, les congés et les rotations d’équipes au sein d’un calendrier partagé. En automatisant les calculs de durée légale et en évitant les conflits de disponibilité, cet outil optimise la couverture opérationnelle, améliore la communication interne et offre une flexibilité indispensable pour s’adapter aux besoins de production ou aux demandes des salariés.

▶ Logiciels de planning d’équipe

WhenToWork est un logiciel en mode SaaS « software as a service » (« logiciel en tant que service » en français), ce qui veut dire qu’il est accessible en ligne depuis toutes les plateformes (PC / Mac) et depuis tous les OS (Windows, Linux, MacOS …) via un navigateur web comme Chrome, Firefox, Safari …

Vous pouvez aussi utiliser ce progiciel en mobilité, via un browser mobile depuis votre smartphone / tablette, ainsi que via son application mobile dédiée (disponible pour Android & iPhone).

Les prix de WhenToWork

Tarifs des abonnements

WhenToWork est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs offres à différents prix sont proposées en fonction de différents critères : nombre de fonctionnalités, quotas d’utilisation, durée d’engagement …

Le prix de WhenToWork est de 15,00 € par mois dans sa version de base la moins chère :

Grille tarifaire

Essai gratuit	✅ 30 jours
Subscription	15,00 € /mois et /utilisateur
Subscription	30,00 € /mois et /utilisateur
Subscription	49,00 € /mois et /utilisateur
Subscription	72,00 € /mois et /utilisateur

WhenToWork gratuit : 0€ /mois /utilisateur

• WhenToWork est disponible en version gratuite avec des fonctionnalités limitées / quotas.
• Branding obligatoire (impossible à supprimer)

Subscription : 15,00 € /mois et /utilisateur

• Nombre d’employés : 1-10 : 15 $ facturés par mois (40 $ facturés trimestriellement, 60 $ facturés semestriellement, 100 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 11-30 : 30 $ facturés par mois (80 $ facturés trimestriellement, 120 $ facturés semestriellement), 200 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 31 à 60 : 49 $ facturés par mois (132 $ facturés trimestriellement, 198 $ facturés semestriels, 330 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 61 à 100 : 72 $ facturés par mois (192 $ facturés trimestriellement, 288 $ facturés semestriellement, 480 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 101-150 : 90 $ facturés par mois (240 $ facturés trimestriellement, 360 $ facturés semestriels, 600 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 151-200 : 108 $ facturés par mois (288 $ facturés trimestriellement, 432 $ facturés semestriels, 720 $ facturés annuellement)
• Nombre d’employés : 200 et plus doivent contacter le fournisseur
• Créer des horaires
• Afficher les horaires
• Modifier les horaires

Subscription : 30,00 € /mois et /utilisateur

• Toutes les fonctionnalités de Subscription
• Accès étendu à l’assistance technique (par email & live chat)
• Modules optionnels payants

Subscription : 49,00 € /mois et /utilisateur

• Toutes les fonctionnalités de Subscription
• Options supplémentaires de personnalisation
• Modules collaboratifs

Subscription : 72,00 € /mois et /utilisateur

• Toutes les fonctionnalités de Subscription
• Accès étendu à l’assistance technique (par email & live chat)
• Modules optionnels payants

Code de réduction & offre d’essai gratuit

❤️ Vous pouvez essayer gratuitement WhenToWork

✅ Pendant 30 jours

✅ Inscription sans engagement et sans carte bancaire

✅ Nous ne proposons pas de code promo pour WhenToWork mais vous pouvez toutefois obtenir une réduction sur le prix en contrepartie d’un engagement annuel (les éditeurs offrent en général 10 à 30% de réduction).

Comprendre & décrypter cette grille tarifaire :

Ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou bien à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels (notamment à cause des taux de change dollars / euros). Nous vous conseillons donc de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils peuvent notamment varier en fonction du nombre de licences et du nombre d’options).

Sauf mention contraire, tous les prix figurant sur notre site Internet n’incluent pas la TVA et sont soumis à la TVA française.

