When I Work

Ce qu’il faut retenir : When I Work en bref

✅ When I Work est un logiciel de planning d’équipe accessible sur abonnement à partir de 2,50 € par mois.

❤️ When I Work simplifie la gestion des plannings et le pointage pour les employés horaires. Chaque collaborateur accède à son emploi du temps sur son smartphone via une application gratuite. Suivez les disponibilités, gérez les échanges de quarts et automatisez la paie en quelques minutes. C’est l’outil de communication idéal pour les cafés, restaurants et établissements de santé.

Type de logiciel	Logiciel de planning d’équipe
Utilisateurs	Entreprises & professionnels
Editeur	WHEN I WORK
Hébergement des données	USA
Version gratuite	✅
Essai gratuit	✅
Plans tarifaires	à partir de 2,50 € par mois
Nombre de fonctionnalités	+ de 35
Nombre d’intégrations	+ de 37
API ouverte	✅
Popularité	⭐⭐⭐⭐⭐
Notre avis	⭐⭐⭐⭐⭐
Date du test & sources	2026 / wheniwork.com

Nous avons analysé, testé et comparé de nombreux logiciels de planning d’équipe (comme Doodle, Skello et Agendrix ) en prenant en compte de nombreux facteurs (fonctionnalités, prix, ergonomie de l’interface …) afin de vous conseiller au mieux : voici notre avis sur When I Work ainsi qu’un résumé des avis de ses utilisateurs (qui sont très bons) …

Présentation de When I Work

When I Work : Le cockpit de planification et de communication pour les équipes horaires

When I Work s’établit comme la solution de référence pour orchestrer scrupuleusement les plannings et le suivi du temps de travail au sein des entreprises multisites. Ce logiciel cloud primé éradique scrupuleusement les tâches administratives fastidieuses en permettant aux gérants de combler les postes vacants en moins de 30 secondes. Sa force majeure réside dans sa pointeuse mobile intégrée, qui transforme le smartphone de chaque employé en un terminal de présence sécurisé.

When I Work facilite la gestion des gisements de demandes de congés et d’échanges d’horaires en temps réel, garantissant une visibilité totale pour éviter les conflits de planning. L’outil booste la productivité en s’intégrant scrupuleusement aux systèmes de paie, minimisant les erreurs humaines lors de l’exportation des données. Utilisée par plus de 500 000 organisations dans des secteurs comme la santé ou le commerce, la plateforme favorise une communication transparente via SMS et notifications in-app.

En automatisant scrupuleusement la coordination des effectifs et en proposant un libre-service pour les collaborateurs, When I Work libère les responsables des contraintes logistiques, leur permettant de se concentrer exclusivement sur la satisfaction client et le développement de leur activité.

When I Work et l’intelligence artificielle

When I Work est un logiciel de planning d’équipe qui ne semble pas être doté de fonctionnalité IA

When I Work est un logiciel de planning d’équipe

When I Work est un logiciel de planning d’équipe américain très connu.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning d’équipe ?
Un logiciel de planning d’équipe permet d’organiser et de visualiser la répartition du temps de travail des collaborateurs. Il gère les horaires, les absences, les congés et les rotations d’équipes au sein d’un calendrier partagé. En automatisant les calculs de durée légale et en évitant les conflits de disponibilité, cet outil optimise la couverture opérationnelle, améliore la communication interne et offre une flexibilité indispensable pour s’adapter aux besoins de production ou aux demandes des salariés.

▶ Logiciels de planning d’équipe

When I Work est un logiciel en mode SaaS « software as a service » (« logiciel en tant que service » en français), ce qui veut dire qu’il est accessible en ligne depuis toutes les plateformes (PC / Mac) et depuis tous les OS (Windows, Linux, MacOS …) via un navigateur web comme Chrome, Firefox, Safari …

Vous pouvez aussi utiliser ce progiciel en mobilité, via un browser mobile depuis votre smartphone / tablette, ainsi que via son application mobile dédiée (disponible pour Android & iPhone).

