Test de GedZilla
test de gedzilla
Numerize lance son outil de gestion documentaire GedZilla après avoir reçu beaucoup de demandes de la part de ses clients, qui sont à la recherche d’une solution simple de gestion électronique des documents.
Nous avons testé son interface ainsi que ses fonctionnalités : voici le test de GedZilla !
Vous pouvez tester GedZilla gratuitement
La création d’un compte GedZilla est ouverte à tous et ne prend que quelques secondes : vous pouvez tester ce logiciel GED gratuitement pendant 15 jours, et sans avoir besoin de carte bancaire.
Il suffit de renseigner quelques informations : identifiant, mot de passe, nom de l’entreprise, SIRET, adresse … pour recevoir un email avec un lien de confirmation pour commencer l’essai, ainsi qu’une proposition de démo en visio avec un membre de l’équipe support de GedZilla.
La configuration est relativement simple également :
– On peut ajouter le logo de l’entreprise
– On peut inviter des collaborateurs
– On peut ajouter des établissements
– On peut personnaliser les champs des documents (devis, factures, contrats …)
– On peut ajouter des packs de signatures électroniques
– On peut gérer son abonnement modulable de mois en mois
– On a enfin accès à des statistiques sur l’utilisation : le stockage utilisé et le nombre de documents entrants
GedZilla a prédéfini une douzaine de catégories de documents (devis fournisseurs, contrats fournisseurs, devis clients, contrats clients …) mais on peut bien entendu en créer de nouvelles et personnaliser les champs (texte, date, montant HT, montant TTC …)
Interface de GedZilla
L’interface de GedZilla est volontairement épurée, avec une barre de menus en haut qui permet d’accéder à vos dossiers, taches, statistiques ainsi qu’au moteur de recherche interne, et une barre de menus à gauche pour accéder au “pilotage commerciale”, c’est à dire la création de devis, factures, avoirs, paiements, produits, clients …
GedZilla est responsive : il s’affiche aussi bien sur un grand écran d’ordinateur que sur un petit écran de smartphone. Le logiciel est d’ailleurs accompagné d’une application Android (et prochainement iPhone) pour accéder à tous ses documents en déplacement.
L’interface est relativement rapide, même si tout dépend bien sûr de votre connexion. Avec une connexion ADSL basique, tout s’affiche rapidement et sans latence.
Fonctionnalités de GedZilla
GedZilla est un logiciel de gestion électronique des documents (GED) : il s’agit donc d’un progiciel qui s’adresse aux entreprises de toutes tailles, mais aussi aux administrations et aux collectivités, avec une offre unique.
La gestion des documents
GedZilla peut gérer et stocker tous types de documents : ceux que vous avez créé avec GedZilla, mais aussi ceux que vous aurez importé.
Il peut s’agir d’un fichier Word, d’un fichier PDF, d’un tableau Excel, de la photo d’une facture …
GedZilla vous permet de le stocker en ligne, et bien sûr d’y accéder (en lecture uniquement).
Pour ajouter un document dans GedZilla vous pouvez l’importer manuellement dans l’interface du logiciel, l’envoyer par email, ou bien encore le prendre en photo depuis l’application mobile. L’intelligence artificielle va alors l’analyser pour en extraire les données importantes et pour le classer automatiquement.
GedZilla utilise des fonctionnalités d’OCR et d’intelligence artificielle pour lire et analyser les documents pdf et image afin de remplir automatiquement certains champs pré-paramétrés (comme les montants et les dates). L’IA peut, par exemple, comprendre qu’une facture éditée le 5 du mois et bénéficie d’un délai de paiement de 30 jours : elle calculera automatiquement la date d’échéance.
Ces documents peuvent être stockés dans des dossiers publics, des dossiers privés ou dans des dossiers partagés. Vous pouvez bien sur envoyer un document par email à un contact, mais aussi lui assigner un workflow.
Un workflow est un ensemble de tâches (vérification, validation, paiement, signature électronique …) que l’on peut assigner à un collaborateur (il retrouvera les tâches en attente dans une bannette).
GedZilla gère la signature électronique et propose plusieurs packs en fonction des besoins. Les signatures électroniques sont alors valables pendant six mois et peuvent être utilisées en interne ou en externe (par exemple pour envoyer un devis à un client, qu’il pourra signer électroniquement).
GedZilla possède également un puissant moteur de recherche qui vous permettra de retrouver un document parmi des milliers d’autres en quelques secondes ! Vous pouvez effectuer des recherches par mots clés, par montants, par dates, par types de fichiers …
La gestion des produits et services
Avec GedZilla vous pouvez créer des fiches pour chacun de vos produits et services avec les informations suivantes : nom du produit / service, descriptif du produit / service, prix unitaire, taux de TVA, unité / poids / heure, et garantie.
La gestion des vendeurs
GedZilla permet également de définir des “vendeurs” si vous avez plusieurs points de vente. Il est possible d’ajouter un numéro SIREN, un numéro de TVA, des coordonnées bancaires (…) pour chaque point de vente.
La gestion des clients
GedZilla fonctionne comme un petit CRM en permettant de créer des fiches clients très complètes :
– Type de fiche : client / prospect
– Raison sociale, adresse, SIRET de l’entreprise
– Nom du contact
– Coordonnées (emails, téléphone)
– Sources des données
La gestion des devis et factures
Une fois les fiches pour les produits, vendeurs et clients créées, la création de devis et facture devient encore plus facile, car il suffit d’effectuer une recherche dans une liste déroulante pour que toutes les informations de la fiche soient automatiquement insérées dans le devis / facture.