Après avoir analysé les prix de 237 progiciels de planning d’équipe nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de planning d’équipe coute en moyenne 73,1 € par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes) : WhenToWork est donc à notre avis très bien positionné d’un point de vue rapport qualité/prix.

WhenToWork : les avis des utilisateurs

Nous avons scruté le web à l’affût d’avis clients sur WhenToWork et nous en avons comptabilisé plus de 314 déposés sur 3 plateformes d’avis et de notation de logiciels !

D’après nos calculs, le logiciel WhenToWork obtient une note moyenne de 8,82/10 de la part de ses utilisateurs ainsi que 90,1% d’avis positifs et très positifs !

Dans le détail :
– Fonctionnalités : 8,60/10
– Rapport qualité / prix : 9/10

WhenToWork : l’excellence de la planification collaborative et intuitive

D’après les retours d’expérience, WhenToWork s’impose comme une solution de gestion des effectifs redoutablement efficace, particulièrement plébiscitée pour sa simplicité qui a permis à certaines organisations de réduire leur taux d’heures supplémentaires à zéro en un mois. Selon les clients, la plateforme brille par son interface intuitive, accessible à tous les âges grâce à des tutoriels vidéo complets, facilitant ainsi les demandes d’échange de postes et la gestion des congés sans papier.

Les utilisateurs apprécient la messagerie instantanée intégrée et la stabilité du système pour les employés de première ligne. Toutefois, selon les avis, l’application mobile présente des limitations fonctionnelles et des problèmes techniques récurrents, poussant certains à privilégier la version navigateur.

L’absence d’assistance en direct et d’options natives pour le suivi des heures d’arrivée et de départ sont également citées comme des axes d’amélioration. Malgré ces bémols, le consensus général présente WhenToWork comme l’outil le plus fluide et convivial pour optimiser les opérations quotidiennes, offrant une visibilité en temps réel sur les plannings qui renforce la satisfaction des équipes.

Extraits d’avis d’utilisateurs

Avis client #1 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus chez WhenToWork ? Facilité d’utilisation. Application mobile : fluide et stable. Messagerie instantanée par SMS et e-mail. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas chez WhenToWork ? J’aimerais qu’il y ait une option pour suivre les heures d’arrivée et de départ. C’est le seul point négatif. Recommandations pour ceux qui envisagent d’utiliser WhenToWork : C’est la plateforme de planification la plus simple. Quels problèmes WhenToWork résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Nous sommes passés d’une autre solution où notre taux d’heures supplémentaires atteignait 11 % à zéro en moins d’un mois. Le personnel a constaté qu’il était plus facile de trouver des créneaux horaires disponibles.

Avis client #2 ⭐⭐⭐⭐⭐

C’est une application facile à utiliser et un outil formidable permettant à tous nos employés d’accéder directement à leurs horaires, à ceux de leurs collègues, de poser des congés, de faire des demandes de congés et d’échanger des postes avec un collègue. Le fait qu’elle soit accessible partout et depuis n’importe quel appareil la rend encore plus exceptionnelle.

Avis client #3 ⭐⭐⭐⭐⭐

Globalement, je suis satisfait de W2W. Je le recommanderais à d’autres car il est très facile à utiliser.

Avis client #4 ⭐⭐⭐⭐⭐

Ce logiciel est tellement simple d’utilisation ! C’est la meilleure chose qui soit arrivée à la gestion des plannings. Il me suffit de télécharger l’application sur mon téléphone pour consulter mon planning et voir qui travaille. Travaillant pour une entreprise qui possède trois hôtels, cela simplifie grandement la communication. On peut envoyer un message à n’importe quel membre de l’équipe sans avoir à donner son numéro de téléphone à tout le monde. Le responsable peut également publier un message visible par tous. Désormais, plus d’excuses pour dire Oh, je ne savais pas que je devais travailler, puisque le planning est littéralement sur son téléphone, sous ses yeux tous les jours !