Les prix de When I Work

Tarifs des abonnements

When I Work est un logiciel SaaS disponible sous forme d’abonnement : plusieurs offres à différents prix sont proposées en fonction de différents critères : nombre de fonctionnalités, quotas d’utilisation, durée d’engagement …

Le prix de When I Work est de 2,50 € par mois dans sa version de base la moins chère :

Grille tarifaire

Essai gratuit	✅ 14 jours
Standard	2,50 € /mois et /utilisateur
Advanced	6,00 € /mois et /utilisateur

When I Work gratuit : 0€ /mois /utilisateur

• When I Work est disponible en version gratuite avec des fonctionnalités limitées / quotas.
• Branding obligatoire (impossible à supprimer)

Standard : 2,50 € /mois et /utilisateur

• Planifiez les employés, suivez le temps sur plusieurs sites et communiquez en un seul endroit grâce à des outils de gestion des effectifs haut de gamme
• Jusqu’à 100 employés
• Planification et messagerie
• Couverture des quarts de travail en toute confiance
• Intégration de l’horloge et du planning
• Messagerie d’équipe en un seul endroit
• Réduisez le chaos et gagnez du temps
• Planification d’équipe
• Disponibilité des membres de l’équipe
• Communication d’équipe

Advanced : 6,00 € /mois et /utilisateur

• Coordonnez facilement les équipes et améliorez l’efficacité grâce à une plateforme de gestion des effectifs évolutive et axée sur les employés pour les entreprises travaillant par équipes
• 100 à 10 000+ employés
• Obtenez tout dans les petites entreprises, ainsi que plus de fonctionnalités conçues pour les grandes organisations
• Partagez le travail sur plusieurs sites
• Mise en oeuvre en quelques jours, et non en mois
• Adoption et engagement élevés des employés
• API avant tout et meilleure sécurité des données de sa catégorie.

Code de réduction & offre d’essai gratuit

❤️ Vous pouvez essayer gratuitement When I Work

✅ Pendant 14 jours

✅ Inscription sans engagement et sans carte bancaire

✅ Nous ne proposons pas de code promo pour When I Work mais vous pouvez toutefois obtenir une réduction sur le prix en contrepartie d’un engagement annuel (les éditeurs offrent en général 10 à 30% de réduction).

Comprendre & décrypter cette grille tarifaire :

Ces prix ont été mis à jour cette année à partir du site Internet de l’éditeur ou bien à partir de la documentation accessible : ils peuvent donc être différents des prix réels (notamment à cause des taux de change dollars / euros). Nous vous conseillons donc de vous rendre sur le site de l’éditeur afin de les vérifier avant de vous engager (ils peuvent notamment varier en fonction du nombre de licences et du nombre d’options).

Sauf mention contraire, tous les prix figurant sur notre site Internet n’incluent pas la TVA et sont soumis à la TVA française.

Après avoir analysé les prix de 237 progiciels de planning d’équipe nous avons calculé qu’un abonnement à un logiciel de planning d’équipe coute en moyenne 73,1 € par mois (il s’agit d’une simple analyse tarifaire car ces services peuvent avoir des caractéristiques très différentes) : When I Work est donc à notre avis très bien positionné d’un point de vue rapport qualité/prix.

When I Work : les avis des utilisateurs

Nous avons scruté le web à l’affût d’avis clients sur When I Work et nous en avons comptabilisé plus de 1 497 déposés sur 7 plateformes d’avis et de notation de logiciels !

D’après nos calculs, le logiciel When I Work obtient une note moyenne de 8,97/10 de la part de ses utilisateurs ainsi que 90,05% d’avis positifs et très positifs !

Dans le détail :
– Fonctionnalités : 9,33/10
– Ergonomie : 9,65/10
– Support technique : 9,15/10
– Rapport qualité / prix : 9/10

When I Work : La planification agile pour les équipes mobiles

When I Work s’affirme comme une solution de gestion des effectifs particulièrement intuitive, transformant la planification des horaires en un processus simple et rapide. Selon les clients, l’utilisation de modèles et le système de code couleur facilitent grandement l’organisation, tandis que la fonction glisser-déposer sur Android est saluée pour sa fluidité.

D’après les utilisateurs, la capacité de l’application à notifier instantanément le personnel et à suivre les présences via GPS renforce la responsabilité et simplifie la communication interne, surtout pour les équipes à distance. Toutefois, selon les avis, des limites subsistent : l’impossibilité de distinguer les entrepreneurs indépendants des employés et des bugs occasionnels de duplication d’horaires ont été signalés.

De plus, l’intégration avec certains logiciels de paie comme Paylocity semble incomplète, et les fonctionnalités de reporting sont jugées trop basiques pour les grandes entreprises. En dépit de ces contraintes techniques, When I Work reste très apprécié pour son service client franc et ses tarifs compétitifs, offrant un design élégant adapté à tout type d’entreprise.

