Quel logiciel pour créer un tampon numérique ?
Qu’est ce qu’un tampon numérique ?
Tout comme un tampon traditionnel, un tampon numérique est une signature digital qui permet de “garantir l’origine, l’intégrité et l’authenticité des documents professionnels”, d’après un article très fourni et bien documenté que l’on peut retrouver sur le site Otypo.com.
Le cachet d’entreprise n’est pas obligatoire mais reste très utilisé car il comporte de nombreux avantages :
– Il permet aux clients, fournisseurs et partenaires de reconnaître immédiatement l’entreprise qui envoie un courrier (ou un colis) ou qui émet un document (facture, contrat commercial …)
– Il permet de donner une certaine crédibilité à un document, car falsifier un tampon n’est pas facile
– Il permet de gagner du temps, car un tampon d’entreprise va regrouper de nombreuses informations : plus besoin de les ajouter manuellement.
– Il peut donner une certaine élégance à un courrier, car le tampon est personnalisable : formes, logos, couleurs, typographie …
Pourquoi utiliser un tampon numérique ?
Un tampon numérique dispose lui aussi de nombreux avantages par rapport à un tampon traditionnel ou par rapport à l’absence de tampon :
– On peut l’automatiser : chaque document comportera automatiquement un cachet, sans aucune intervention humaine, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter d’oublier de l’apposer.
– On peut l’apposer sur tous types de documents électroniques : factures, relevés, reçus, emails, documentation technique, documentation financière, site Internet …
– Il peut comporter tous types d’informations : nom de l’entreprise, adresse du siège social, coordonnées …
– On peut adapter son design en fonction des supports : ajout d’un logo, changement de typographie, ajout d’informations, changement de couleurs …
– Il est sécurisé : on peut ajouter un identifiant unique, on peut le réserver à certains employés / certains appareils …
– On peut ajouter des données numériques, comme un lien web ou un QR Code renvoyant vers une page Internet spécifique
– Contrairement à un cachet traditionnel, qui nécessite de tamponner chaque document un par un, on peut apposer un tampon digital sur des milliers de documents en quelques clics.
– Il s’adapte à tous les types d’entreprises (TPE, PME, multinationale), tous les types de documents (interne ou externe), tous les formats de documents (pdf, Word, image …), tous les types de destinataires (clients B2B, grand public …), tous les secteurs d’activité (e-commerce, banque, assurance, industrie …)
Comment créer un tampon numérique ?
Il existe de nombreux logiciels et de nombreux services en ligne permettant de créer un tampon numérique !
Vous pouvez utiliser des logiciels comme Adobe Photoshop et Adobe Indesign si vous désirez créer un tampon unique, à votre image, en partant de zéro. Outre le prix de la licence, cela nécessitera quelques compétences en design et en graphisme !
Vous pouvez aussi faire appel à des services gratuits comme Canva et Figma. Ces logiciels de graphisme en ligne ont la particularité d’offrir des milliers de modèles libres de droit que l’on peut modifier facilement : choisissez un modèle pour adaptez le à vos besoins en modifiant le texte, la calligraphie, la couleur, le logo …