Avis client #5 ⭐⭐⭐⭐

Avantages : Une plateforme de planification fantastique que tous mes collègues adorent utiliser. Elle simplifie énormément les demandes d’échange de postes et de jours de congé. Inconvénients : L’application a besoin d’améliorations. Je l’utilise principalement via le navigateur à cause de problèmes techniques. De plus, le support client est généralement excellent et utile, mais certains agents manquent de professionnalisme.

A qui s’adresse WhenToWork ?

Le logiciel WhenToWork s’adresse aux responsables RH, managers et propriétaires d’entreprise de tous secteurs qui cherchent à simplifier et optimiser la planification de leurs équipes. Que vous gériez un restaurant, un magasin, un hôtel, une usine ou un service client, WhenToWork propose une solution de planification des employés rapide, facile et économique, conçue pour gagner du temps et réduire les coûts liés à la gestion des horaires. Grâce à son système avancé, vous pouvez créer des plannings équilibrés, prendre en compte les disponibilités et les compétences de vos collaborateurs, et garantir leur bien-être tout en respectant les contraintes opérationnelles.

Avec WhenToWork, finies les erreurs de planning et les conflits d’horaires : vous bénéficiez d’un outil intuitif, accessible en ligne, et qui s’adapte à la taille de votre entreprise, pour une gestion des effectifs plus sereine et plus efficace.

Vous pouvez retrouver sur le site de l’éditeur une liste de références clients (comme les entreprises The Magic house, Extravagante, Laniar, Sstrinity, Dartmouth… )

Les fonctionnalités de WhenToWork

WhenToWork : Planification d’équipe et gestion des horaires en temps réel

WhenToWork propose une solution d’élite pour la planification des employés, centrée sur l’efficacité et la conformité. Le logiciel automatise la distribution des horaires grâce à des modèles prédéfinis et permet l’échange d’équipes en temps réel via un portail libre-service.

Ses capacités clés reposent sur la synchronisation des calendriers, le suivi des absences et la gestion des feuilles de temps. WhenToWork facilite le pilotage RH grâce à une base de données employés exhaustive et des rapports personnalisables exportables. Doté d’un système d’alertes notifications et de rappels, il assure une visibilité totale sur l’activité via un tableau de bord d’activité intuitif, garantissant une gestion agile du personnel pour les structures multi-sites nécessitant une comptabilité fiduciaire rigoureuse.

Liste des fonctionnalités de WhenToWork

Planification des employés	Planification automatisée
Échange d’équipes	Gestion du calendrier
Accès mobile	Libre-service employé
Synchronisation du calendrier	Demandes de congés
Gestion des disponibilités	Suivi des coûts de main-d’oeuvre
Mises à jour en temps réel	Rapports et statistiques
Détection des conflits	Interface glisser-déposer
Rappels d’équipe	Suivi du temps de travail
Modèles personnalisables	Messagerie de groupe
Gestion des heures supplémentaires	Multi-sites

Cette liste des caractéristiques de ce progiciel se veut aussi exhaustive que possible, toutefois certaines d’entre elles seront réservées aux plans premium.

C’est notamment le cas de l’intelligence artificielle ✨ : de plus en plus d’éditeurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités utilisant l’IA qui peuvent aussi nécessiter un abonnement supplémentaire à une IA générative (GenAI) / LLM comme ChatGPT, Gemini, Mistral, Claude …

Interface & ergonomie

WhenToWork offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont l’anglais

Nous pensons que le logiciel de planning d’équipe WhenToWork offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de planning d’équipe :

Intégrations & API

De nombreuses intégrations tierces

D’après sa fiche technique WhenToWork peut se connecter à des solutions tierces afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.

Une API ouverte

Ce logiciel dispose d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure, mais aussi pour communiquer et échanger des informations avec d’autres progiciels SaaS. Cette interface de programmation peut toutefois être réservée aux clients premiums.

Vous pouvez également importer toutes vos données dans sa base de données via un fichier CSV.