Extraits d’avis d’utilisateurs

Avis client #1 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? Facile d’utilisation. Tout est facilement accessible. Tout est A portée de main. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? Ce n’est pas intégré A notre application Paylocity. Je dois faire mes demandes de congés via une autre application. Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Nous travaillons presque tous A distance, donc c’est très pratique pour nous d’y accéder partout et A tout moment.

Avis client #2 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? L’indépendance employeur/employé et la facilité d’utilisation de la plateforme Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? Je n’ai pas encore constaté d’inconvénients A la plateforme Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Cette plateforme est un lieu de rencontre pour toute l’organisation, ce qui nous permet de minimiser les problèmes d’absentéisme.

Avis client #3 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? Très facile A utiliser. Excellent outil de communication. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? J’adore tout. Je ne vois rien A améliorer. Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Permet A tous de consulter les créneaux disponibles et informe chacun des changements d’horaires de début dans notre planning de bloc opératoire.

Avis client #4 ⭐⭐⭐⭐⭐

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? La fonctionnalité du produit. Il remplit parfaitement sa fonction. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? Rien, vraiment. Le produit fonctionne et le service est excellent. Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? L’efficacité : nous ne consacrons plus un temps excessif A la planification des horaires de nos employés !

Avis client #5 ⭐⭐⭐⭐

Je l’ai utilisé pendant 2 ans dans une station-service, c’est simple et facile A utiliser.

A qui s’adresse When I Work ?

Le logiciel When I Work s’adresse à toute personne qui gère des employés horaires, des petites entreprises aux grandes sociétés, ainsi qu’aux responsables RH, managers de restaurant, directeurs de salon, et superviseurs médicaux cherchant à simplifier la gestion des plannings, suivre le temps de travail, et améliorer la communication d’équipe avec un outil intuitif et collaboratif. Que vous ayez besoin de créer des rotations, de gérer les congés, ou d’envoyer des notifications, When I Work vous propose une solution complète avec des fonctionnalités comme les modèles de planning, les rapports d’heures, et les intégrations avec les outils de paie. Ce logiciel est particulièrement adapté aux secteurs service (restauration, santé, retail), aux équipes en turnover, et aux organisations multi-sites qui veulent éviter les feuilles Excel, réduire les erreurs, et bénéficier d’une visibilité en temps réel.

Avec une version d’essai gratuite, un support réactif, et une approche centrée sur l’efficacité, When I Work se présente comme un partenaire indispensable pour les professionnels en quête de simplicité, de productivité, et de synchronisation.

Vous pouvez retrouver sur le site de l’éditeur une liste de références clients (comme les entreprises 1-800-Got-Junk, Ace, Aspen Snowmass, Uber, Medtronic… )

Les fonctionnalités de When I Work

When I Work : Planification d’équipe et suivi des présences

When I Work s’impose comme un logiciel de planning d’équipe robuste pour les effectifs variables (restauration, santé, retail). Le logiciel automatise la planification des employés grâce à des prévisions de besoins et un système de pointage mobile par GPS.

Ses fonctionnalités incluent la gestion des congés, le suivi des heures supplémentaires et la conformité FMLA. When I Work facilite la coordination via des alertes notifications, un portail libre-service et une messagerie intégrée. Doté d’outils de calcul des coûts de main-d’oeuvre et de gestion des stocks, il offre une solution complète incluant la surveillance de l’activité (historique de navigation, frappes) pour garantir une productivité maximale sur site ou en multi-établissements.

Liste des fonctionnalités de When I Work

Planification des employés	Pointage et Horloge de pointage
Échange de quarts de travail (Shift swap)	Messagerie d’équipe intégrée
Gestion des disponibilités	Suivi du temps et des présences
Planification automatique	Accès mobile (Android/iOS)
Budgétisation et prévisions des coûts de main-d’oeuvre	Gestion des congés et absences
Alertes et notifications (Push, Email, SMS)	Gestion multi-sites
Intégration de la paie (QuickBooks, etc.)	Rapports et analyses
Portail libre-service employé	Planification de groupe
Gestion des tâches	Visibilité des heures supplémentaires
Planification des astreintes	Recrutement et suivi des candidatures (ATS)

Cette liste des caractéristiques de ce progiciel se veut aussi exhaustive que possible, toutefois certaines d’entre elles seront réservées aux plans premium.