Pour les produits par exemple, cliquez sur la liste déroulante pour ajouter le produit souhaité, et il s’affichera automatiquement dans le document, avec son prix unitaire et son taux de TVA. Vous pourrez ensuite modifier les quantités (les calculs des totaux sont automatiques) et ajouter une éventuelle remise (pour chaque produit, ou bien une remise sur le total).
Le formulaire comprend également des champs spéciaux pour préciser des mentions légales, pour ajouter une remarque, pour ajouter une pièce jointe, pour imposer des conditions de paiement, et pour ajouter une date de validité.
Votre devis / facture terminé, vous pouvez cliquer sur “prévisualiser” ou sur “finaliser” pour accéder à une vue récapitulative du document dans sa version finale, tel qu’il sera généré au format PDF.
Il ne vous reste plus qu’à valider en envoyant le devis / facture au client ou en le téléchargeant : GedZilla le sauvegardera également dans le cloud et le classera automatiquement dans un dossier.
Si vous voulez retrouver ce devis ou cette facture des semaines ou des mois plus tard, vous pourrez au choix le chercher dans vos dossiers, ou utiliser le moteur de recherche interne.
Soulignons que si un client accepte un devis, vous n’avez pas besoin de créer une nouvelle facture en partant de zéro : il suffit d’aller dans le menu des devis, de choisir le bon devis, puis de cliquer sur “convertir en facture”.
La gestion des paiements, avoirs et abonnements
GedZilla ne se contente pas de gérer les devis et factures : il permet aussi de suivre les paiements, de gérer les avoirs, et de gérer les abonnements.
L’ajout d’un paiement est relativement simple : il suffit de sélectionner la facture correspondante dans un menu déroulant, puis d’indiquer la date du paiement, le montant du paiement, et le mode de règlement.
La création d’un abonnement fonctionne comme la création d’une facture : il faut indiquer le nom du client, choisir le produit ou service concerné (…) puis dans l’étape finale vous pourrez configurer une date de début et une date de fin d’abonnement ainsi qu’une récurrence de paiement.
Statistiques
GedZilla analyse toutes vos dépenses et génère automatiquement des graphiques (par date, par fournisseur …)
L’ajout de tags à certains documents permet d’avoir une vision transversale (par exemple pour connaitre toutes les dépenses d’un salarié)
Vous pouvez aussi récupérer facilement les index de vos documents en format CSV (avec les titres, les dates, les montants …) pour pouvoir les réutiliser dans Excel en quelques clics.
Comptabilité & dépenses
L’abonnement inclut un accès pour votre expert-comptable et permet par ailleurs de suivre toutes vos dépenses en temps réel, ainsi que de comparer les coûts de vos fournisseurs sur plusieurs années.
Vous pouvez donner un accès à certains dossiers à votre expert-comptable afin qu’il récupère les factures et justificatifs de paiement.
Vous pouvez aussi demander à GedZilla d’envoyer automatiquement certains documents au comptable.
Un module de pré-saisie comptable est également disponible en option (25 € HT par mois), compatible avec plusieurs logiciels comptables : GedZilla va alors analyser automatiquement vos documents pour générer un fichier de pré-comptabilité.
Les tarifs
GedZilla est un logiciel accessible sur abonnement, sans engagement, à partir de 39,90 euros HT par mois, et comprenant 1 accès utilisateur, 5 accès en consultation, 100 Go de stockage, et 100 pages entrantes par mois.
Sur le site de l’éditeur vous trouverez un simulateur très pratique, qui calculera le cout en fonction de ces trois paramètres : nombre d’utilisateurs, espace de stockage, et nombre de documents entrants.
Les autres choses à savoir
GedZilla est un logiciel développé en France par la société Numerize, qui est spécialisée :
– Dans la numérisation de documents pour les entreprises et les administrations : numérisation de plans et de documents grands formats, numérisation des registres d’état civil, numérisation de documents d’urbanisme …
– Dans la gestion électronique de documents avec GedZilla
– Dans l’archivage sur-mesure de documents
– Dans la destruction de documents, y compris de documents sensibles (respect de la norme DIN 66399 avec remise d’un certificat de destruction)
Pour toutes ces missions, Numerize dispose d’un bâtiment sécurisé de 650 m2 dans le Bas Rhin, surnommé “la Scannerie”. On retrouve cet impératif de sécurité avec GedZilla, un logiciel conçu en France, avec un support technique en français si besoin, et un hébergement lui aussi exclusivement français (sur trois serveurs distincts).
Numerize revendique plus de 9000 clients en France : la mairie de Toulouse, le ministère de la Justice, Kronenbourg, Lidl …
Conclusion : un excellent logiciel GED
GedZilla propose une excellente solution GED, 100% française, simple à prendre en main, sécurisée, avec de nombreuses fonctionnalités.
Vous pouvez d’ailleurs le tester avant de l’adopter : rendez-vous sur le site de l’éditeur pour bénéficier d’un essai gratuit pendant 15 jours, sans engagement ni besoin d’enregistrer au préalable une carte bancaire.