Sécurité & support technique

Sécurité & hébergement de vos données

WhenToWork est un logiciel hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique & formation

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

Si vous souhaitez contacter le siège social de l’éditeur WHENTOWORK vous pouvez adresse votre courrier à son fondateur Pete Royston à l’adresse Tustin, California, United States.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site ( whentowork.com ), via des vidéos, des webinars …

Informations sur l’éditeur

L’éditeur de ce progiciel de planning d’équipe est WHENTOWORK.

Il a réalisé un CA 2023 : $634.2K

WhenToWork : avantages & inconvénients

Ses avantages & points forts

WhenToWork : La planification simplifiée pour les équipes

WhenToWork excelle dans la gestion des plannings grâce à une interface intuitive et flexible. Sa fonction AutoFill respecte automatiquement les disponibilités, les compétences et les préférences de temps de travail des employés lors de la création d’horaires.

La plateforme favorise la communication en temps réel : les employés peuvent confirmer la réception de leur planning, échanger des quarts de travail ou demander des congés via l’application mobile. C’est une solution particulièrement rentable pour les PME cherchant à éliminer les conflits de calendrier.

Ses inconvénients & points faibles

– Nécessite une connexion Internet

Notre avis final sur WhenToWork

Voici notre avis sur WhenToWork : avec la note de 8,6/10 que nous lui attribuons, WhenToWork est un logiciel de planning d’équipe à envisager car il est bien noté par ses utilisateurs.

Ce qu’on aime chez WhenToWork :

WhenToWork est un système de planification en ligne qui automatise la création de plannings en fonction des préférences des employés. Ce logiciel permet à vos collaborateurs d’échanger leurs horaires et de trouver des remplaçants en toute simplicité.

Profitez d’un abonnement avantageux incluant toutes les fonctionnalités mobiles pour une gestion humaine fluide.

Les alternatives à WhenToWork : les meilleurs logiciels de planning d’équipe

Voici notre sélection d’alternatives à WhenToWork (logiciels concurrents avec des fonctionnalités similaires) :

Les utilisateurs préfèrent parfois utiliser des solutions concurrentes car elles peuvent être moins couteuses, moins complexes, mieux adaptées aux besoins de leur entreprise …

On peut notamment citer ces alternatives populaires :

– 7shifts
– Bookafy
– Deputy
– Jobber
– HoneyBook
– Appointy
– Calendly
– Calendar.com
– YouCanBook.Me
– Sign In Scheduling

Schedule It et When I Work se distinguent comme leurs principaux concurrents, notamment grâce à leur similarité, leur popularité et les avis des utilisateurs. Parmi les 100 meilleures alternatives à WhenToWork, Acuity Scheduling obtient la meilleure note, suivi de QuickBooks Time, tandis que WhenToWork se classe 34e. QuickBooks Time compte le plus grand nombre d’avis (5 524), contre 96 pour WhenToWork.

Les utilisateurs estiment qu’Acuity Scheduling offre le meilleur rapport qualité-prix, suivi de QuickBooks Time, tandis que WhenToWork arrive en 33e position. Ils considèrent également QuickBooks Time et Acuity Scheduling comme les plus faciles à utiliser, WhenToWork se classant 31e.

FAQ, sources & méthodologie

FAQ

Notre méthodologie

J’ai rédigé cet article FAQ sur WhenToWork et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différentes applications de planning d’équipe du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

La transparence est une valeur essentielle pour Logiciels.Pro, qui fonctionne grâce au soutien de ses lecteurs. Certains articles comme celui-ci peuvent contenir des liens d’affiliation : l’éditeur SaaS nous reversera une commission si vous réalisez un achat (cela n’aura aucun impact sur le prix final)

Nous vous invitons enfin à consulter notre méthodologie d’analyse afin de tout comprendre aux avis et aux notes que nous attribuons.

Nos sources

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations car ce test de WhenToWork utilise de nombreuses données et ressources que vous pouvez consulter en ligne afin d’approfondir vos recherches, et notamment le site Internet de WhenToWork, sa politique tarifaire et sa page Facebook.

Je vous invite également à consulter les forums dédiés à WhenToWork sur Reddit afin de trouver de nombreux autres avis objectifs déposés par ses utilisateurs.