C’est notamment le cas de l’intelligence artificielle ✨ : de plus en plus d’éditeurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités utilisant l’IA qui peuvent aussi nécessiter un abonnement supplémentaire à une IA générative (GenAI) / LLM comme ChatGPT, Gemini, Mistral, Claude …

Interface & ergonomie

When I Work offre une interface responsive (elle s’adapte à la taille de votre écran) et disponible en plusieurs langues, dont l’anglais

Nous pensons que le logiciel de planning d’équipe When I Work offre une interface utilisateur agréable à utiliser, très intuitive, avec de nombreuses options de personnalisation et de paramétrage, ce qui permettra d’améliorer la productivité de vos équipes et de renforcer la collaboration au sein de votre entreprise.

Vidéo de prise en main de ce logiciel de planning d’équipe :

Intégrations & API

De nombreuses intégrations tierces

D’après sa fiche technique When I Work peut se connecter à plus de 37 solutions tierces afin de faciliter les échanges de données entre applications, de gagner en productivité, et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités.

Liste des intégrations de When I Work

Crew	Rippling	Gusto
Quickbooks	Paychex Flex	Zapier
RUN Powered by ADP	ADP Workforce Now	OnPay
Medius	ADP Celergo	ADP DataCloud
ADP Enterprise HR	ADP Global Payroll	ADP Learning Management
ADP Mobile Solutions	ADP Next Gen HCM	ADP Onboarding
ADP StandOut	ADP Streamline	ADP Succession Management
ADP Total Absence Management	ADP Workforce Now	Facebook
Google Workspace	GoCo	Google Calendar
Gusto	PayPal	QuickBooks

Une API ouverte

Ce logiciel dispose d’une API ouverte pour vous permettre de réaliser des développements sur-mesure, mais aussi pour communiquer et échanger des informations avec d’autres progiciels SaaS. Cette interface de programmation peut toutefois être réservée aux clients premiums.

Vous pouvez également importer toutes vos données dans sa base de données via un fichier CSV.

Sécurité & support technique

Sécurité & hébergement de vos données

When I Work est un logiciel hébergé dans le cloud et ne nécessite donc aucune maintenance informatique car les mises à jour seront effectuées par l’éditeur.

Il se chargera également de sécuriser vos données (chiffrement, SSL, authentification à deux facteurs …), qui seront stockées sur un serveur / data center basé aux Etats-Unis (la législation RGPD s’applique donc pour les utilisateurs français et européens).

Support technique & formation

Nous avons vérifié : cet éditeur propose bien un service après-vente pour vous venir en aide lors de l’installation et de la configuration de son logiciel, mais aussi en cas de problème technique.

Vous pouvez dans un premier temps utiliser l’assistance en ligne (base documentaire, forums, tutoriels sur la chaine YouTube …) avant de contacter leur help desk (échange par email ou via un chat en ligne avec un technicien) ou d’appeler le SAV.

Si vous souhaitez contacter le siège social de l’éditeur WHEN I WORK vous pouvez adresse votre courrier à son fondateur Martin Hartshorne à l’adresse Minneapolis, Minnesota, United States.

A noter que cet éditeur propose également des formations sur son site ( wheniwork.com ), via des vidéos, des webinars …

Informations sur l’éditeur

L’éditeur de ce progiciel de planning d’équipe est WHEN I WORK.

Il a réalisé 1 levée de fonds ($224M) et un CA 2023 : $6.3M

When I Work est un éditeur de logiciels d’origine américaine qui a réinventé la gestion du personnel pour les entreprises employant des travailleurs horaires. Sa plateforme logicielle se distingue par un mélange innovant de technologies collaboratives, facilitant la planification et la communication interne en un temps record. Le logiciel phare permet de créer des plannings complexes, de suivre les heures de travail et de gérer les demandes de congés via une interface web et des applications mobiles hautement réactives. En intégrant nativement la messagerie texte, les notifications sociales et le courrier électronique, l’éditeur assure une coordination parfaite entre les gestionnaires et leurs employés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

When I Work simplifie radicalement la vie quotidienne des équipes en permettant des échanges instantanés sur les changements de poste ou les besoins de remplacement de dernière minute. Choisir cette solution venue des États-Unis, c’est opter pour un outil agile et convivial qui réduit les erreurs administratives tout en boostant l’engagement des collaborateurs, transformant ainsi la logistique RH en un véritable moteur de productivité opérationnelle pour le commerce et les services.

When I Work : avantages & inconvénients

Ses avantages & points forts

When I Work : La planification du personnel simplifiée

When I Work rationalise la gestion des horaires pour les entreprises de toutes tailles grâce à une interface hautement personnalisable. Le logiciel permet de créer un planning hebdomadaire complet en quelques minutes en tenant compte des préférences et congés des employés. Via l’application mobile gratuite, le personnel reçoit des alertes push instantanées et peut initier des changements de quarts de travail en toute autonomie.

