Facturation électronique : quel intérêt pour les entreprises ?

Votre entreprise est sans doute concernée par la mise en place de la facturation électronique. Dans ce cas, vous avez intérêt à maîtriser le sujet assez rapidement. La généralisation de la dématérialisation des factures, c’est pour 2026. Pas de temps à perdre donc ! D’autant que la bonne gestion des factures revêt une grande importance pour toute entreprise. Pour vous aider à comprendre l’enjeu de l’e-facturation, voici un point sur cette nouvelle obligation.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique ou e-facturation est un processus d’émission, de transmission et de réception de facture par voie numérique. Elle vise à dématérialiser les documents de règlement des transactions. L’e-invoicing concerne toutes les entreprises soumises à la TVA. PME, PMI ou grande entreprise, quelle que soit leur taille, devront adopter ce format de facture. L’e-facturation s’inscrit dans le cadre de la réforme relative à la dématérialisation fiscale initiée par l’État.

Cette nouvelle organisation est mise en place progressivement grâce à une réforme à plusieurs étapes. Dès 2024, la réception des factures électroniques devient obligatoire. L’obligation s’étendra en 2026 à tous les échanges de factures entre entreprises (fournisseurs et clients, prestataires de services, auditeurs…) La facturation électronique concerne par ailleurs les échanges de document avec votre expert-comptable ou encore l’administration fiscale.

Quels sont les avantages de l’e-facturation ?

Avantages de l’externalisation des services de facturation médicale
L’aspect environnemental est le premier avantage de la dématérialisation. Il n’est plus un secret que nos documents administratifs en papiers constituent un véritable gouffre écologique. Savez-vous que près de 2 milliards de factures en papiers sont échangées en France chaque année ? Vous comprenez donc l’enjeu de la dématérialisation. Mieux que les discours, les factures électroniques contribuent à préserver les ressources de la planète.

Pour l’entreprise, les bénéfices sont multiples. La facturation électronique les aidera à réaliser d’importantes économies sur le budget papier. La dématérialisation induit par ailleurs fluidité et rapidité dans les échanges de factures. Pour les documents à envoyer dans un délai précis pour un règlement rapide, l’envoi électronique vous simplifie la tâche.

Pouvant être facilement automatisée, rectifiée, conservée, renvoyée en cas de relance, la facture numérisée est un outil qui facilite le quotidien en entreprise. L’extraction de données se fait en plus aisément pour les services comptables et les services fiscaux.

La facturation électronique est infiniment un gage de sécurité pour l’entreprise. L’authenticité de ces documents numérisés et leur validité sont garanties par une signature électronique qualifiée ainsi qu’un cachet électronique qualifié. Les risques de fausses factures et de falsification sont considérablement réduites dans ces conditions.

Comment dématérialiser votre facturation ?

Pour mettre en place la facturation électronique de votre entreprise, vous ne pouvez procéder selon votre gré. La digitalisation des factures doit se faire dans un canevas défini par l’État. Pour être en conformité avec la réglementation, les e-factures doivent être aux formats homologués, à savoir Factur-X, UBL ou CII.

Les factures électroniques doivent aussi comporter de manière lisible les mentions obligatoires suivantes :

– identités de l’émetteur et du destinataire ;
– numéro SIREN ;
– date d’émission de la facture ;
– numéro de la facture ;
– type de prestation : ventes ou services ;
– désignation de l’objet vendu ou du service et quantité ;
– montant total HT ;
– taux de TVA ;
– montant de la taxe à payer ;
– devise de facturation ;
– date de la prestation ou de la vente.

Conformément au Code Général des Impôts (art 289 V), ces mentions obligatoires sont indispensables à la conformité d’une facture électronique. La non-conformité vous exposant à une sanction : 15 euros d’amende pour chaque mention inexacte.

Enfin, pour la fiabilité de la facturation électronique, les entreprises doivent passer par des plateformes de dématérialisation ou des logiciels de facturation. Ces tiers de confiance se chargent d’émettre, de transmettre et de recevoir les e-factures pour les entreprises. Ces intermédiaires sont :

– le portail public de facturation (PPF) : il propose des services basiques aux professionnels ;
– les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : c’est un opérateur certifié de facturation ;
– les opérateurs de dématérialisation (OD) : ils servent d’intermédiaires entre le PPF et votre entreprise et vous font gagner du temps.