Cette automatisation réduit drastiquement l’absentéisme et les conflits d’horaires tout en assurant une meilleure redevabilité des équipes de terrain.

Ses inconvénients & points faibles

When I Work : Une communication floue et des rapports trompeurs

Bien que When I Work aide à la planification des horaires, le logiciel souffre de sérieuses lacunes dans sa restitution des données et son support. Selon les retours utilisateurs, le service client manque de clarté en matière de communication, laissant souvent les gestionnaires avec des réponses évasives ou imprécises face à des problèmes critiques. Plus problématique encore, le volet analytique est pointé du doigt : l’outil peut générer des rapports préétablis et confus qui entravent l’analyse. Au lieu de clarifier la gestion du temps et des coûts, ces documents mal structurés obligent les responsables à des vérifications manuelles fastidieuses pour éviter les erreurs de paie. Entre une assistance ambiguë et des données difficiles à interpréter, l’efficacité promise est souvent compromise.

Notre avis final sur When I Work

Voici notre avis sur When I Work : avec la note de 9,5/10 que nous lui attribuons, When I Work est un logiciel de planning d’équipe que vous devriez essayer car il fait partie du Top 15 de sa catégorie (nous l’avons classé n°14).

Ce qu’on aime chez When I Work :

When I Work est un logiciel SaaS américain de gestion des employés, reconnu pour son excellent rapport qualité-prix. Il centralise l’organisation des plannings, le suivi des présences et la formation en ligne.

L’éditeur assure le stockage sécurisé des données et les mises à jour, offrant aux managers un outil ergonomique accessible via navigateur pour piloter efficacement les horaires de leurs équipes.

Les alternatives à When I Work : les meilleurs logiciels de planning d’équipe

Voici notre sélection d’alternatives à When I Work (logiciels concurrents avec des fonctionnalités similaires) :

Les utilisateurs préfèrent parfois utiliser des solutions concurrentes car elles peuvent être moins couteuses, moins complexes, mieux adaptées aux besoins de leur entreprise …

On peut notamment citer ces alternatives populaires :

– Connecteam
– Timesheets.com
– Nomadia
– Paylocity
– Namely
– Buddy Punch
– ActivTrak
– Soon
– AiSA
– TakeTask

Sling et Homebase se distinguent comme ses principaux concurrents, compte tenu de leur similarité, de leur popularité et des avis des utilisateurs. Parmi les 100 meilleures alternatives à When I Work, Acuity Scheduling obtient la meilleure note, suivi de QuickBooks Time, When I Work se classant dixième. QuickBooks Time compte le plus grand nombre d’avis (5 524), contre 895 pour When I Work.

Les utilisateurs estiment qu’Acuity Scheduling offre le meilleur rapport qualité-prix, suivi de QuickBooks Time, tandis que When I Work arrive en onzième position. Ils considèrent également QuickBooks Time et Acuity Scheduling comme les plus faciles à utiliser, When I Work se classant neuvième.

FAQ, sources & méthodologie

FAQ

Notre méthodologie

J’ai rédigé cet article FAQ sur When I Work et ses alternatives afin de vous permettre de comparer les différentes applications de planning d’équipe du marché en fonction de plusieurs critères : leurs prix, leurs fonctionnalités, leur utilité en entreprise …

Les avis et articles publiés sur notre comparateur de logiciels SaaS utilisent différentes ressources comme le site Internet et la documentation commerciale de l’éditeur, les avis publiés en ligne par les utilisateurs, parfois en réalisant un test du logiciel … Notez bien que ces informations sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer avec les mises à jour des éditeurs.

La transparence est une valeur essentielle pour Logiciels.Pro, qui fonctionne grâce au soutien de ses lecteurs. Certains articles comme celui-ci peuvent contenir des liens d’affiliation : l’éditeur SaaS nous reversera une commission si vous réalisez un achat (cela n’aura aucun impact sur le prix final)

Nous vous invitons enfin à consulter notre méthodologie d’analyse afin de tout comprendre aux avis et aux notes que nous attribuons.

Nos sources

Vous pouvez consulter les ressources suivantes afin de trouver plus d’informations car ce test de When I Work utilise de nombreuses données et ressources que vous pouvez consulter en ligne afin d’approfondir vos recherches, et notamment le site Internet de When I Work, sa politique tarifaire et son profil LinkedIn.

Je vous invite également à consulter les forums dédiés à When I Work sur Reddit afin de trouver de nombreux autres avis objectifs déposés par ses utilisateurs.